Расставлять приоритеты это как понять: Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Содержание

Как расставить приоритеты, когда всё кажется важным: 7 техник

Вам никогда не хватит времени и ресурсов, чтобы воплотить все задуманное. Всегда приходится от чего-то отказываться. Но что делать, если все дела из вашего списка кажутся сверхважными, и вы никак не можете принять решение, какое из них выполнять первым? В этом случае вам помогут техники приоритизации. Они дают формальный метод оценки важности каждого дела. Так вы сможете разгрузить свой мозг, чтобы направить его ресурсы на работу. В этой статье мы даем 7 техник из сферы тайм-менеджмента: попробуйте их, и выберите наиболее подходящую.

Матрица приоритетов

В этом методе вы выписываете задачи в матрицу из четырех блоков. Ось Х представляет одно значение, а ось У – другое. Каждый квадрат, таким образом, указывает приоритет на основе определенных критериев.

Матрица Эйзенхауэра

Популярным примером является матрица Эйзенхауэра, которая использует важность в качестве значения оси У и срочность в качестве значения оси Х.

Вы оцениваете задачи по критериям срочности и важности, а затем помещаете каждую из них в правильный квадрат на основе вашей оценки:

Важные и не срочные	Важные и срочные
Не важные и не срочные	Не важные и срочные

Важные и срочные задачи – это ваши главные приоритеты.
Важные, но несрочные задачи имеют более низкие приоритеты – их вы должны запланировать на потом.
Срочные, но не важные задачи – хорошие кандидаты для делегирования.
Не срочные и не важные задачи – это то, что вы, вероятно, просто не должны делать.

Помещая каждую задачу в свой список в квадрат матрицы Эйзенхауэра, вы можете определить, над чем вам нужно работать сейчас, что вы оставите на потом, что следует делегировать и что можно удалить из списка.

Матрица Усилия-Влияния

В матрице усилия-влияния вы оцениваете задачи на основе того, сколько усилий они потребуют и какое влияние окажет их выполнение:

Большие усилия и низкое влияние	Большие усилия и высокое влияние
Низкие усилия и низкое влияние	Низкие усилия и высокое влияние

Задачи в двух правых квадрантах являются вашими приоритетами. «Низкие усилия, высокая отдача» – эти задачи, вероятно, ваши самые высокие приоритеты, потому что они представляют собой быстрые победы, а вот пункты из нижнего левого угла можно смело вычеркивать.

Самая важная задача (Most Important Task)

Most Important Task (MIT) – это исключительно простой метод приоритизации без какого-либо шаманства. Не пытайтесь расставить приоритеты по всему списку дел, начните каждое утро с выбора 1-3 Самых Важных Задач (MITs), которые вы должны сделать в этот день.

По крайней мере, одна из Самых Важных Задач дня должна быть связана с вашими главными целями, чтобы убедиться, что вы делаете что-то ежедневно для их достижения. Вы наверняка успеете выполнить больше за день, чем только ваши MITs. Но выбор MITs утром и установка крайнего срока гарантируют, что вы каждый день посвящаете время работе над важными, высокоприоритетными задачами.

Метод Айви Ли

История метода Айви Ли очень ярко показывает его эффективность. Однажды предприниматель Чарльз М. Шваб нанял консультанта по продуктивности Айви Ли, чтобы повысить производительность своей стальной корпорации. Ли не просил авансового платежа за консультацию. Вместо этого он попросил Шваба подождать три месяца, а затем заплатить ему любую сумму, которую он посчитает подходящей, основываясь на результатах. Три месяца спустя Шваб выписал Ли чек на 25 тысяч долларов (по тем временам это были очень большие деньги).

Метод Айви Ли прост (и похож на метод MIT):

В конце каждого рабочего дня выберите шесть наиболее важных задач в вашем списке, чтобы работать над ними завтра.
Затем упорядочите эти шесть задач с точки зрения приоритетности.
Когда вы приступите к работе на следующий день, трудитесь над задачей номер один, пока она не будет завершена.
Затем работайте над задачей номер два, номер три и т. д.

Продолжайте, пока все шесть задач не будут завершены, и повторяйте процесс каждый день.

Два списка

Этот метод советовал знаменитый инвестор Уоррен Баффет. Он основан на принципе Парето, когда вы беретесь за выполнение

Как правильно расставлять приоритеты?

Рубрики

Автомобили
Бизнес
Дом и семья
Домашний уют
Духовное развитие
Еда и напитки
Закон
Здоровье
Интернет
Искусство и развлечения
Карьера
Компьютеры
Красота
Маркетинг
Мода
Новости и общество
Образование
Отношения
Публикации и написание статей
Путешествия
Реклама
Самосовершенствование
Спорт и Фитнес
Технологии

Финансы
Хобби

О проекте
Реклама на сайте
Условия
Конфиденциальность
Вопросы и ответы

Расстановка приоритетов

Как это делается и что значит «расставить приоритеты»? Дословный перевод слова приоритет означает «первый». Иными словами это первоочередная задача или действие. Зачастую таких задач за весь оказывается несколько, и многие теряются в том, как выполнить все важные дела и ничего не упустить из виду. Кроме того, есть и более глобальные цели из ряда жизненных. Поэтому второй важный для многих вопрос – как расставить жизненные приоритеты? Помочь в обоих этих случаях может только отработанная схема или методика. И таковые, к счастью, имеются.

Методы расстановки приоритетов

Прежде всего, умение расставлять приоритеты заключается в грамотном распределении задач по степени важности. И на этом этапе у многих начинаются проблемы. На первый взгляд многие задачи не кажутся настолько важными, коими являются на самом деле. Определить эту степень и призваны многочисленные способы расставления приоритетов. Рассмотрим наиболее эффективные из них.

1. Принцип Эйзенхауэра. Один из наиболее часто применяемых в определении первостепенных и второстепенных задач. Чтобы понять, как поставить приоритет, создайте себе анкету, чтобы научиться отделять понятия важности и срочности. Например:

вы хотите возобновить работу над целью, которую вы поставили на год. Однако никак не можете заняться этим делом. Это важно или срочно?
на почтовый ящик пришло несколько писем. Прочитать их прямо сейчас это важно или срочно?
вы решили, что раз в полгода будете посещать врача. Прошло ровно полгода, но вы так и не сходили к нему. На сегодняшний момент это важно или срочно?

Верные ответы:

Важно
Срочно
Важно

Этот принцип основан на комбинации лишь двух возможных вариантов, что позволяет сделать анализ и классифицировать все предстоящие задачи. Таким образом, вы получится иерархия дел, которая позволит понять, что и когда нужно сделать.

2. Квадранты С. Кови. Метод, позволяющий понять, как расставить приоритеты в работе. Согласно автору книги «Семь навыков высокоэффективных людей» все задачи людей условно можно разделить на 4 части:

Важное и срочное
Важное, но не срочное
Не важное, но срочное
Не важное и не срочное

По словам С. Кови, успешные люди в первую очередь уделяют свое внимание квадранту 2, и это позволяет сэкономить время при выполнении остальных задач. Однако каждый сам принимает решение, какие задачи важнее – из квадранта 1 или 2.

3. Похожий принцип того, как правильно расставить приоритеты есть в методике «АБВ». Но задачи в ней делятся на 3 категории.

А — жизненно важное;
Б – важное;
В – приятное.

Далее иерархия задач делится на подкатегории А1, А2,.. Б1, Б2.. В1 и так далее.

4. Не самая эффективная, но популярная у многих людей расстановка приоритетов осуществляется также по «принципу мишени». То есть человек выполняет те задачи, которые первыми попали в поле зрения. Возможно, кому-то этот метод и помогает, однако разделить задачи на важные и неважные он не может.

Умение расставлять приоритеты не только прекрасно экономит время и позволяет выполнить все запланированные задачи. Методы выделения первостепенных задач помогут вам понять смысл своей деятельности, привести дела в порядок и обрести успех во многих делах. Главное при этом научиться анализировать насколько важно для вас то, чем вы занимаетесь, и кому кроме вас это приносит пользу и радость.

Как расставлять приоритеты, когда список задач огромен – The-Femme

Вы садитесь за компьютер, берете свой любимый блокнот и начинаете записывать список дел на день: ответить на письма, проверить статус текущего проекта, выйти на нового клиента, отправить огромное задание дизайнеру. Мы все были там. Смотреть на этот, казалось бы, бесконечный список не весело. Особенно, когда есть так много всего, что вам надо сделать, вы даже не можете определить, как и с чего начать. Но не впадайте в панику! Вот шесть советов, которые помогут вам расставить приоритеты в списке дел, даже если ваша рабочая нагрузка кажется совершенно неуправляемой.

1. Запишите только то, что нужно сделать.

Этот момент кажется до боли очевидным. Но, если вы чем-то похожи на меня, ваш список дел всегда (каким-то образом) становится свалкой. Здесь вы отмечаете все эти случайные лакомые кусочки, которые всплывают в вашей голове: будь то новая книга для чтения или идея долгосрочного проекта, который вы хотите начать в ближайшее время.

Список, который должен был сфокусировать вас на один день, теперь является документом с подробными напоминаниями на следующие несколько месяцев. Теперь он заставляет вас чувствовать себя более напряженными и утомленными. Вместо того, чтобы помогать вам увидеть быстрый обзор вещей, которые вы должны сегодня сделать.

Вы все еще можете записать все эти мелочи, которые должны найти выход из вашего мозга, на бумагу. Но после того, как вы это сделаете, создайте отдельный список дел на следующие 24 часа. Это поможет вам чувствовать себя менее подавленными, а ваш ум будет более ясным.

2. Различайте срочное и важное.

А теперь сфокусируйтесь: хотя может показаться, что это не всегда так, существует большая разница между срочным и важным. Поэтому, пытаясь найти выход из смехотворно большой кучи заданий, сосредоточьтесь исключительно на неотложных задачах, даже если это означает, что важные вещи будут висеть в вашем списке на следующий день.

Вооружившись уже урезанным списком текущих дел (см. шаг 1), вы сможете хорошо понять, что вам нужно сделать. Но теперь для каждого элемента действия задайте себе вопрос: обязательно ли это нужно сделать до завтрашнего утра?

Это поможет вам отделить то, что абсолютно необходимо сделать, от того, что вы хотите сделать. Вещи, которые не имеют сроков, должны быть немедленно удалены. (Добавьте их в общий список, а не в свой список текущих дел.)

3. Группируйте аналогичные задачи вместе.

Прыжки по проектам — мы все делали это. Вы отвечаете на электронное письмо, делаете небольшой прогресс в проекте, отвечаете на другое электронное письмо и затем возвращаетесь к указанному проекту. Да, вы усердно работаете, но действительно ли вы работаете умно? Постоянное переключение с одной задачи на другую часто может отвлекать, мешая вам сосредоточиться и вычеркнуть все задачи из своего списка дел.

Именно здесь приходит понятие «группировки». Многие эксперты по производительности утверждают, что объединение похожих задач в группы может значительно повысить производительность. Итак, сначала ответьте на все эти письма, а затем переходите к более крупным задачам. Вы заметите рост производительности и внимания.

4. Используйте технику Помодоро.

Вы слышали о технике Помодоро? Если вы легко попадаете в ловушку рассеянного внимания, это действительно поможет вам оставаться сконцентрированными. По сути, это разбивает ваш рабочий день на куски. Вы работаете в течение 25 минут, а затем делаете пятиминутный перерыв. И этот полный цикл называется техникой Помодоро.

Перерывы могут показаться нелогичными, если ваше расписание уже заполнено. Однако эта система управления временем работает, прививая ощущение срочности. У вас есть мотивация сделать как можно больше работы за эти 25 минут.

5. Оцените свое время.

Мы все начинаем наши рабочие дни с наилучшими намерениями. И, да, быть чрезмерно амбициозными с вашим списком дел может звучать, как хорошая идея в теории. Но, как правило, это означает, в конце дня вы чувствуете разочарование.

Именно по этой причине вы должны назначать оценки временем. Рядом с каждым заданием отметьте, сколько времени, по вашему мнению, займет эта конкретная задача. Затем выполните простую математику и сложите все, включая, по крайней мере, час запасного времени для неожиданных препятствий. Если эти оценки складываются в странное число, то вам нужно серьезно расставить приоритеты для своих дел — или потратить дополнительный день, чтобы выполнить все это.

Это упражнение поможет вам понять, чего вы хотите достичь. Кроме того, оно позволяет вам заранее определить, собираетесь ли вы пропустить дедлайн. Это означает, что вы можете опередить проблему и привлечь нужных людей к вероятной задержке, вместо того чтобы просить прощения, когда вы пропустили дедлайн.

6. Просто начните.

Вышеприведенные советы, несомненно, могут быть полезны при попытке справиться с чрезмерной рабочей нагрузкой. Но иногда лучше всего сделать глубокий вдох и начать.

Конечно, вы хотите атаковать свой список дел так, чтобы он был, как можно более методичным и стратегическим. Вы не хотите тратить время без необходимости, переключаясь с одной задачи на другую. Однако вы также хотите избежать попадания в противоположную ловушку: если вы тратите так много времени на то, чтобы понять, как начать работу с вашим списком дел, вы в конечном итоге теряете время — время, которое вы могли бы использовать для вычеркивания нескольких задач.

Так что, в конечном счете, будьте осторожны при распределении обязанностей и заданий. В конце концов, никто не знает ваш стиль работы (или ваш список дел, если на то пошло!), так же хорошо, как вы.

Как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки, когда все в порядке # 1

Знание того, как расставить приоритеты в работе, влияет на успех вашего проекта, вовлеченность вашей команды и вашу роль лидера. Всем проектам, особенно крупным и сложным, нужны четкие приоритеты. Легче сказать, чем сделать. Вы можете рассчитывать на технические проекты, независимо от того, насколько хорошо они спланированы, включая заказы на изменение, изменение приоритетов и регулярное появление сюрпризов. Это просто естественный порядок вещей.

Одна из самых больших проблем для менеджеров и руководителей проектов — это точное определение приоритетов работы, которая имеет значение на повседневной основе.Даже если у вас лучшее программное обеспечение для управления проектами на планете, вы тот, кто вводит информацию в инструмент. И вы не хотите попадать в роль крика «наивысшего приоритета» для любого другого проекта, который упадет.

Так же, как вы должны быть усердными и правильно разбираться в проекте, чтобы убедиться, что никто не работает над вчерашними приоритетами. Чтобы понять это правильно, потребуется много практики.

Чтобы помочь вам управлять рабочей нагрузкой вашей команды и уложиться в сроки, вот 6 шагов для определения приоритетов проектов, в которых много подвижных частей.

1. Соберите список всех ваших задач.

Соберите все, что вы могли бы подумать о том, чтобы сделать за день. Не беспокойтесь о порядке или количестве товаров.

2. Определите срочное и важное.

Следующий шаг — проверить, есть ли у вас задачи, требующие немедленного внимания. Мы говорим о работе, которая, если не будет завершена к концу дня или в течение следующих нескольких часов, будет иметь серьезные негативные последствия (пропущенный срок для клиента, пропущенные сроки публикации или выпуска и т. Д.). Проверьте, есть ли какие-либо высокоприоритетные зависимости, которые полагаются на то, что вы сейчас завершаете часть работы .

3. Оцените стоимость.

Затем посмотрите на свою важную работу и определите, что имеет наибольшую ценность для вашего бизнеса и организации. Как правило, вы хотите точно определить, какие типы задач имеют более высокий приоритет над другими.

Например, сосредоточьтесь на проектах клиентов перед внутренней работой; настройка компьютера нового генерального директора перед изменением конфигурации базы данных; отвечать на заявки в службу поддержки перед написанием учебных материалов и т. д.Еще один способ оценить ценность — это посмотреть, на скольких людей влияет ваша работа. Как правило, чем больше людей вовлечено или затронуто, тем выше ставки.

4. Упорядочить задачи по оценкам трудозатрат.

Если вам кажется, что у вас есть задачи, которые связаны с точки зрения приоритета, проверьте их оценки и начните с того, для выполнения которого, по вашему мнению, потребуется больше всего усилий. Эксперты по продуктивности предлагают тактику: сначала нужно начинать более длительное задание. Но если вы чувствуете, что не можете сосредоточиться на своих более содержательных проектах, пока не закончите более короткое задание, тогда действуйте интуитивно и сделайте это.Это может быть мотивацией вычеркнуть небольшую задачу из списка перед тем, как погрузиться в более глубокие воды.

5. Будьте гибкими и адаптируемыми.

Неопределенность и изменение даны. Знайте, что ваши приоритеты будут меняться, и часто тогда, когда вы меньше всего этого ожидаете. Но — и вот в чем хитрость — вам также нужно сосредоточиться на задачах, которые вы обязуетесь выполнить.

6. Знайте, когда резать.

Вы, вероятно, не сможете добраться до всего в своем списке. После того, как вы расставите задачи по приоритетам и посмотрите свои оценки, вырежьте оставшиеся задачи из своего списка и сосредоточьтесь на приоритетах, которые, как вы знаете, вы должны и можете выполнить в течение дня.Затем сделайте глубокий вдох, погрузитесь и будьте готовы ко всему.

Организации не просто хотят иметь общие цели, о которых знают только высокопоставленные сотрудники — они хотят ставить, отслеживать и измерять цели для всей компании. Загрузите нашу новую электронную книгу, чтобы узнать, как ваша команда может использовать OKR.

8 лучших практик для определения приоритетов проектной работы для вашей команды

Приоритизация проектной работы является проблемой для проектных команд во многих отраслях. Хотя смена приоритетов является естественной частью рабочей жизни, если вы не расставляете приоритеты в работе, вы можете нанести ущерб всем проектам и инициативам своей команды и даже подорвать командный дух.

Эффективная приоритезация — это не только наука, но и искусство. Вот несколько рекомендаций по расстановке приоритетов в работе вашей проектной группы.

1. Сделайте расписание проекта доступным для всех

Управление проектной командой без расписания, доступного для всех, — верный способ настроить вашу команду на проблемы. В какой-то момент в ходе проекта руководитель может выдвинуть требование, которое меняет приоритеты; либо работа другой команды задерживается, что имеет волновой эффект. Эта новая информация не всегда распространяется по всей команде, поэтому некоторые люди работают либо над отложенной задачей, либо над вчерашним приоритетом.

Чтобы члены команды были в курсе их главных приоритетов каждый день, используйте инструмент совместного управления проектами и работой, который позволяет всем, от отдельных лиц до менеджеров и заинтересованных сторон, иметь неограниченный обзор графика проекта и всей связанной с ним незавершенной работы.

2. Создайте бэклог проекта

Отличный способ расставить приоритеты в командной работе — это использовать концепцию невыполненной работы проекта из Agile-разработки.Это позволяет вам фиксировать все задачи вашего проекта, прежде чем назначать приоритеты членам команды. Отличный способ реализовать это — использовать приложение для управления работой, которое включает в себя папку для ваших невыполненных задач; или создайте собственную командную папку для невыполненных задач самостоятельно.

Концепция невыполненных работ по проекту может быть важным инструментом, показывающим руководству всю работу, которая входит в сферу ответственности вашей команды и которая все еще требует расстановки приоритетов.

3. Управляйте своей командой в длинной и короткой игре

Однажды я работал на менеджера, склонного к отвлечению внимания, потому что он стремился угодить своим менеджерам и похвастаться своей офисной увлеченностью.Чтобы продемонстрировать свое трудолюбие, он отвечал на поступающие запросы о работе, отвлекая всю команду от текущей работы, несмотря на приближающиеся сроки. Если бы он использовал график проекта, он бы понял, что команда почти равномерно распределена между долгосрочными проектами и краткосрочной работой.

Вместо того, чтобы всегда по умолчанию использовать все свои силы, этот менеджер мог бы вытащить одного или двух членов команды из проекта, где новый приоритет не нарушил бы сроки всей команды. Управление короткой и длинной игрой означает эффективное определение приоритетов работы над более длительными текущими проектами, а также над более короткими проектами, которые также будут выполняться.

4. Знай свой бизнес

У менеджера из предыдущего пункта №3 было еще несколько недостатков: он не понимал предмета, технологии или процессов, лежащих в основе проектов его команды. Еще больше усложняло ситуацию то, что он прислушивался к советам по управлению работой своего любовника в офисе, человека, который знал о работе команды даже меньше, чем он. Это сочетание действительно противоречило приоритетам команды.

Когда вы разбираетесь в своем бизнесе, у вас гораздо больше возможностей расставить приоритеты в работе над проектом.Вот несколько способов узнать больше о своем бизнесе и всегда оставаться в курсе последних тенденций:

Читайте широко в своей области и отрасли.
Продолжайте обучение.
Спросите каждого члена команды о проделанной работе.
Узнайте, что важно для вашего менеджера, других заинтересованных сторон и клиентов.

Когда вы разбираетесь в своем бизнесе и понимаете, как работа вашей команды вписывается в более широкое видение, вы сможете установить правильные приоритеты для своей команды.

5. Дайте задачам проекта дату завершения

Большинство организаций продолжают бизнес, соблюдая сроки и сроки поставки, особенно компании-производители. Когда члены команды получают задачу, к которой прикреплен крайний срок, они гораздо более склонны начинать ее, а не другую без даты окончания. Вот почему лучшие планы проекта всегда включают в себя крайние сроки или даты окончания, назначенные для каждой задачи, составляющей проект. Только даты могут помочь руководству и членам команды расставить приоритеты в работе.А если приоритеты все еще не ясны или слишком много пересекающихся дат, это стимулирует разговоры о приоритетах проекта и о том, какие работы наиболее важны для продвижения вперед.

6. Добавьте буферы: учтите неопределенность в своем расписании

Вы можете быть уверены, что в ходе вашего проекта произойдет что-то неожиданное — запрос заинтересованного лица, задержка, проблема с ресурсами, вы называете это. Когда вы работаете в среде, которая особенно печально известна сменой приоритетов, некоторые менеджеры проектов или команд создают буфер времени для планов.Например, буфер может быть добавлен на несколько часов или дней к периоду обзора. Вы можете удалить несколько часов из буфера, не прерывая выполнение проекта, при этом соблюдая новые приоритеты.

Другой способ сделать это — использовать инструмент управления проектами, который учитывает неопределенность, позволяя вам делать ранжированные оценки работы и рассматривать лучшие / худшие сценарии, а не единичный крайний срок. Таким образом, буфер автоматически встраивается в расписание.

7.Узнайте, как прогнозировать входящие смены приоритетов

Однажды у меня был руководитель проекта, которому удалось создать небольшой оазис продуктивности и рациональности в том, что в остальном было дисфункциональной организацией. Его секрет состоял в том, что он мог сказать, когда мог измениться приоритет, еще до того, как это произошло.

Он сделал это, изучая неудачи и дисфункции проектов; он мог определить точные вехи проекта, когда процесс мог бы нарушиться и приоритеты изменились.

Он занимал проактивную позицию: всякий раз, когда он видел возможность изменения приоритета, он соответствующим образом корректировал приоритеты команды и графики. Урок, который я усвоил, заключался в том, чтобы всегда стараться осознавать все части проекта, а не только свои собственные обязанности. Проблемы, влияющие на приоритеты вашей команды, обычно начинаются выше.

8. Проведите грань между срочными и важными задачами

Управление длинной и короткой игрой также означает балансирование приоритетов между срочными и важными задачами и знание того, когда подводить черту.

Рисование линии означает:

Срочные задачи привлекают немедленное внимание в зависимости от критически важных для бизнеса факторов, таких как приобретение нового и сохранение существующего бизнеса.Получение чека от клиента в результате часто является решающим фактором при решении срочных задач для многих организаций.
Важным задачам уделяется постоянное внимание, и они откладываются только тогда, когда для выполнения срочной задачи действительно требуются все сотрудники. Важные задачи поддерживают проекты, которые вместе поддерживают бизнес, поэтому не стоит недооценивать их приоритеты.

При поступлении нового запроса на работу спросите себя, попадает ли он в сегменты «Срочные» или «Важные». Если вы не уверены, используйте это как возможность прояснить беседу о том, какова более крупная цель, и с этого момента структурируйте свои приоритеты.Вы же не хотите быть человеком, который всегда говорит «да» на входящую «срочную задачу». Потому что, как мы все знаем, не каждая часть работы критически важна для бизнеса — как бы сильно это ни казалось.

Будьте проактивным менеджером приоритетов

Ваша команда хочет работать над правильными приоритетами! Они хотят знать, что выполняемая ими работа — это правильная работа для продвижения бизнеса вперед, независимо от того, как часто меняются приоритеты. Вы, как руководитель проекта или руководитель группы, должны проявлять инициативу в изменении приоритетов команды.Убедитесь, что у вашей команды есть инструменты и график доступа, который им необходим, чтобы знать свои приоритеты; узнайте, чем занимается ваша команда, что нужно людям и чего ожидают от вас заинтересованные стороны.

Если вы эффективно управляете приоритетами, вы не только повышаете производительность, но и улучшаете моральный дух своей команды. Каждый хочет делать действительно значимую работу!

Практическое руководство для бизнес-операторов

Введение в приоритизацию задач для менеджеров

Многие рабочие места требуют от сотрудников многозадачности, что делает расстановку приоритетов ключевым навыком в бизнесе и особенно полезным для менеджеров.

Как менеджер на любом рабочем месте, вы можете ожидать, что запросы и задачи будут поступать из вашего почтового ящика, программного обеспечения для управления проектами, CMS, устно от ваших сотрудников и через другие корпоративные каналы связи. Когда у вас несколько запросов, поступающих из разных мест, важно, чтобы вы знали, как организовать и реализовать каждую задачу, чтобы вы могли наилучшим образом поддержать свою команду.

Приоритизация позволяет вам просмотреть все запросы и задачи, которые вам нужно выполнить в течение дня и в течение недели, а затем составить план, чтобы завершить все, что вам нужно сделать.

Управление расстановкой приоритетов сотрудников

Менеджерам также поручено обеспечить, чтобы сотрудники могли эффективно расставлять приоритеты для своих задач.

Если вы работаете практически на любой работе, почти в любой области, вполне вероятно, что вы попали в ситуацию, когда ожидалось многозадачность, и вам нужно было принять решение о том, как выполнять задачи для себя или сотрудника. Хорошо выполненная приоритезация задач делает сотрудников более эффективными в их работе, что делает этот навык желательным для кандидатов и для развития менеджеров.

Менеджеры, ищущие выдающиеся таланты, могут быть более склонны рассматривать кандидатов, которые могут продемонстрировать эффективную многозадачность с самых ранних этапов процесса собеседования. Поскольку способность сотрудника определять приоритеты может напрямую влиять на то, как они выполняют свою работу, важно, чтобы менеджеры помогали им развивать навыки определения приоритетов, чтобы сотрудники могли быть лучшими и наиболее эффективными. Для этого менеджеры должны создать корпоративную культуру, в которой ценится расстановка приоритетов, которая начинается с найма нужных людей и реализации правильных программ обучения.

Связано: Как нанять сотрудников: пошаговое руководство

Как расставить приоритеты задач за 6 шагов

Приоритизация задач — это навык, который экономит время, деньги и ресурсы для компаний. По этой причине наличие сильных навыков определения приоритетов важно для многих ролей в разных отраслях. Кроме того, расстановку приоритетов задач можно легко разработать, выполнив правильные шаги.Если вы хотите быть более эффективным и действенным руководителем, вы можете развить свои навыки определения приоритетов задач, практикуя эти шесть шагов:

Получите все идеи: Первый шаг в расстановке приоритетов — это понимание того, что именно вам нужно делать. Вы можете сделать это, составив список всех задач, которые вам нужно выполнить за день или неделю. Разложив все задачи, можно приступать к их организации.

Определите, какие из них наиболее важны: Изложив все свои идеи перед вами, определите, какие из них наиболее важны, а какие следует реализовать в первую очередь.Вы можете подумать, какие задачи влияют на других людей в организации, какие — только на вас, а какие задачи необходимо выполнять быстрее. Рассмотрев всю информацию о каждой задаче, вы сможете определить ее важность.

Решите, может ли произойти какое-либо делегирование: Если какую-либо задачу можно передать другому сотруднику, у которого есть навыки и время для работы над ней, решите, какие задачи соответствуют этим критериям, и назначьте их.

Установите крайние сроки для каждой задачи: Установите крайние сроки для каждой задачи, которую вам осталось выполнить.

Организовать: Определив крайние сроки и важность, вы можете организовать свои задачи в зависимости от того, какие из них вам нужно начать в первую очередь.

Выделите время для анализа: Найдите время, чтобы проанализировать свои приоритетные задачи в течение дня, чтобы убедиться, что ничего не изменилось.

Связано: Как создать план повышения производительности

Часто задаваемые вопросы о приоритезации задач для сотрудников

Вот несколько часто задаваемых вопросов и ответов о приоритезации задач:

Какие факторы приоритизации задач важно учитывать при настройке рабочего дня?

Ниже приведены некоторые вопросы, которые вы можете задать себе, чтобы определить приоритеты ваших задач:

Сколько сотрудников задействовано в этой задаче?
Какова финансовая ценность этой деятельности?
Как эта задача соответствует моим целям на данной должности?
Когда у меня будет время в день, чтобы завершить это задание?
Это чувствительно ко времени?
Можно ли делегировать эту конкретную деятельность?

Какие технологии доступны для помощи в управлении задачами?

Существует множество программных продуктов для управления проектами, которые помогают в управлении задачами. Другие офисные продукты, такие как базы данных CMS, также включают управление задачами, и даже некоторое программное обеспечение коммуникационной платформы позволяет пользователям совместно работать над задачами. Существует ряд платных и бесплатных ресурсов для управления задачами, из которых кандидаты могут выбирать.

Какие вопросы на собеседовании могут задать менеджеры, чтобы узнать о навыках кандидата при определении приоритетов задач?

Вот несколько примеров вопросов на собеседовании о расстановке приоритетов задач, которые вы можете задать, чтобы убедиться, что вы нанимаете лучших кандидатов на должности в вашем отделе:

Объясните, как передать задачу новому члену группы.
Вы знакомы с каким-либо программным обеспечением для повышения производительности?
Расскажите о том, как вы пропустили дедлайн. Что случилось и как вы могли решить проблему?
Как вы организуете электронную почту и другую цифровую коммуникацию?
Сколько времени в неделю вы тратите на ввод данных?
Как вы распределяете приоритеты между задачами, назначенными разными менеджерами?
Управляя множеством разных задач, как вы организуете свой рабочий день?
Как вы определяете, сколько времени заслуживает каждая задача?
Вы знакомы с инструментами управления проектами?
Вы знакомы со стратегиями управления проектами?
Как лучше всего организовать свои задачи?
Какие проверенные стратегии вы используете, чтобы сосредоточиться на своем дне, даже если он сильно ориентирован на выполнение задач?
Какие инструменты личной организации вы используете, чтобы не отвлекаться от задачи?

20 советов о том, как расставить приоритеты и уложиться в сроки

Дункан Мугуку

В этой статье вы найдете полезные советы о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки. Приоритезация влечет за собой определение того, что следует сделать в первую очередь из множества конкурирующих приоритетов.

Когда все кажется высшим приоритетом, когда вы постоянно торопитесь закончить свою работу и когда вы слишком сильно растянуты, может быть трудно выбрать, что делать в определенное время, а что делать позже.

Требуется планирование и усилия, чтобы решить, что следует делать в первую очередь, а также придумать последовательность или порядок действий.

Расстановка приоритетов помогает, когда вы сталкиваетесь с переполненным списком дел и постоянно меняющимися целями.

Освоение управления временем улучшается с помощью проб и ошибок, прежде чем вы успокоитесь в удобном ритме, в котором вы сможете эффективно управлять своим рабочим процессом и выполнять больше работы.

Когда вы выполняете свои задачи эффективно, это дает вам душевное спокойствие, личное удовлетворение и повышает вашу надежность и авторитет на рабочем месте.

Вы можете быстро просмотреть все 20 советов по расстановке приоритетов в оглавлении ниже, а затем щелкнуть любой совет, чтобы прочитать подробности. Пожалуйста, наслаждайтесь чтением. Спасибо.

СОДЕРЖАНИЕ

Внесение задач в основной список дел
Расстановка приоритетов в работе
Рейтинг ваших приоритетов
Разбивая большие задачи на более мелкие
Оценка времени и усилий / реалистичность того, что вы можете сделать за день
Управление сроками
Работа с прерываниями
Обращение за помощью на работе
Подготовка повестки дня для собраний
Отправка обновлений статуса / Отчетность
Как поддерживать приоритеты босса
Управление долгосрочными приоритетами
Изучение советов по приоритизации других людей
Обработка повторяющихся процессов и проектов
Управление перфекционизмом и прокрастинацией
Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим
Работа с изменением сроков и приоритетов
Почему пропускаются дедлайны
Преимущества соблюдения сроков
Что делать, если вы пропустили дедлайн

1. Внесение задач в главный список дел

Первым логическим шагом перед началом задания по приоритизации является перечисление всех конкретных задач, которые вы хотите выполнить. Это дает вам полное представление о вашей повседневной рабочей нагрузке.

В своем списке дел запишите все ежедневные задачи, которые вы надеетесь выполнить. Кроме того, перечислите как краткосрочные, так и долгосрочные действия, которые вам необходимо выполнить. Они могут включать в себя задачи, которые необходимо выполнить в течение следующей недели, месяца, квартала, года или более одного года.

Определите сроки выполнения задач в вашем списке, их также можно указать в скобках.

Простой список дел может иметь четыре столбца, в которых отображаются номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.

Важно поддерживать в актуальном состоянии список дел, а также вести электронную резервную копию своего списка дел. Ваш основной список дел служит текущим журналом того, что вам нужно выполнить с течением времени.

Поскольку главный список дел может быстро меняться, им легче управлять и регулярно обновлять в электронном формате.

Хорошая практика — обновлять список дел в конце каждого дня, когда вы удаляете уже выполненные элементы и добавляете новые задачи, над которыми нужно работать. Это также дает вам предварительное представление о том, как будет выглядеть расписание на следующий день.

Если вы не можете обновить свой список дел вечером, следующий лучший вариант — обновить его первым делом утром, когда вы приступите к работе.

Преимущества составления списка дел включают следующее:

Помогает вам отслеживать все, над чем вам нужно работать.
Помогает оставаться организованным и управлять временем.
Помогает нашей памяти, поэтому нам не нужно изо всех сил помнить все, над чем нам нужно работать.
Хорошее напоминание о повторяющихся или повторяющихся задачах.
Повышает эффективность и производительность.
Личное удовлетворение от выполнения задач.

2. Расстановка приоритетов в работе

Что произойдет, если вы не расставите приоритеты в своей работе? Вы чувствуете, что постоянно тушите пожары и все должно быть сделано вчера? Вы чувствуете, что у вас недостаточно времени, чтобы закончить список дел, даже если вы работаете так быстро, как только можете?

Может быть утомительно пытаться выполнить все из вашего главного списка дел за один день.

Чтобы помочь вам правильно распоряжаться своим временем, следующим шагом после подготовки списка дел является определение приоритетов ваших задач, где вы выбираете, что следует сделать в первую очередь или немедленно, и почему.

Расстановка приоритетов помогает визуально видеть задачи с наивысшим и самым низким приоритетом.

Приоритезация — это постоянная деятельность; это можно делать один раз в день, а иногда даже несколько раз в день, поскольку приоритеты меняются в течение дня.

Всегда следите за сроками выполнения каждой задачи, расставляя приоритеты в работе.Некоторые работы нужно начинать задолго до крайнего срока для их завершения. Некоторые другие типы задач требуют участия других, поэтому выделите достаточно времени в вашем расписании и создайте буфер на случай возможных задержек.

Ниже приведены несколько вопросов и соображений, которые следует учитывать при расстановке приоритетов, а также при оценке вашего прогресса.

Вопросы, которые помогут вам при расстановке приоритетов:

Что нужно делать немедленно?
Какие последствия, если задача не выполнена?
Когда начинать работу над задачей?
Какие ресурсы и вклад мне нужны для выполнения этой задачи?
Что не было сделано, что следовало сделать?

Вопросы, которые помогут вам отслеживать прогресс в вашем списке приоритетов:

Какие задачи я выполнил?
Каков результат, когда задача выполнена?
Что я постоянно откладываю в своем списке? Почему?
Что не должно было быть в списке в первую очередь?
Как я могу сократить свой список дел?
Актуален ли этот список дел? Время от времени переписывайте новый основной список дел, по крайней мере, раз в месяц или два.

3. Расстановка приоритетов

Простой метод определения приоритетов задач — это ранжирование с использованием простых уровней приоритета ABC, а именно: категория A (сделай это сейчас), категория B (сделай это как можно скорее) и категория C (сделай в свободное время).

Если элементы в категории A должны быть выполнены немедленно (сделайте это сейчас), элементы в категории B могут подождать пока, но должны быть выполнены в ближайшее время (сделайте это как можно скорее), а элементы в категории C можно выполнить, когда у вас простои или когда путевки (делаю на досуге).

Пункты категории A являются объектами высокого приоритета — действиями, которые необходимо выполнить в первую очередь, включая те, которые имеют немедленные, срочные или самые близкие сроки, а также наиболее важные проекты с максимальной отдачей и значительными последствиями, если они не будут выполнены.
Пункты категории B — позиции среднего приоритета, у которых более поздние сроки. Эти позиции переходят в категорию A по мере приближения сроков выполнения. Важно со временем начать работать над частями элементов со средним приоритетом, чтобы они были готовы к сроку.Это могут быть долгосрочные проекты, которые можно выполнять в течение длительного периода времени, например написание годового отчета или планирование конференции.
Пункты категории C являются объектами с низким приоритетом, которые имеют незначительные последствия, если не будут выполнены или не будут выполнены сейчас, то есть вещи, которые я хотел бы сделать, когда позволит время.

Как упоминалось ранее в Разделе 1, простой главный список дел может иметь четыре столбца, в которых отображаются номера элементов, задачи, сроки выполнения или крайние сроки и уровни приоритета.

Два простых способа управлять своими приоритетами, чтобы у вас не было слишком много списков, — это во-первых, добавить ранг рядом с задачами в вашем главном списке дел. Затем вы можете отсортировать список по уровню приоритета.

Второй способ: после того, как вы оценили элементы в своем основном списке, вы можете извлекать элементы с высоким приоритетом каждый день и помещать их в небольшой список для элементов, над которыми вы будете работать в течение определенного дня.

Держите свои приоритеты перед собой и регулярно просматривайте список в течение дня, чтобы ничего не забыть.Это ваш ежедневный компас.

Типичная последовательность действий в конце дня для того, чтобы оставаться в курсе ваших задач, может включать в себя следующие шаги:

Обновление вашего основного списка дел путем удаления элементов, выполненных каждый день, и добавления новых задач.
Обновление уровней приоритета задач.
Извлечение ключевых предметов, над которыми вы будете работать на следующий день.
Распределите свои главные приоритеты в той последовательности или порядке, в котором вы предпочитаете выполнять задачи в течение дня.

4. Разбиение больших задач на более мелкие

Мысль об одновременном выполнении большой задачи или проекта может быть непосильной, поэтому рекомендуется разбить большие проекты на более управляемые компоненты, а затем начать работу над одним маленьким шагом за другим.

Разбивка проектов помогает не упускать из виду будущие задачи, которые нужно начинать на ранней стадии, чтобы уложиться в срок.

Например, если вы готовите ежегодный семинар, его можно разбить на этапы, такие как предварительные действия, которые необходимо выполнить за 9 месяцев до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за 3 месяца до мероприятия, мероприятия, которые необходимо выполнить за месяц до мероприятия. до мероприятия, действия, которые необходимо выполнить в фактический день семинара, и действия после мероприятия, или задачи, которые необходимо выполнить после завершения мероприятия.

Под каждой вехой будет определенный список разовых или повторяющихся задач, которые будут обрабатываться. Когда вы выполняете каждую небольшую задачу одна за другой, медленно и верно она закладывает основу для подготовки и проведения успешного мероприятия.

Подобно тому, как кладка одного кирпича за другим помогает построить дом, точно так же, когда основные этапы сочетаются с минимальными сроками, и когда они достигнуты, они в совокупности приводят к выполнению более крупной задачи или проекта.

5. Оценка времени и усилий / реалистичность того, что вы можете сделать за день

Оценка времени и усилий, которые потребуются для выполнения задачи, помогает в организации ваших приоритетов и позволяет вам составить реалистичный план относительно того, что вы можете решить за один день.

Когда список приоритетов слишком длинный и часто не заполняется, со временем это может вызвать разочарование. Попытка сделать слишком много одновременно может иметь противоположный эффект с точки зрения чрезмерных обещаний и невыполнения сроков, переделывания работы для исправления ошибок, снижения производительности, беспокойства и выгорания.

Чем реалистичнее список дел, тем лучше. В идеале, планирование ежедневных приоритетов должно фиксировать, сколько вы можете сделать в имеющееся время с учетом вашего обычного рабочего темпа или скорости.

Трудно точно оценить, сколько времени потребуется, чтобы выполнить задачу, которую вы никогда раньше не выполняли. Вы можете положиться на свою лучшую оценку, а также узнать у других, кто это сделал, сколько времени это обычно или разумно занимает.

Для задач, которые вы выполняли ранее, вы можете определить из своего прошлого опыта, сколько времени потребуется для завершения задачи и, наоборот, сколько задач вы можете выполнить в течение дня.

Реалистичные ожидания помогают укрепить и сохранить вашу надежность и доверие. Кроме того, он отвечает не только личным ожиданиям, но и ожиданиям вашего начальника, членов команды и других.

Ниже приведены несколько советов о том, как лучше всего планировать и выполнять свои приоритеты:

Визуализируйте, как будет выглядеть окончательный результат каждой выполняемой вами задачи.
Планируйте вместе работать над аналогичными задачами.
Пытаться начать и работать над задачей, пока она не будет завершена.
Запланируйте время для работы в своем календаре.
Делайте хорошо одно дело за раз.
Набирайте обороты, плавно переходя от одной выполненной задачи к новой.
Начните работать над своими приоритетами достаточно рано, чтобы не торопиться в последнюю минуту, чтобы уложиться в сроки.
Делайте небольшие перерывы, чтобы омолодиться.
Продолжение делегированной работы.
Обязуюсь выполнять свои задачи.
Предвидьте проблемы, с которыми вы можете столкнуться.
Поразмышляйте над выполненными задачами.
При необходимости найдите партнера по подотчетности, который поможет вам не сбиться с пути в достижении ваших приоритетов.

6. Управление сроками

Многие рабочие задачи ограничиваются сроками. Сроки помогают в управлении приоритетами, а также дают представление о том, сколько времени у вас есть на выполнение конкретной задачи. Это помогает соответствующим образом регулировать свои усилия и скорость.

Крайние сроки создают постоянное давление на выполнение, которое прекращается, когда крайний срок соблюден. Они также стимулируют действия, направленные либо на соблюдение, либо на превышение срока.

Когда проект будет завершен, начните с анализа необходимой работы и определите, есть ли у вас вся информация и ресурсы для успешного завершения деятельности. Заранее обратитесь за разъяснениями, чтобы полностью понять требования к работе.

Визуализируйте шаги, необходимые для достижения конечной цели, разработайте план, дорожную карту или стратегию, разделите работу на более мелкие задачи и начните работать над ней по частям.

При соблюдении крайних сроков можно отслеживать и оценивать прогресс и достижения.

Способы управления и соблюдения сроков включают:

При планировании ваших задач ставьте себе ранние сроки завершения — они действуют как буфер или на случай непредвиденных обстоятельств, корректировок в последнюю минуту и дают время для доработки окончательного результата.
Вести текущий список сроков всех внешних фирм — регулярно обновлять список.
Регулярно смотрите и адекватно готовьтесь к приближающимся срокам.
Установить напоминания о сроках.
Работая с другими над делом, регулярно отправляйте всем напоминания о приближающихся сроках.
Обратите внимание на конкретные детали крайнего срока подачи, такие как лицо, которому будет отправлен окончательный проект, формат окончательной работы, средства доставки, срок и время, а также различия часовых поясов.

7. Работа с прерываниями

Перерывы — неизбежная часть рабочего дня. Слишком частые перерывы могут сказаться на вашей производительности и отнять драгоценное время, которое можно было бы направить на ваши приоритеты.

Типичные прерывания включают электронную почту, телефонные звонки, текстовые сообщения, уведомления приложений, мгновенные сообщения, просмотр веб-страниц, частые встречи, общение с коллегами, громкие разговоры коллег и постоянный трафик, особенно если ваш стол находится рядом с общими принтерами и копировальными аппаратами.

Когда вас прерывают, вы теряете импульс, и требуется время, чтобы вернуться к устойчивому рабочему темпу или ритму. Когда вы регулярно запускаете и останавливаете задачу из-за перерывов, это может вызвать разочарование и увеличить количество времени, необходимого для выполнения задачи.

Оцените, с какими перебоями вы часто сталкиваетесь. Выясните, существуют ли определенные закономерности, и придумайте решения, позволяющие максимально контролировать прерывания. Например, если это конкретный коллега, который всегда заходит в чат, или вас втягивают в собрания, которые не имеют отношения к делу.

Важно отметить, что не все прерывания — это плохо; вы можете получать или получать важную информацию, которая поможет вам в выполнении ваших приоритетов.И наоборот, вы могли бы спасти кого-то от серьезной ошибки, просто выслушав его просьбу и предложив быстрый ответ.

Вот несколько способов справиться с постоянными прерываниями:

Отключить уведомления для электронной почты, голосовой почты, приложений, мгновенных сообщений, текстовых сообщений и т. Д.
Если вас кто-то прервал, быстро выслушайте, в чем состоит запрос, чтобы определить срочность.
Если для обработки запроса потребуется время, попросите поговорить позже и фактически выполните.
Если вы можете быстро ответить на запрос, дайте ответ и вернитесь к своим приоритетам.
Сообщите своим коллегам, когда вы работаете в сжатые сроки, чтобы дать вам немного места.
Надеть наушники.
Поделитесь своим расписанием или календарем, чтобы держать других в курсе, когда вы заняты, чтобы помочь им определить лучшее время для разговора, когда вы доступны.
Проверяйте электронные и голосовые сообщения и отвечайте на них через определенные промежутки времени.
Если одобрено, работайте удаленно — используйте работу из дома для выполнения срочного или подробного проекта.
Работа в тихом месте в офисе.
Посещайте встречи, где вы можете повысить ценность.

8. Обращение за помощью на работе

Как бы мы ни хотели уверенно решать все наши задачи без сучка и задоринки, бывают моменты, когда это невозможно.

Время от времени требуется помощь в выполнении задач. Главное, о чем нужно помнить, — это не бояться просить о помощи, когда она нужна.

Лучше обратиться за помощью, чем пропустить важные сроки, которые могут повлиять на вашу производительность, репутацию и компанию.

Чтобы другим было легче помогать вам, регулярно инвестируйте в помощь своим коллегам. Это создает доброжелательность.

Всегда не забывайте искренне благодарить всех, кто вам помогает.

Вот советы по обращению за помощью на работе:

Укажите конкретную помощь, которая вам требуется.
Обратитесь за помощью вовремя, а не в последнюю минуту, когда срок почти истек.
Обращаясь за помощью, опишите, что вы уже сделали.
Укажите любые подходы, которые вы пробовали, но которые не помогли, чтобы сэкономить время и помешать другим использовать аналогичные методы или ошибки.
Будьте готовы ответить на уточняющие вопросы помощника.
Определите коллег, которые с наибольшей вероятностью предоставят необходимую помощь и знания.
Четко укажите, когда задача должна быть выполнена, чтобы все работали в один и тот же срок.
Если вы делегировали работу другим, проверяйте в определенные периоды, чтобы убедиться, что все идет хорошо.
Обращаясь за советом к другим, внимательно слушайте и делайте заметки, чтобы помнить, что делать в следующий раз, когда вы столкнетесь с аналогичной проблемой.
Если вы не можете принять решение, придумайте несколько вариантов и представьте их своему боссу, чтобы он помог вам выбрать лучший вариант.
Долгосрочная стратегия подразумевает работу с наставником, который поможет вам в вашей работе, и вы сможете извлечь выгоду из их многолетнего опыта.
Точно так же широко общайтесь внутри своей компании с коллегами из других отделов, чтобы познакомиться с ними, узнать, что они делают, и даже сотрудничать в межведомственных проектах.

9. Подготовка повестки дня для встреч

При отсутствии повестки дня встреча может легко отклониться в разных направлениях и тратить время участников.

При планировании встречи повестка дня помогает расставить приоритеты для обсуждения важных вопросов.

Повестка дня также действует как компас при проведении дискуссий, чтобы гарантировать эффективное использование времени встречи.

Постарайтесь разослать участникам собрания повестку дня и любые справочные материалы как минимум за несколько дней.

Принесите достаточное количество экземпляров повестки дня для распространения во время собрания.

Также поощряйте других составлять повестки дня для собраний, которые они созывают.

Когда вас просят о встрече, попросите повестку дня. Это также может помочь отсеять ненужные встречи, которые вам не нужно посещать.

Изучив повестку дня, вы можете определить ценность встречи и необходимость вашего участия или участия, тем самым помогая расставить приоритеты для вашего времени.

Типичная повестка дня собрания включает:

Название повестки дня.
Цель или задачи собрания.
Дата встречи.
Время встречи (время начала и окончания).
Место встречи или место проведения.
Список участников также может быть включен в качестве опции.
Пункты для обсуждения перечислены в порядке важности.
Вы также можете указать приблизительное время, отведенное для каждой встречи.
Дополнительным шагом является включение имени человека, который будет обсуждать или руководить конкретным пунктом повестки дня.
Если некоторые участники будут подключаться удаленно, повестка дня может включать информацию о телефонном подключении / конференц-вызове.

10. Обновление статуса / отчет о ходе работы

Важнейшие компоненты для хороших отношений с вашим начальником и другими заинтересованными сторонами включают регулярное общение и предоставление обновлений статуса.

Это обычно достигается посредством регулярных запланированных встреч с вашим руководителем, а также встреч с другими людьми.

Сообщение об обновлениях статуса может быть достигнуто с помощью различных режимов, таких как обновление по электронной почте, телефонный разговор, текстовое сообщение, мгновенное сообщение, еженедельные отчеты об обновлении статуса, сводный отчет о ходе выполнения, подробный отчет о ходе работы, утреннее совещание в чате, презентация, посещение объекта и др.

Старайтесь регулярно предоставлять заинтересованным сторонам информацию о ходе выполнения задач, над которыми вы работаете, выполненных задачах, предстоящих приоритетах, проблемах, решениях, обратной связи и реагировать на любые возникшие вопросы, чтобы гарантировать, что все стороны находятся на одной странице в отношении ожиданий.

Частое обновление информации о других, особенно о вашем непосредственном начальнике, помогает привлечь внимание к вашей работе и усилиям и хорошо подготовить вас к стабильной работе в течение периода оценки эффективности.

Кроме того, обновления статуса дают вашему руководителю спокойствие, потому что он регулярно знает, как идут дела.

11. Как поддерживать приоритеты своего босса

Как вы можете помочь своему руководителю добиться успеха в своей роли?

Как правило, с некоторыми боссами работать намного проще, чем с другими.

В значительной степени успех работы и личное удовлетворение от работы зависят от того, какие отношения у вас есть с вашим непосредственным руководителем.

Ваш начальник может помочь вам расти в вашей работе и продвигаться в компании.

Хорошие рабочие отношения с начальником могут мотивировать вас с нетерпением ждать выхода на работу каждый день.

Один из способов подпитать и укрепить ваши профессиональные рабочие отношения со своим руководителем — это изучить их приоритеты и помочь им управлять своими приоритетами.

Вот несколько способов поддержать приоритеты вашего начальника:

Обсуждение и поиск согласования между вашими приоритетами и приоритетами вашего начальника — проведение регулярных встреч для согласования.
Предвидеть потребности вашего начальника.
Помогаем им быть более организованными.
Изучите краткосрочное и долгосрочное видение вашего руководителя своей роли, команды, отдела и т. Д.
Понимание того, как ваш руководитель определяет и измеряет успех на работе.
Изучите предпочтительный метод и частоту общения вашего начальника.
Предлагаем альтернативные решения проблем.
Волонтерство, чтобы помочь в задачах, которых избегают другие.
Уважая время вашего начальника.
Держите вашего начальника в курсе событий.
Задавать хорошие вопросы.
Открытость для предложений и отзывов.
Соблюдение сроков.
Позвольте им услышать от вас о ваших ошибках и предлагаемых решениях, прежде чем услышать об этом от других.
Проявить инициативу и приложить все усилия.
Представление вашего босса на встречах и мероприятиях.
Повышение ваших навыков и знаний посредством тренингов.
Развитие глубоких знаний о компании.
Отчет по ключевым вопросам обсуждения важных встреч, в которых вы участвовали.
Обращает внимание на детали и хорошо справляется с небольшими задачами.
В хороших отношениях с другими.
Сохранять хорошее отношение.
Помощь и сотрудничество с членами команды.
Помощь в планировании и выполнении приоритетов отдела.
Поддержка босса вашего босса.
Обучение и наставничество новых сотрудников и стажеров.
Помогаем другим расставить приоритеты.

12. Управление долгосрочными приоритетами

В списке дел могут быть как краткосрочные, так и долгосрочные приоритеты. У краткосрочных приоритетов есть небольшое окно до того, как они должны быть выполнены или должны быть выполнены, от нескольких минут до нескольких часов, до дня, нескольких дней, недели, месяца, квартала до одного года.

Долгосрочные приоритеты имеют более длительные временные рамки, например, более одного года для завершения.

Примеры долгосрочных приоритетов включают написание двухгодичного отчета по проекту, планирование семинара, конференции или мероприятия, составление годового бюджета и внедрение новой системы.

Подумайте, когда будет завершен приоритет и как должен выглядеть конечный продукт, а затем работайте в обратном направлении. Ниже приведены несколько рекомендаций по управлению долгосрочными приоритетами:

Ясно перечислите, чего вы хотите достичь.
Как будет измеряться успех?
Определить дату завершения приоритета.
Узнайте, какие ресурсы необходимы для выполнения упражнения.
Определите небольшие вехи, которые вы можете выполнить на своем пути, чтобы приблизить вас к достижению конечной цели.
Оцените, сколько времени займет каждый шаг или этап.
Кто еще будет задействован в выполнении приоритета?
С какими проблемами вы, вероятно, столкнетесь?
Как можно преодолеть трудности?
Будьте готовы внести коррективы в свою исходную стратегию по мере необходимости — проявляйте гибкость при изменении методов, если они не работают, как предполагалось, и продолжайте улучшать свою тактику.
Приступайте к работе как можно скорее и набирайте обороты.
Отслеживайте свой прогресс на регулярных этапах.
Дайте себе буфер или подушку в конце, постарайтесь завершить работу немного раньше, чтобы дать время для обзоров или исправлений.

13. Изучение советов по приоритизации других людей

У разных людей разные способы управления приоритетами. Некоторые люди могут выполнить больше работы за день, чем другие.

Хорошая идея — поговорить с коллегами, особенно с высокоэффективными работниками, чтобы узнать советы и приемы, которые они используют, чтобы держать свой список дел под контролем и добиваться большего результата.

Вопросы, которые можно задать, могут включать следующее:

Какую систему вы используете для определения приоритетов в своей работе?
Какие приложения вы используете, чтобы не отставать от своих задач или работать более продуктивно?
С какими типичными проблемами вы сталкиваетесь при соблюдении сроков?
Что вы делаете, если дедлайн внезапно сокращается?
Как вам удается оставаться сосредоточенным весь день?
Какие лучшие практики вы рекомендуете для управления приоритетами?
Как вы справляетесь с перебоями и отвлечением?
Каков твой распорядок дня?
Чем вы можете посоветовать, чтобы оставаться продуктивным в течение всего дня?
Как вы справляетесь с перегрузкой электронной почты?

14. Обработка повторяющихся процессов и проектов

По мере того, как вы снова и снова работаете над определенной задачей, действием, процессом или проектом, могут появиться возможности или области для внесения улучшений и повышения эффективности.

Один из вопросов, который следует задать, — как сократить процесс или цикл проекта без ущерба для результатов?

Оптимизация процессов может помочь эффективно использовать ваше время и ресурсы для достижения той же цели.

Первым шагом в обработке повторяющихся или рутинных процессов является определение всех шагов, необходимых для выполнения действия.Это можно зафиксировать с помощью стандартных рабочих процедур вместе с контрольными списками.

Затем поищите области, в которых необходимо исключить или объединить шаги, где это возможно и с надлежащими авторизациями, без ущерба для конечного результата.

Экономия времени также может быть достигнута за счет подготовки шаблонов, таких как шаблоны еженедельных отчетов, шаблоны отчетов о проделанной работе, шаблон списка дел, шаблон бюджета, шаблон стандартной рабочей процедуры и т. Д.

Кроме того, подготовка стандартных ответов на часто задаваемые вопросы или подготовка списка часто задаваемых вопросов и ответов помогает сэкономить время в долгосрочной перспективе.

Внедрите контрольные точки контроля качества, такие как стартовые встречи в начале крупных проектов, чтобы объяснить требования, сроки и отчеты, необходимые для обеспечения того, чтобы все были на одной странице, прежде чем продолжить.

В конце процесса проведите вскрытие или извлеченные уроки, когда проект будет завершен, чтобы изучить, как улучшить следующий проект.

Области для улучшения могут включать улучшение коммуникации, чтобы гарантировать, что все будут на одной странице относительно ожиданий, частоты встреч команды и работы над улучшением оборачиваемости или времени отклика.

Другие области, требующие улучшения, включают в себя обучение более совершенным методам и использование программного обеспечения для улучшения и автоматизации процессов.

15. Управление перфекционизмом и прокрастинацией

С одной стороны, управление перфекционизмом заключается в том, чтобы знать, когда нажать на тормоз, когда вы достигли пункта назначения, вместо того, чтобы продолжать движение.

С другой стороны, управление прокрастинацией влечет за собой принуждение себя нажимать на педаль газа, чтобы достичь желаемой конечной точки.

15.1 Управление перфекционизмом

Перфекционизм — это стремление, желание и практика делать что-то все лучше и лучше. Это может проявляться в чрезвычайно высоких личных стандартах качества, например, никогда не допускать ошибок или неудач.

Стремление к перфекционизму может увеличить количество времени, потраченного на деятельность в поисках совершенства, в ущерб потере времени на выполнение других конкурирующих приоритетов.

Точно так же стремление к перфекционизму может замедлить вас и привести к нерешительности и тратить слишком много времени на простую задачу, не зная или не имея возможности перестать работать над чем-то, и так увлекаться шлифовкой деталей и чрезмерной обработкой.

Шаги по управлению перфекционизмом включают в себя гибкость, изучение приемлемых норм и стандартов для завершенной работы и использование этого в качестве руководства, к которому нужно стремиться, приложить максимум усилий для выполнения задачи, а затем отпустить ее, отгрузить задачу, когда она будет готова, соответствует приемлемому стандарту и достаточно хорош, тогда переходите к следующей задаче.

На противоположном конце континуума перфекционизм может аналогичным образом препятствовать соблюдению сроков, когда кто-то считает, что для выполнения действия в соответствии с желаемыми стандартами потребуется слишком много времени и усилий, и они просто откладывают выполнение работы или даже избегают ее, пока не появится нет другого выбора, кроме как сделать это, и, как правило, по прошествии большого количества времени, вызывая неистовую спешку завершить его.

15.2 Управление прокрастинацией

Промедление может привести к тому, что список дел будет содержать определенный набор задач, которые всегда присутствуют и продолжают переходить от одного списка дел к другому, постоянно отягощая вас от осознания того, что у вас так много незавершенной работы, которая должна быть взялся в какой-то момент.

Прокрастинация может проявляться в привычке постоянно откладывать дела, которые вам не нравятся, и делать что-то в последнюю минуту — когда вы боитесь начать или недостаточно мотивированы и просто избегаете задач, пока у вас не останется другого выбора, кроме как выполнить их, потому что задачи не исчезнут сами по себе.

Как упоминалось ранее, промедление также может быть вызвано перфекционизмом, когда вы откладываете работу, потому что потребуется слишком много времени, чтобы выполнить ее в соответствии с вашими желаемыми стандартами.

Избавьтесь от страданий, вызванных прокрастинацией, проведя инвентаризацию задач, которые вы регулярно избегаете, проанализируйте, почему вам не нравится их выполнять, разбейте их на более мелкие части и заставьте себя атаковать каждую часть в течение определенного периода времени и удерживать повторяя этот процесс, пока не будет завершено большое действие.

Набирайте обороты, выполняя одну небольшую задачу за другой, вы можете потерпеть неудачу несколько раз, однако со временем вы сможете войти в устойчивый ритм.

При выполнении задач, которые мы откладывали, возникает чувство облегчения. Пусть это чувство удовлетворения подтолкнет вас к выполнению всех незавершенных задач из вашего списка приоритетов.

16. Что делать, когда вы отдаете предпочтение другим

Часть ролей руководителя, менеджера или руководителя группы заключается в планировании и расстановке приоритетов в работе для других для достижения целей подразделения или организации.

Ниже приведены несколько шагов, которые необходимо выполнить при установке приоритетов групп:

В максимально возможной степени привлекайте свою команду с самого начала к разработке сроков и сроков.
Получите идеи от членов команды и узнайте, что у них на тарелках / текущие рабочие нагрузки.
Сообщите команде о важности соблюдения сроков и о том, как они влияют или поддерживают отдел или компанию.
Подготовьте и сообщите приоритеты и сроки.
Справедливо распределяйте задачи.
Убедитесь, что все понимают задачи, сроки и крайние сроки.
Будьте доступны для любых вопросов и отзывов; поощряйте членов команды задавать вопросы в случае сомнений.
Регулярно проверяйте прогресс.
Регулярно напоминайте команде об общей картине, общих целях и почему важно их достигать.
Признать усилия, искренне хвалить и благодарить членов команды за достижение вех.
В случае несоблюдения согласованных сроков выяснить, почему не соблюдались процессы.
Выполните корректирующие действия и процессы, чтобы предотвратить повторение прошлых ошибок.

17. Действия при изменении сроков и приоритетов

Когда сроки и приоритеты меняются в любой момент, это может привести к нарушению ваших хорошо продуманных планов. Это может увеличить вашу рабочую нагрузку и усилить необходимость выполнять работу в сжатые сроки.

Гибкость и адаптируемость имеют решающее значение при навигации по сценариям, в которых перемещаются целевые стойки. Стремитесь переключать передачи как можно более плавно, несмотря на ограниченное время, необходимое для регулировки.

Когда сроки сокращаются, просто остается меньше времени на завершение работы и нужно прилагать больше усилий.

Когда меняются приоритеты, нужно перестать сосредотачиваться на том, что они делают, или отложить это в сторону и сосредоточиться на другой задаче.

Сроки и приоритеты могут сдвигаться или меняться из-за многих факторов, таких как запрос клиента, ваш менеджер или руководители высшего уровня, запрашивающие, чтобы работа была отправлена раньше, чем запланировано, объем работ может увеличиваться или уменьшаться, проект может быть отменен или другие деятельность или проекты могут стать более популярными.

При изменении сроков и приоритетов,

Сохраняйте спокойствие, сохраняйте спокойствие.
Получите хорошее понимание требований и желаемых результатов для новых приоритетов.
Вместе со своим менеджером расставьте приоритеты для нового проекта или сроков и измените приоритеты для существующей работы.
Если возможно, договоритесь о продлении существующих сроков, чтобы учесть чрезвычайные приоритеты.
Определите лучший способ выполнить новые задачи как можно быстрее и эффективнее.
Прервите работу и немедленно приступайте к работе.
При необходимости обратитесь за помощью в сжатые сроки, включая делегирование полномочий другим лицам.
По возможности вежливо постарайтесь понять необходимость изменения сроков или приоритетов.
Тесно сотрудничать с другими членами команды, которые имеют решающее значение для соблюдения новых сроков.
Понаблюдайте, как другие коллеги справляются с внезапными изменениями, и изучите их передовой опыт.

18.Почему пропускаются дедлайны

Есть много причин, по которым сроки не соблюдаются. Регулярное несоблюдение критических сроков может иметь негативные последствия и сказаться на сотруднике, команде, начальнике и даже компании.

Несоблюдение сроков может иметь эффект цепной реакции: если вы пропустите крайний срок для одного действия, это может задержать выполнение других задач.

Точно так же невыполнение крайнего срока для командного действия может задержать других, которые ждут вашего участия, для выполнения своих задач.

Некоторые причины пропуска сроков включают следующее:

Плохие навыки тайм-менеджмента.
Отсутствие планирования и организации.
Страх неудачи и страх не уложиться в срок.
Откладывать, постоянно откладывать работу, которую необходимо выполнить.
Отвлекаюсь.
Поздно приступаю к работе и спешу ее закончить.
Работа связана с бюрократизмом, например в ожидании рассмотрения и утверждения.
Ожидание ввода от других.
Конкурирующие приоритеты.
Недооценка количества времени, необходимого для выполнения действия.
Непредвиденные обстоятельства.
Непонимание требований задачи или того, как выполнять работу.
Неадекватная информация для выполнения задач.
Неясные правила.
Несерьезно к сроку.
Нереальные сроки.
Работа выполнена неправильно, ее необходимо переделать.
Выгорание и истощение.
Чрезмерное усердие и перенапряжение.
Объем работ увеличивается.
Нехватка ресурсов, включая сокращение бюджета.
Работа с просроченными работами.

19. Преимущества соблюдения сроков

Крайний срок фокусирует действие как лазер. Это помогает эффективно управлять временем. Когда вы доставляете работу вовремя, это увеличивает вашу мотивацию уложиться в еще более сжатые сроки.

Типичные преимущества соблюдения сроков включают:

Чувство выполненного долга и личное удовлетворение после соблюдения срока.
Своевременное завершение работы дает возможность проводить контроль качества, анализировать и исправлять любые ошибки. Это создает возможности для совершенствования и внесения вклада вами и другими.
Повышает производительность и производительность, вы выполняете больше работы.
Делает вас надежным. Повышает ваш личный авторитет и репутацию и делает вас надежным сотрудником.
Крайние сроки указывают конкретную дату окончания действия, вехи, цели или проекта.
Сроки повышают концентрацию внимания.Они задают направление и держат вас на курсе.
Помогает уменьшить или устранить отвлекающие факторы.
Укрепляет командную работу и подотчетность, когда члены вашей команды знают, что они могут положиться на вас в вашей работе.
Соблюдение сроков может помочь в сбережении и экономии ресурсов, например, в рамках бюджета и во избежание перерасхода средств из-за дополнительного рабочего времени.
Делает счастливыми внутренние и внешние заинтересованные стороны, включая руководителей, членов команды, клиентов, поставщиков и продавцов.

20. Что делать, если вы пропустите дедлайн

Несмотря на наши лучшие намерения уложиться в сроки, бывают моменты, когда мы их не выполняем. Иногда это наша вина, а иногда это может быть связано с внешними ситуациями или даже с неизбежными обстоятельствами.

Это неприятная мысль, когда мы видим приближение крайнего срока, но не можем его уложиться.

Наихудший сценарий — полное упущение сроков.

Что делать, если они не уложились в срок? Вот несколько шагов, которые вы можете предпринять в подобной ситуации, чтобы вернуться на правильный путь:

Приносим извинения за несоблюдение сроков.
Заблаговременно предупреждать о возможных задержках.
Предложите план смягчения последствий того, как вы будете выполнять требуемую задачу.
Представьте или доставьте уже выполненную часть работы.
Запрос на продление срока.
Убедитесь, что вы соблюдаете продленный срок.
Если вы изначально забыли срок, признайте ошибку, попросите прощения и предложите решение.
Сделайте все возможное, чтобы выполнить работу как можно быстрее и точнее.
При необходимости попросите помощи в соблюдении сроков.
Используйте усвоенный урок как возможность учиться в будущем, чтобы избежать повторения ошибок.

Пожалуйста, оставьте отзыв о ThriveYard

Считаете ли вы, что ресурсы ThriveYard по вопросам карьеры полезны? Мы хотели бы услышать от вас. Проверка займет всего пару минут.

Что вам понравилось в статье / ресурсе карьеры?
Как это вам поможет? или
Как вам это помогло? или как это помогло другим?
Или оставьте любой другой отзыв / комментарий.

Пожалуйста, отправьте свой отзыв, нажав на ссылку ниже:

 Оставьте свой отзыв о ThriveYard здесь ... Большое вам спасибо

Дополнительные ресурсы о том, как расставить приоритеты в работе и уложиться в сроки

10 способов… Расставить приоритеты для рабочей нагрузки
Как расставлять приоритеты в задачах и выполнять только ту работу, которая имеет значение
12 советов по управлению временем
7 советов, как эффективно расставлять приоритеты задач
Как расставить приоритеты в работе, когда все в порядке # 1
Как расставить приоритеты в задачах и работе на рабочем месте, спланировать свою работу и уложиться в сроки
12 простых стратегий для соблюдения сроков
Как безжалостно расставить приоритеты в списке задач, чтобы выполнить больше
Как расставить приоритеты для нескольких проектов
14 основных советов по соблюдению сроков
8 способов эффективно расставить приоритеты в вашем списке дел

Приоритизация задач проекта — 6-этапный процесс, чтобы вас не перегружали

Введение

В прошлом году мой друг подарил мне книгу Тима Ферриса «4-часовая рабочая неделя». Я твердо верю в упорный труд. Так что само название меня обидело. Но, в конце концов, я добрался до чтения. Когда я закончил, у меня осталась мысль: «Почему я не прочитал это раньше?» Книга разрушила многие мои иллюзии относительно времени. Но главный вывод заключался в том, что недостаток времени — это недостаток приоритетов.

Сначала я спросил: «Правда? Этого не может быть! Но, продолжая читать, я понял, что занятость не означает, что вы эффективны. Это заставило меня задуматься о законе Паркинсона, который гласит: «Работа расширяется, чтобы заполнить время».

Вы заняты весь день и по-прежнему боретесь или торопитесь завершить дела? Вам сложно уложиться в сроки? У вас много работы, и вы не знаете, с чего начать? Вы хотите, чтобы в сутках было больше часов? Если вы отвечаете «да» на все эти вопросы, то, возможно, вам нужно поработать над «установлением приоритетов». В частности, для менеджера проекта способность определять приоритеты, а также работать с конкурирующими приоритетами считается важным навыком.

Что в приоритете?

Задача, которая считается более важной, чем другие, является приоритетной.Приоритезация — это организация задач по важности по отношению друг к другу. Например, соблюдение крайнего срока для проекта является приоритетом по сравнению с ответом на письмо от друга.

Менеджер проекта ежедневно имеет дело с конкурирующими приоритетами. Существует множество программных инструментов, которые помогут вам определить приоритеты. Но, по сути, именно усмотрение менеджера определяет, что является приоритетом, а что нет.

Почему важно расставлять приоритеты задач?

Менеджер проекта должен иметь дело с длинным списком дел.Итак, знание того, как расставить приоритеты задач, может помочь вам определить, на что вы хотите потратить свое время. Кроме того, это дает вам ясность в отношении того, какую задачу следует поручить члену команды, тем самым освобождая ваше время для выполнения более важной работы. Кроме того, довольно часто встречаются вопросы на собеседовании по определению приоритетов рабочей нагрузки, и если вы сможете ответить на эти вопросы, вы сможете получить работу своей мечты.

Ниже приведены несколько советов по приоритизации задач, которые помогут вам расставить приоритеты для рабочей нагрузки и уложиться в сроки.

Шаги по установке приоритетов проекта:

Составьте список задач и обязанностей
Запишите все, что вам нужно сделать за день.На этом этапе не беспокойтесь о порядке и количестве записываемых задач.
Оцените важность каждой задачи
Следующим шагом будет ранжирование задач с точки зрения ценности, которую они добавляют к проекту. Вы также можете определить приоритеты в зависимости от количества затронутых людей. Ответ на вопрос о последствиях того или иного проекта также может помочь в ранжировании задачи. Двигаясь вперед, мы обсудим некоторые важные методы определения приоритетов, которые могут помочь вам на этом этапе.
Научитесь лучше управлять временем
Один из важных аспектов расстановки приоритетов также включает в себя то, сколько времени вы хотите посвятить ответственности. Люди либо тратят слишком мало времени на задачу, либо слишком много времени. В обоих случаях это сказывается на производительности. Убедитесь, что вы уделяете проекту только оптимальное время.
Сделайте это
Какая польза от списка приоритетов, если вы не можете его придерживаться? Для многих из нас проблема заключается не в том, чтобы составить список и расставить приоритеты, а в том, чтобы оставаться верным ему.Так что не позволяйте себе перегружать себя задачами, которые накапливаются в течение дня, если они не важны. Не реагируйте на все, что встречается на вашем пути.
Будьте готовы к изменениям и адаптации
В то же время будьте открыты для изменения приоритетов. В идеале вам следует просто делать то, что вы запланировали в течение дня. Но как руководитель проекта вы постоянно сталкиваетесь с новыми задачами и обязанностями. Решите, какие из них вы хотите добавить в свой список, исходя из срочности и важности.
Знайте, когда сказать НЕТ
Это, вероятно, самый важный шаг во всем процессе. Как упоминалось ранее, речь идет не только о том, какие задачи вы выполняете, но и о том, какие задачи вы решите не выполнять. Поскольку время — ограниченный ресурс, есть задачи, которые вы не сможете выполнить. В таких случаях не позволяйте синдрому перфекциониста помешать вам исключить эти задачи из списка. Кроме того, научитесь делегировать членам своей команды те задачи, с которыми они могут легко справиться.

Чтобы помочь вам на втором этапе оценки важности каждой задачи, ниже приведены некоторые инструменты или методы приоритизации работы, которые вы можете использовать для решения конкурирующих приоритетов:

1. Матрица Эйзенхауэра

Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, известен своей невероятной продуктивностью. Следовательно, его методы управления временем пропагандируются многими людьми.

Матрица Эйзенхауэра — одна из его самых популярных стратегий повышения производительности.Стивен Кови в своей книге «7 привычек высокоэффективных людей» популяризировал этот принцип. Это простой инструмент для управления временем, который поможет вам расставить приоритеты. Как оно это делает? Заставив вас разделить действия на четыре категории в зависимости от срочности и важности.

Q1: Срочно и важно
Q2: Важно, но не срочно
Q3: Срочно, но не важно
Q4: Ни срочно, ни важно

Срочно Вс.Важно

«То, что важно, редко бывает срочным, а то, что срочно, редко важно».
— Дуайт Эйзенхауэр

Срочная работа — это работа, которая заставляет вас реагировать. В эту категорию попадают такие задачи, как ответы на звонки и электронные письма. С другой стороны, важные задачи — это те, которые помогают вам достичь ваших долгосрочных целей. Проблема, с которой сталкивается большинство из нас, заключается в том, что мы уделяем больше внимания неотложным задачам, чем важным. Современное общение, которое постоянно бомбардирует нас информацией, усугубляет это мышление.

Как расставить приоритеты задач в соответствии с Матрицей Эйзенхауэра?

Задачи Q1 (срочные и важные) критичны и стоят выше всех остальных задач. Примеры включают ответ на почту клиента и информирование команды об изменениях в проекте и т. Д. По очевидным причинам эти задачи должны быть выполнены как можно скорее. Несоблюдение их приведет к негативным последствиям.

Q2 задачи (важные, но не срочные) — те, на которые вы должны потратить максимум времени. Поскольку эти задачи не являются срочными, большинство из нас склонны пренебрегать ими.Но если вы хотите стать эффективным менеджером проекта, убедитесь, что вы уделяете этим задачам необходимое время, поскольку они определяют ваш долгосрочный карьерный рост.

Q3 задачи (срочные, но не важные) обманчивы. Они заставляют вас чувствовать себя обязанным сделать их в срочном порядке. На самом деле эти задачи отвлекают вас и снижают вашу продуктивность. Следовательно, эти задачи следует делегировать. С другой стороны,

Задачи четвертого квартала (ни срочные, ни важные) следует полностью исключить.

Всего матрица Эйзенхауэра позволяет ответить на 2 вопроса.Какая задача приоритетная? И какие задачи можно вообще устранить?

2. Метод Брайана Трейси

«Если ваша работа — съесть лягушку, лучше всего это сделать с утра». «А если ваша работа — съесть двух лягушек, лучше сначала съесть самую большую.
— Марк Твен

Вышеупомянутая цитата суммирует то, что Брайан Трейси защищает для определения приоритетов задач. Если вы съедите живую лягушку утром первым делом, не может быть ничего хуже, чем все, с чем вам придется столкнуться в течение оставшейся части дня. Заменяя лягушек заданиями, Трейси говорит, что сначала нужно выполнить самое сложное. Как только вы его закончите, все остальные задачи станут легкими.

В отличие от матрицы Эйзенхауэра, этот метод фокусируется на том, как вы относитесь к определенной задаче. Соответственно, задачи делятся на четыре категории.

A. То, что вы не хотите и не должны делать.

B. То, что вы не хотите делать, но на самом деле должны делать.

C. То, что вы хотите и действительно должны сделать.

D. То, что вы хотите делать, но на самом деле этого делать не нужно.

В большинстве случаев вы с трудом справляетесь с выполнением задачи не потому, что не понимаете ее важности, а потому, что испытываете к ней негативные чувства. Вот когда вы начинаете откладывать на потом. Но как только вы осознаете этот факт, вы можете начать расставлять приоритеты в тех задачах, которые важны, но которые вы не хотите выполнять.

3. Метод ABCDE

Допустим, у вас есть список конкурирующих приоритетов? Как тогда вы управляете своей работой? Метод ABCDE дает ответ. Это еще один метод определения приоритетов Брайана Трейси.

Задачи в этой методике разделены следующим образом.

«А» Задачи имеют серьезные последствия

Задачи «Б» имеют незначительные последствия

«C» Задачи, которые можно выполнять без последствий

«D» Задачи должны быть делегированы

«E» Задачи следует исключить

Все задачи категории «А» должны иметь приоритет над другими. Задачи в «A» должны быть затем ранжированы как A1, A2, A3 и т. Д.Этот список подразумевает, что A1 является более приоритетной задачей, чем A2. Когда каждая задача кажется срочной и важной, это может стать мощным инструментом для организации задач на работе.

4. Метод пузырьковой сортировки

«Пузырьковая сортировка» — это алгоритм, который сравнивает требования и меняет их местами, если они расположены в неправильном порядке. То же самое можно сделать и с задачами.

Допустим, у вас есть 3 задачи: A, B и C. Возьмите A и B и сравните их. Если A имеет более высокий приоритет над B, оставьте A.Затем сравните A с C. Если C важнее A, оставьте C. Это означает, что C имеет наивысший приоритет среди данных 3 задач. Порядок приоритета — C, A и B.

Этот метод особенно полезен, когда вам нужно выполнить одну чрезвычайно важную задачу. Другое преимущество состоит в том, что каждая задача будет ранжироваться по приоритету. Однако, когда у вас есть длинный список задач, сортировка всех задач с помощью этого метода может занять много времени.

5.Метод MoSCoW

Это еще один популярный метод приоритизации, используемый в управлении проектами. Он делит задачи на 4 группы:

A. Обязательно: задача, которая, если ее не выполнить вовремя, может привести к сбою всего проекта, становится обязательной задачей.

B. Должен был: хотя задачи «должны были» важны, они не критичны. Эти задачи можно отложить на будущее.

C. Может иметь: эти задачи должны быть выполнены, но не обязательно вами. Следовательно, делегируйте такие задачи, чтобы максимально использовать свое время.

D. Не было бы: Задачи, отнимающие много времени и не имеющие особой ценности, следует полностью исключить.

Вышеупомянутое разделение позволяет определять важные и второстепенные задачи. Это, в свою очередь, позволяет вам определить приоритеты и сосредоточиться на них.

6. Принцип Парето

Это также известно как «Правило 80/20» или «Закон немногих важных». В нем говорится, что 80% успеха проекта определяется 20% задач.

Используя эти знания, вы можете анализировать и сортировать задачи на 20% важные категории и другие 80% неважные категории. Сосредоточьте свою энергию и время на выполнении задач категории 20%. Остальные задачи можно либо делегировать, либо полностью исключить.

7. Дзен-привычки

Все вышеперечисленные методы кажутся сложными? Тогда давайте взглянем на действительно простую технику приоритезации.

В книге «Дзен, которую нужно сделать» Лео Бабута предлагает вам просматривать свой список задач в начале каждого дня.Затем запишите 1–3 наиболее важных задачи (MIT), которые вы хотели бы выполнить в этот день. И продолжайте их завершать.

Самая лучшая часть этой привычки дзен — это то, что она помогает ставить реалистичные цели. Проблема, с которой сталкивается большинство из нас, — сделать все приоритетом и не выполнить ни одной задачи за день. Хотя 3 задачи в день кажутся небольшими, в течение определенного периода времени вы получаете совокупный эффект ежедневного выполнения действительно важных и добавляющих ценность задач.

Итак, какой из вышеперечисленных методов следует использовать для определения приоритетов проектов? Что ж, это зависит от проекта и количества времени, которое у вас есть.Использование комбинации этих методов на основе проекта может значительно улучшить ваши навыки управления временем.

Заключение

Распространенная проблема, с которой сталкиваются многие руководители проектов, заключается в том, что им не хватает количества дел, которые им нужно сделать. Каждая задача кажется важной и достаточно срочной, чтобы вы могли на нее отреагировать. Но ваш успех в качестве менеджера проекта зависит от того, какие задачи вы решите выполнять, а какие упустите. Если вы хотите работать продуктивно, составьте список задач и расставьте приоритеты в зависимости от их ценности для проекта.В то же время искусство говорить «нет» и делегировать полномочия — важный навык, который вам необходимо развивать. В конце концов, цель — убедиться, что вы тратите свое время только на те задачи, которые имеют значение.

Зарегистрируйтесь сейчас и станьте успешным менеджером проекта!

Как определять, расставлять приоритеты и решать

Постоянная приоритезация быстрых и простых решений может помочь нам уложиться в сроки выпуска в краткосрочной перспективе, но со временем неоднократный выбор ярлыков оставит у нас все больше проблем с опытом, которые негативно влияют на наших пользователей.Эти проблемы известны как UX-долг, и, если их слишком долго не решать, они приводят к дорогостоящим и трудоемким проблемам, которые нужно исправить позже. Agile-команды особенно подвержены UX-долгам из-за повышенного давления с целью регулярного выпуска новых функций и функций. Тем не менее, задолженность UX может накапливаться в любом проекте, независимо от используемой методологии разработки , и слишком большая ее часть приведет к потере доверия, трафика и доходов. В этой статье мы определяем UX-долг и показываем, как его можно идентифицировать; мы также обсуждаем методы определения приоритетности проблем UX-долгов и их решения.Хотя эти методы созданы для сред Agile, их можно легко адаптировать к другим процессам разработки.

Что такое долг UX?

UX аналогичен своему техническому аналогу, известному как технический (или технический) долг . Первоначально разработанный Уордом Каннингемом в 1992 году, технический долг относится к дополнительным затратам времени и усилий, которые возникают в результате запуска более быстрых или простых технических решений, а не использования лучшего подхода. Это означает, что цена необходимости возвращаться и исправлять проблемы после запуска всегда выше, чем запуск идеальных решений в первую очередь (т.е., долг погашается ростовщическими процентами). Как и технический долг, UX-долг часто возникает, когда дизайнеры и исследователи работают в сжатые сроки или непрактичные ограничения проекта. Прочие факторы, влияющие на долг UX, включают:

Пропуск пользовательского тестирования
Без учета стандартов бренда и руководств по стилю
Дизайн комитетом
Неправильная интерпретация видения продукта
Приобретение или слияние с другими продуктами
Плохая связь или документация
Недостаточное тестирование качества
Устаревший код или отложенный рефакторинг

Почему исправить проблему UX позже, чем до запуска, дороже? По многим причинам.Во-первых, перепроектирование и перекодирование требует много ресурсов: команда должна заново ознакомиться с нюансами и деталями уже запущенных функций, потратить время на их отладку, а затем, возможно, модифицировать другие части программного обеспечения. С точки зрения чистой инженерии программного обеспечения, правильно написать пользовательский интерфейс с первого раза намного проще для разработчиков, чем менять поставляемый код. Но есть также причины с точки зрения пользовательского опыта для дополнительных затрат на UX-долг:

Запуск неоптимального дизайна влияет на долгосрочную долю рынка, потому что многие клиенты дадут вам одну попытку, а затем сдадутся, когда дизайн окажется слишком сложным или не удовлетворяет их потребности.Даже если вы исправите их жалобу позже, пользователи не узнают об этом, потому что они не будут пересматривать ваш сайт или продукт после того, как испытали неприятный опыт.
Пользователи привыкнут к плохому дизайну. Затем, когда вы измените дизайн, люди будут вынуждены изменить свои привычки и возненавидеть вас за это.
Изменение дизайна взад и вперед для любого конкретного компонента общего UX ухудшит ощущение согласованности и согласованности.
Ваши неудачи будут жить вечно в Интернете.Поскольку обучение носит социальный характер, пользователи в течение многих лет будут «информироваться» о ваших ошибках из блогов, форумов, видеоканалов и других источников, обсуждающих старую версию. Эта устаревшая информация будет не только вредной, а не полезной для ваших пользователей, она также отпугнет новых потенциальных клиентов, которые столкнутся с описанием плохого дизайна и любыми неудобными обходными путями, которые люди обнаружили и опубликовали.

Любой UX-долг повлечет за собой некоторые из этих затрат. Но чем дольше долг UX остается неоплаченным, тем больше будут расти эти затраты (подумайте о «сложных процентах» в качестве аналогии).

Пример UX-долга можно увидеть на веб-сайте FedEx в виде карусели, которая появляется на странице продукта для печатных плакатов. Первоначально карусель отображает четыре связанных продукта; однако при нажатии на стрелку вправо для просмотра дополнительных сопутствующих товаров отображается только один дополнительный элемент. Вместо того, чтобы заполнять область содержимого большим количеством изображений и ссылок на связанные продукты, карусель показывает пустое пространство. Пользователь, ищущий приглашения или аналогичные печатные материалы, может расстроиться из-за отсутствия соответствующих продуктов в этой карусели.FedEx следует добавить в карусель больше сопутствующих продуктов или обновить функциональность, чтобы можно было разместить различное количество контента. Со временем команды легко забывают об этих, казалось бы, мелких проблемах, и вероятность того, что они вернутся, чтобы их исправить, уменьшается, когда возникает необходимость перейти к другим приоритетам. Однако эти проблемы действительно влияют на пользователей, и их следует решать, чтобы сохранить целостность веб-сайта.

Чтобы разрешить этот пример UX-задолженности, FedEx следует добавить больше связанных продуктов или обновить функциональность карусели, чтобы приспособить различное количество контента.

Хотя слово долг пугает большинство людей, метафора не подразумевает, что долга UX следует избегать любой ценой. Особенно при работе в Agile будут случаи, когда скорость вывода на рынок и необходимость соблюдения сроков выпуска потребуют альтернатив, позволяющих сэкономить время. Хотя определенные типы UX-долга (например, проблемы с интеграцией, несоответствия и проблемы с сохранением простой концептуальной модели, которая объясняет и объединяет весь пользовательский опыт) более вероятны в Agile, любые решения, которые намеренно приведут к UX-долгу, должны приниматься осторожно. и все вместе. Подумайте, стоит ли более быстрый выход на рынок риска негативного влияния на восприятие пользователей и высоких затрат на последующее исправление проблем. В случае положительного ответа возникший в результате UX-долг следует отслеживать, управлять и постепенно возвращать с течением времени, чтобы пользователи не заметили его и полностью покинули веб-сайт или приложение.

Определение долга UX

UX-долг включает в себя любые текущие проблемы, возникающие из-за запуска быстрого, простого или небрежного решения, которое негативно влияет на пользователей.Независимо от того, вводится ли он намеренно или случайно, важно искать UX-долг в тех областях опыта, которые подвержены накоплению долга:

Пользовательский интерфейс (кнопки, ссылки и визуальный стиль)
Дизайн взаимодействия (перемещение от страницы к странице, анимация и эффекты прокрутки)
Копирование, содержание и обмен сообщениями (ярлыки, заголовки и письменный текст)
Информационная архитектура (структуры навигации и классификация контента)
Элементы доступности (контрастность, индикаторы визуальной фокусировки, варианты текста и т. Д.)
Согласованность цикла взаимодействия с клиентом
Многоканальная бесшовность

Например, пресс-релиз на веб-сайте Symantec, посвященном связям с инвесторами, содержит основной текст, который слишком малоконтрастен, чтобы считаться доступным. Хотя низкая контрастность не является ошибкой, это пример UX-долга, который может негативно повлиять на пользователей с плохим зрением или дальтонизмом. Согласно рекомендациям WCAG, коэффициент контрастности между цветом текста и фона должен составлять 4,5: 1 для текста нормального размера. Коэффициент контрастности между цветом текста и цветом фона на этой странице всего 3.2 к 1 и, следовательно, слишком низкий, чтобы считаться доступным. Symantec должна была выбрать цвет основного текста, который соответствует стандартам доступности, и теперь должна не забыть вернуться и исправить эту проблему долга UX.

Чтобы разрешить этот пример с UX-задолженностью, Symantec должна выбрать более темный цвет основного текста, что приведет к более высокому коэффициенту контрастности, чтобы соответствовать стандартам доступности.

Лучший способ раскрыть UX-долг — это часто и разными способами получать реальные отзывы пользователей. Хотя вы всегда должны проводить пользовательское тестирование перед выпуском функций спринта, текущее тестирование также должно проводиться не реже одного раза в месяц и сосредоточиваться на ключевых потоках и реалистичных задачах, которые пользователи часто выполняют на вашем веб-сайте или в приложении.Такой подход поможет вам понять общую работоспособность пользовательского интерфейса и выявить наиболее серьезные проблемы. Другие методологии обратной связи с пользователями, которые могут помочь вам найти UX-долг, включают:

В дополнение к отзывам пользователей, настройте время от времени для всей группы продукта, включая разработчиков, для проверки общего состояния сайта или приложения. Начните обсуждение с остальной частью команды, чтобы обсудить любые вопросы, связанные с UX или техническим долгом, которые могут негативно повлиять на взаимодействие с пользователем. Управление продуктом также может поднимать вопросы, связанные с долгами, обнаруженные руководством или другими заинтересованными сторонами. Если возможно, поделитесь тенденциями или закономерностями из аналитики во время обсуждения, чтобы команда могла вместе решить, необходимо ли дальнейшее расследование для выявления долга.

Несоответствия в пользовательском интерфейсе можно рассматривать как UX-долг, но не всегда. Иногда в пользовательском интерфейсе могут возникать незначительные несоответствия, которые соответствуют рекомендациям по использованию бренда и не вызывают проблем у пользователей.Например, во время A / B-теста могут возникать временные проблемы с UX, пока команда не поймет, какой вариант оптимален и следует ли его добавлять в дизайн-систему. Эти типы несоответствий не следует рассматривать как долг UX, поскольку изменения являются временными и преднамеренными. (Чтобы избежать создания UX-долга как побочного продукта A / B-теста, команды должны убедиться, что победившие элементы масштабируются в дизайн-систему с полной согласованностью и четкими стандартами для новых шаблонов или компонентов.)

Пример информационной несогласованности в пользовательском интерфейсе, который считается долгом UX, был обнаружен на Amazon. На странице доставки для возврата отображалось несовместимое количество возвращаемых товаров: пользователь хотел вернуть 4 пары брюк, но текст на странице гласил: Возврат 2 товара , а в сводной информации указано Промежуточный итог возврата для 3 предметов . Эта противоречивая информация заставила пользователя усомниться в сумме возмещения и вернуться на предыдущую страницу, чтобы дважды проверить правильность общей предполагаемой суммы возмещения.Непоследовательность Amazon — это долг UX, и его следует решать, чтобы помочь пользователям беспрепятственно пройти процесс возврата.

Пользователь Amazon столкнулся с противоречивым, неправильным количеством товаров при оформлении возврата. Это несоответствие заставило их усомниться в достоверности и точности Amazon. Этот тип выпуска считается долгом UX.

При обнаружении фактических проблем UX-долгов и подобных ошибок их серьезность, частота и место на пути пользователя должны определять оценку проблемы и расстановку приоритетов.Хотя в следующих разделах мы обсуждаем, как отслеживать, расставлять приоритеты и решать проблемы при работе в процессе гибкой разработки, изложенные подходы и концепции могут быть адаптированы и применены к любой методологии разработки и помогут вам отслеживать, ранжировать и постепенно со временем очистить UX-долг.

Отслеживание и приоритезация проблем

После того, как элементы долга UX определены, есть несколько способов отследить их для определения приоритетов. У каждого метода есть свои плюсы и минусы, поэтому важно выбрать тот, который лучше всего подходит для вашей команды и организации.Общие способы отслеживания элементов долга UX включают:

Добавление элементов UX-долга непосредственно в очередь для приоритезации
Сохранение элементов UX-долга в электронной таблице и последующее добавление их в список невыполненных работ

Добавление элементов UX-долга непосредственно в очередь

Внесение элементов долга UX непосредственно в бэклог может хорошо работать для команд, у которых есть хорошо организованные бэклоги с четкими индикаторами серьезности и процессами приоритизации. Однако для крупных и сложных организаций, которые имеют дело с множеством пользовательских историй и элементов невыполненных работ, добавление UX-долга непосредственно в невыполненную работу может означать, что эти элементы будут потеряны или постоянно теряют приоритет в пользу новых функций и функций.Один специалист по пользовательскому опыту, который поддерживает такой подход, сказал:

«Мы отслеживаем наши статьи UX-долга, используя эпик в нашем бэклоге. Во время очистки бэклога мы просматриваем список технических вопросов и вопросов, связанных с UX-задолженностью, затем коллективно расставляем приоритеты и решаем, чем заняться в следующие две недели. Мы делаем это, прежде чем планировать какие-либо новые функции и возможности, чтобы мы могли сбалансировать очистку с новыми функциями ».

Чтобы убедиться, что UX-долгу уделяется то внимание, которого он заслуживает в каждом спринте, создайте элемент бэклога продукта или ярлык для UX-долга и используйте те же показатели серьезности, что и для других элементов в бэклоге.Таким образом, все элементы могут быть оценены с использованием одних и тех же измерений для определения приоритетов во время подготовки и планирования. Этот метод также поможет командам оглянуться назад и увидеть, сколько UX-долга было выплачено за определенный период времени.

Что больше всего улучшит восприятие продукта: новая функция или возможность использования существующей функции? Довольно часто последний вариант является лучшим, поскольку функция, которую люди не могут использовать, также может не существовать. Таким образом, исправление чего-то, что не работает для пользователей, имеет тот же эффект, что и добавление новой функции, с точки зрения того, что клиенты фактически могут использовать.Таким образом, проблемы UX с существующими функциями могут и должны часто получать более высокий приоритет, чем новые функции. Более того, функции обычно реализуются в порядке ожидаемой выгоды, так что старая функция, вероятно, будет внутренне более ценной, чем новая функция, если только старая функция может работать на пользователей.

Организация и расстановка приоритетов в электронной таблице

Для команд с большим количеством элементов долга UX или сложными невыполненными задачами расставьте приоритеты в электронной таблице, прежде чем добавлять их в очередь.Этот метод защитит команду от перегруженности или игнорирования длинных списков элементов невыполненных работ. Это также поможет product owner-у соответствующим образом расставить приоритеты и добавить в бэклог только те элементы UX-долга, которые имеют наибольшее значение для видения продукта, пользователей и рабочей нагрузки команды. Следующие факторы выявят самые большие проблемы в опыте пользователей и должны быть включены в электронную таблицу:

Описание проблемы с точки зрения пользователей (как это влияет на них?)
Где в опыте это происходит (осознание, рассмотрение, обращение)
Частота появления (как часто бывает?)
Кто сообщил о проблеме? (пользователь, команда, заинтересованное лицо)
Уровень UX и усилий по разработке, необходимых для устранения проблемы (низкий, средний или высокий)

Оцените каждую проблему, присвоив значение области опыта, частоте, репортеру и уровню усилий по устранению проблемы.Затем используйте матрицу приоритезации в виде диаграммы разброса, чтобы увидеть, где проблемы попадают в размерность пользовательской ценности и усилий, которые необходимо исправить. Эта визуализация может помочь вам ранжировать проблемы и сообщать заинтересованным сторонам и руководству о прогрессе в устранении долгов UX с течением времени.

Визуализация UX-долга в виде диаграммы разброса может помочь команде организовать, понять и расставить приоритеты на основе ценности пользователя и уровня усилий, необходимых для устранения проблемы, прежде чем добавлять их в список невыполненных работ.

Хотя затраты, связанные с возвратом и исправлением проблем, всегда будут выше, чем при запуске с идеальным решением в первую очередь , все же важно взвесить все эти факторы при расстановке приоритетов, чтобы не тратить еще больше времени, усилий, и ресурсы при очистке долгов UX.Один специалист по пользовательскому опыту, который поддерживает такой подход, сказал:

«Мы добавили наш UX-долг в портфель заказов, но он потерялся и упустил из виду среди всех других конкурирующих приоритетов. Организовав сначала элементы в электронной таблице, владелец продукта, ведущий разработчик и дизайнер пользовательского интерфейса могут просмотреть их вместе и определить несколько элементов, которые нужно добавить в список невыполненных работ для предстоящих спринтов. С течением времени кажется более управляемым выплачивать наши долги по UX и технологиям ».

Самое важное, о чем следует помнить, — это то, что долг UX и технический долг никогда не следует игнорировать полностью. Многие гибкие организации склонны ставить технический долг выше, чем долг UX, но сосредоточение внимания на одном типе долга над другим приведет только к большему количеству проблем для пользователей и более дорогостоящим исправлениям в конце. Также важно понимать, что два типа долга часто идут рука об руку. Не отказывайтесь полностью от UX-долга в пользу решения технического долга, или наоборот. Сделайте приоритетными усилия, направленные на одновременное сокращение долга в сфере технологий и пользовательского опыта. Это более эффективно и гарантирует, что вы не будете еще больше влезать в долги, сосредоточившись на одном типе, отказываясь от другого.Такой подход также поможет продукту сохранить полное доверие и доверие пользователей.

В то время как высокоприоритетные проблемы UX обязательно должны быть устранены в первую очередь, от менее приоритетных не следует отказываться полностью. С годами скопившиеся слои ракушек будут замедлять даже самый мощный корабль, и пользовательский опыт будет ощущаться как продукт все более и более низкого качества, поскольку пользователи сталкиваются с небольшими неприятностями на каждом этапе своего пути.

Разрешение UX-долга

Выплата UX-долга поначалу может показаться сложной задачей и потребует времени, но есть несколько способов решить эту проблему, продолжая при этом общие улучшения ваших цифровых продуктов. Один из подходов — выделить определенное количество очков истории для исправления UX-долга во время каждого спринта или каждого другого спринта. Количество Story Points может меняться со временем в зависимости от рабочей нагрузки команды, но постарайтесь решить хотя бы один или два элемента UX-долга за спринт, желательно больше, если позволяет пропускная способность. Используйте простые для понимания визуализации, данные пользовательского тестирования и четкие объяснения того, что было достигнуто в каждом спринте, чтобы помочь руководству и руководителям понять достигнутый прогресс и его важность.

Демонстрация прогресса и информирование о ценности урегулирования UX-долгов с течением времени поможет руководству и руководителям понять важность и положительное влияние, которое очистка оказывает на взаимодействие с пользователем.

Другой подход заключается в планировании ежеквартального спринта , посвященного очистке технического долга и долга UX . Команда должна коллективно решить, на каких областях сосредоточить внимание в спринте очистки, и, в конце, показать, что было очищено. Если весь спринт неосуществим, некоторым командам потребуется день (иногда называемый «сырным днем » ), а не полный спринт, чтобы решить как можно больше проблем UX.Такой подход к разрешению проблем привлекает заинтересованные стороны и руководство к частому решению вопросов долга, особенно когда можно продемонстрировать прогресс и сообщить с точки зрения созданной ценности для пользователей и бизнеса.

Заключение

UX не всегда можно избежать, но команды могут организовать и сотрудничать, чтобы решить эту проблему. Включите всех нужных людей как можно раньше, чтобы обсудить риски преждевременного или случайного запуска и выработать ритм в поиске неоптимальных элементов опыта.Проводите регулярное пользовательское тестирование и эвристические обзоры опыта, чтобы убедиться, что новые проблемы с UX-долгами обнаруживаются и расставляются по приоритетам. Используйте данные, такие как баллы, используемые при построении графика серьезности, чтобы обосновать, почему одни проблемы требуют решения по сравнению с другими, и показать прогресс в усилиях по сбору долгов. Признание и разработка плана по выплате долга UX с течением времени поможет вам решить эту проблему, прежде чем ваши пользователи начнут это замечать.