Как расставить приоритеты | Блог 4brain

Рецепт безумия довольно прост: разделяйте внимание на несколько дел и будьте в постоянном напряжении от накопившихся задач. Именно так теряется чувство контроля, что пагубно сказывается на физическом и психическом здоровье. Что же нужно делать, чтобы не быть придавленным обломками незавершенных дел? Один из самых лучших способов — научиться расставлять приоритеты.

Это важное умение, потому что без него мы склонны идти по пути наименьшего сопротивления. Самые сложные, важные, неприятные дела отодвигаются на задний план. Между тем мы занимаемся чем-то веселым и легким. Это приводит к сильнейшему стрессу в итоге: падение самооценки, потеря самоуважения, осознание бесцельно проведенного времени.

С высокой долей вероятности вы занимаетесь делами из многих областей за день: здоровьем, обучением, работой, семьей. И это не говоря о том, что хочется хоть немного повеселиться. А когда дел много, то самое сложное, но и важное, это понять, что делать в первую очередь.

Изучение своей жизни

Прежде чем расставлять приоритеты нужно обрести контроль над ситуацией и временем, а для этого необходимо выяснить, что происходит в жизни.

Как вы проводили свое время последний месяц?

Чтобы изменить свое отношение ко времени, нужно оценить его. Запишите все, чем занимались в последние недели.

Сколько времени вы уделяете каждой области жизни? Ответ на этот вопрос поможет понять, каковы ваши приоритеты прямо сейчас.

Оцените, насколько вы удовлетворены тем, как проводите свое время.

Подумайте о самых важных областях своей жизни: карьере, отношениях, личном развитии, финансах, здоровье, семье.

Оцените каждую область с точки зрения того, насколько она важна для вас. Используйте шкалу с 1 до 10, где 1 — совершенно не важна, а 10 — жизненно важна.

Теперь оцените свои успехи по каждой из областей. Насколько вы удовлетворены тем, сколько времени тратите на нее? От 1 до 10.

Изучите те сферы, которые вы оценили от 8 до 10. Если существуют разрывы в 2 или более баллов между важностью области и удовлетворенностью ею, это говорит о плохом балансе. Вы тратите время не на то, что важно.

Установите новые приоритеты, чтобы делать больше важных дел.

Третий шаг: выяснить, какие поступки, действия и задачи отсутствуют в вашей жизни. Запишите, что приходит на ум, когда вы читаете следующие вопросы:

• Что самое главное в моей жизни прямо сейчас?
• Какой области я бы хотел уделять больше времени?
• Где мне нужно тратить меньше времени?
• Какие области требуют моего внимания сейчас? (например, здоровье, семья, финансы)

Запишите свои действия в том порядке, который наиболее важен. Это ваш новый список приоритетов.

Подробнее остановимся на этом шаге.

Как расставить приоритеты

Мы оснастим вас несколькими простыми, но эффективными методами для расстановки приоритетов. Они помогут принимать правильные ежедневные решения и станут интересными мысленными упражнениями.

Метод первый: через год

Допустим, у вас есть три возможных пути развития событий в жизни, пойти вы можете только по одному. Как можно принять правильное решение?

При столкновении с трудным выбором, представьте свою жизнь через 12 месяцев. Вы на год старше, достигли некоторых своих целей и оглядываетесь на сегодняшний день. Отстранитесь от настоящего со всеми его заботами и проблемами. Что вы делали? Что пошло не так, а что получилось? Какая деятельность помогла быстрее реализовать самые важные цели?

Простой пошаговый процесс этого метода:

• Представьте себя и свою жизнь через год.
• Думайте о том, как вы достигли всех своих целей.
• Создайте список дел, которые приведут к этому.

Представляя себя через год (пять, десять лет), можно взглянуть на свою жизнь с совершенно другой стороны. Вы, скорее всего, поймете, что работает, а что нет. Используя эту информацию, можно изменять свои приоритеты и выбирать более эффективные варианты.

Метод второй: обратное мышление

Обычно при расстановке приоритетов вы сталкиваетесь со списком дел и пытаетесь выяснить, что из этого более важно. Но не с методом «Обратное мышление».

Нужно начать с задачи, которую вы считаете своим главным приоритетом. Например, завершить проект до конца дня. Таким образом, приоритет №1 — завершить проект. Чтобы убедиться, что эта задача действительно самая важная, начните сравнивать ее с другими, которые входят в главный список.

Предположим, приоритет №2: просмотреть все показатели бизнеса и при необходимости настроить расписание.

Думая о долгосрочных вознаграждениях и влиянии каждого вида деятельности, сравните их возможные результаты и убедитесь, что приоритет №1 действительно важнее №2. Например, работа всей компании и ваша премия зависит от того, завершите ли вы проект. Таким образом, выяснив, что менее важно для вас, можно определить и то, что более важно.

Метод третий: сбалансированная система показателей

Этот метод (Balanced Scorecard) упоминается в 4000 книгах, представленных на сайте Amazon. Это, как минимум, указывает на то, что он достоин внимания.

Самое большое преимущество этого метода заключается в его способности определять действия и цели, которые приносят наибольшую ценность в нескольких областях. Если вы не знаете, какая задача представляет самую существенную пользу на нескольких уровнях, достаньте ручку и бумагу и запишите следующее. Но прежде подумайте о своих целях и ожидаемых результатах. Установите реалистичные ожидания в соответствии со своим набором навыков и количеством доступного времени.

Шаг первый: укажите свои цели.

Выясните, что действительно важно для успеха. Составьте список целей и ожидаемых результатов, которых вы хотели бы достичь к концу дня, недели или месяца.

К примеру, в качестве менеджера проекта вы можете быть заинтересованы в следующих целях: завершить проекты А и Б, увеличить продуктивность, увеличить ежемесячный доход.

Шаг второй: обрисуйте все свои задачи.

Чтобы найти задачи с наивысшей пользой, сначала необходимо определить все свои приоритеты. Создайте таблицу с целями и задачами, которые подпадают под каждую деятельность.

Цель: завершить проект А. Деятельность: встретиться с командой, создать план действий для нее, отслеживать результаты их работы.

Цель: увеличить продуктивность. Деятельность: улучшить свое расписание, встретиться с командой и ознакомить их с ним, убрать ненужные задачи или отдать на аутсорсинг наименее важные, проанализировать, какие дела занимают больше всего времени.

Шаг третий: создайте сбалансированную систему показателей для приоритетов.

Если у вас четыре главные задачи, нарисуйте четыре пересекающихся круга и напишите название своих целей в каждом. Затем оцените, какие действия приводят к дублированию пользы, то есть помогают достичь нескольких целей одновременно.

Например, встреча с клиентом может привести к ускоренному процессу работы над проектом и увеличению ежемесячного дохода. Анализ работы вашей команды приводит к повышению производительности и более быстрому завершению проектов.

«Двух зайцев одним выстрелом» — это выражение как нельзя лучше подходит этому методу. Применяйте его во всех сферах своей жизни и вы увидите, что одна задача может влиять на несколько из них. Чем более вдумчиво вы будете анализировать, тем более точно станете расставлять приоритеты.

Метод четвертый: матрица Кови

Вероятно, вы уже слышали и читали о матрице, но ее нельзя не включить в наш список: слишком уж этот метод хорош. Он помогает и в расстановке приоритетов и в снижении уровня стресса. Когда вы понимаете, что делаете все правильно, напряжение уходит.

Известный писатель по личностному росту Стивен Кови предлагал разделить лист бумаги на четыре секции, нарисовать линию поперек и линию сверху вниз. Подумайте о том, какими делами занимаетесь в последнее время и поместите их в один из четырех квадрантов:

• Важные и срочные.
• Важные и не срочные.
• Неважные и срочное.
• Неважные и не срочные.

Большинство своих дел надо держать в квадранте «важные и не срочные» и не допускать их перехода в «важные и срочные». А неважные срочные и не срочные надо жестко фильтровать, от многого отказываться.

Простая мысль, к которой подводит нас матрица Кови — в важных делах нельзя допускать завалов и авралов. Это чревато ошибками, упущениями, конфликтами и может негативно сказываться на жизни. Проанализируйте свою жизнь: что из важного станет срочным совсем скоро? Список может содержать десятки разных дел. Это то, что нужно планировать и к чему стоит приступать уже сейчас.

Метод пятый: ABCDE

Мотивационный спикер Брайан Трейси очень любит простые и эффективные методики. Его главное кредо: думай, планируй и работай быстрее. Этот подход он использует в своей стратегии под названием ABCDE.

Вот как это работает: выпишите на лист бумаги все дела, которые вам нужно выполнить за ближайший месяц. Одно это уже поможет почувствовать облегчение, потому что видеть список целей перед собой — это значит убрать туман из головы.

Дальше присвойте задачам статус.

Задачи А — наиболее важные.

Это самые важные дела, которые имеют значительные последствия для вашей судьбы. Может быть, они не особо приятные, но их необходимо выполнить — и чем раньше, тем лучше.

Если вы не выполните эти задачи, то потеряете деньги, здоровье, близкого человека, может быть даже свою жизнь. Говоря словами самого Трейси — это «лягушки», которых нужно съесть. Это те дела, которые надлежит выполнять в первую очередь.

Если у вас есть много задач А, нужно и их разделить по приоритетамь. Теперь самое главное дело будет выглядеть как А-1, второе по важности А-2, далее А-3 и т.д.

Задачи B имеют меньшие последствия.

Выполнение задач типа В тоже имеет незначительные последствия. Можно ли ими пожертвовать? Все зависит от ситуации. Например, если у вас есть задача А, но на данный момент ею нельзя заниматься, тут же принимайтесь за В. И наоборот, не стоит заниматься прокрастинацией и самообманом, если задача А может быть выполнена сейчас.

Если у вас висит незавершенный проект, который повлияет на вашу судьбу, то не стоит заниматься уборкой до момента, пока он не будет завершен.

Задачи С не имеют последствий.

Задачи типа С — это то, что было бы неплохо сделать, но что не имеет никаких последствий, независимо от того, делаете вы это или нет. К примеру: звонок другу. Такая деятельность никак не влияет на вашу жизнь.

Нельзя выполнять задачи типа С, если остаются А или В.

Задачи D можно делегировать кому-нибудь.

Задачи D можно безболезненно поручить кому-нибудь другому. Это помогает высвободить больше времени на задачи А.

Простой пример: пригласить уборщицу вместо того, чтобы заниматься наведением порядка самому.

Задачи E нужно убрать из списка дел.

Задачи типа Е — вовсе не задачи. Сплетни, видеоигры, социальные сети, бесцельный серфинг — все то, что никак не влияет на вашу жизнь и на что не следует тратить время при наличии более важных задач. Их можно заменять типом С — вместо соцсетей позвоните другу.

Дополнительные советы

Составьте список важных дел.

Это очень полезная практика. Нужно составить два списка.

Первый: дела, представляющие общую картину. Например, изучение английского языка, прочтение трех книг по общению с людьми и введение советов в жизнь, создание стартапа.

Второй: то, что нужно делать каждый день. Это могут быть повторяющиеся занятия: зарядка, чтение, медитация.

Важно разбить дела из первого списка на составляющие и начинать их выполнять. Параллельно следите за тем, чтобы задачи из второго списка также были выполнены. Баланс — это то, что позволит вам жить полноценной жизнью.

Выясните, каковы ваши главные ценности и принципы.

Ценности и принципы — это те правила, в соответствии с которыми люди живут. Они особенно пригодятся, когда вы сталкиваетесь со сложной жизненной ситуацией. Например, поступить честно или бесчестно в бизнесе? Ваши моральные принципы помогут ответить на этот вопрос.

Принципы и ценности хороши еще и тем, что позволяют посмотреть на общую картину. Порой мы так сосредоточены на деталях, что не понимаем, что и зачем делаем.

Выясните, какие у вас самые затратные привычки в плане времени.

Почти каждый человек занимается чем-то таким, что высасывает время. У него есть оправдание: я много работал, а теперь отдыхаю. Но разве просиживание в социальных сетях — это отдых? От этой привычки многие люди получают стресс.

Составьте список «пожирателей» времени. Выясните, сколько часов они отнимают ежедневно. А в неделю? Это бесценное время можно потратить на что-то более важное. Например, на задачи типа А по методике Брайана Трейси.

Найдите цели для своих приоритетов.

Если у вас есть цель, привязанная к приоритету, то работать над ее достижением будет гораздо легче. Чем они отличаются? Например, вашим приоритетом может быть общение с людьми, потому что вы застенчивы. А целью может стать прочтение книг по коммуникации, посещение мероприятий, знакомство с определенным человеком.

Используйте напоминания.

Пожалуй, это самый эффективный совет, к которому нужно прислушаться сразу после того, как вы расставили приоритеты. Он позволяет придерживаться и не забывать о них. Ведь как часто вы пробовали что-то ввести в свою жизнь и постепенно забывали об этом? Начинали бегать каждый день, через неделю бегали уже 3 дня в неделю, а через месяц лежали на диване и думали, что какой там бег, вы и так сильно устаете?

Напоминайте себе каждый день о том, в чем состоят ваши приоритеты. Набор разноцветных стикеров стоит копейки, а пользу может принести неоценимую. Расклейте их по своей квартире, используйте напоминания на телефоне или ноутбуке, бомбардируйте свою психику этой информацией и не дайте себе о ней забыть.

Книги

Расстановка приоритетов — процесс, который требует развития многих навыков. Необходимо научиться искусству тайм-менеджмента, уметь составлять списки и многое другое. Вот список книг, которые будут полезны на старте:

• «На пределе» Эрик Бертран Ларссен.
• «Результативный тайм-менеджмент» Брайан Трейси.
• «Книга о власти над собой» Тони Роббинс.
• «Беспредельна власть. Как добиться вершин личных достижений» Тони Роббинс.
• «Что ты выберешь?» Тал Бен-Шахар.
• «Не отвлекайте меня» Эдвард Хэлловэлл.
• «Как привести дела в порядок» Дэвид Аллен.
• «К черту все! Берись и делай» Ричард Брэнсон.

Желаем вам удачи!

Искусство расставлять приоритеты | Блог 4brain

В наш век очень сложно расставлять приоритеты, потому что количество возможностей поражает. Люди видят десятки возможностей и при этом не могут сосредоточиться на нескольких существенных целях. Поэтому научиться правильно расставлять приоритеты крайне важно, это влияет на нашу судьбу и успех в жизни.

Наверняка у каждого из нас было так, что в конце дня мы понимали, что только и делали что реагировали на внешние раздражители, постоянно отвлекались на несущественное и ни на шаг не продвинулись к своей цели. Дни складываются в недели, месяцы и годы. У некоторых людей нет ни цели, ни приоритетов, поэтому они плывут по жизни и берутся за любой попавшийся им под руку вариант. Это приводит к неудовлетворенности, депрессии и разбитым мечтам.

Задумайтесь о том, проходит ли день так, как хотите именно вы. Или быть может вы только реагируете на то, что с вами происходит и не в состоянии решить, чего же именно вы хотите? Если так, тогда для вас есть три совета, которые помогут вам взять под контроль вашу жизнь и каждый конкретный день в ней.

1

Работайте не для количества выполненных дел

Многие люди составляют список дел, в которых находятся десятки пунктов. И если у них даже получается выполнить большинство из них, в конце дня нет ощущения того, что день прошел с пользой. Часто такие списки составляются только ради того, чтобы быть все время занятым и при этом ни одно из них не является ничем существенным или глобальным. В таких днях много суеты, но недостаточно работы собственно для вашей жизни. Важные жизненные действия и решения подменяются бесцельными действиями, они не ведут к общему результату. Задумайтесь, есть ли структура в ваших делах, ведут ли они к чему-то большему, чем попытке залатать возникающие проблемы.

Это два совершенно разных типа мышления — реагировать на то, что предлагает жизнь или заставить жизнь реагировать на ваши решения. Первое всегда легче и это ловушка автоматизма. Второе сложнее, это стремление жить осознанно и опережать многие проблемы, которые могут возникнуть. Легче не всегда означает лучше. Важно наполнять день делами, которые являются значительными шагами для вашего будущего. Это разница между реакцией на раздражители и прогрессом. Первое напоминает пробоину в вашей лодке, из которой вы постоянно выливаете воду при помощи ведра, второе означает осмотр лодки до отплытия, четкое понимание места прибытия, осознание наличия подводных камней в конкретных водах и путешествие с полным пониманием, что и как нужно делать.

Поэтому задайте себе два вопроса: «Какие дела значительно продвинут меня к моей мечте? Какие три дела мне нужно завершить, чтобы в конце дня я понял, что все делал правильно и не испытывал недовольства?». Сделайте три самые важные вещи за один день, сделайте их так, как нужно. А затем можете сосредоточиться на менее важных. И если в конце дня вы поймете, что не решили мелкие проблемы, это не вызовет у вас ощущение бесцельно прожитого дня, ведь вы сделали три самые важные вещи и именно по этим критериям вы себя и оцениваете.

2

Перестаньте отвлекаться на несущественные дела

Тот факт, что сегодня у вас появилось новое дело, не значит что вы должны именно сегодня и сейчас его выполнить. Конечно, если это не ваша работа и не ваша обязанность. Если вы станете подмечать, сколько времени тратите в сутки на вещи, которые не несут никакой ценности, вы можете быть слегка поражены. И именно это время можно направить на что-то более существенное.

Опасность в том, что выполнив какое-то немедленное бессмысленное действие, вы автоматически начинаете реагировать и на другие. Вы начинаете жить по системе «Раздражитель — реакция» и не можете заставить себя остановиться, просто потому что это стало вашей привычкой.

Чтобы понять, какие дела несущественны, воспользуйтесь первым советом и определите три главные вещи, которые должны быть сделаны. Все остальные вещи являются второстепенными и если они могут подождать, они должны дождаться своей очереди. Глупостями очень приятно заниматься только когда вы сделали три главные запланированные вещи. Вы чувствуете, что заслужили немного расслабиться.

Вы не должны становиться законченным эгоистом и заниматься только собой, просто научитесь вежливо отказывать людям и давать им понять, что вы поможете им только когда закончите свои дела. Мир постоянно посылает свои запросы и искусство заключается в том, чтобы правильно расставить приоритеты и четко понимать, на какие запросы и когда отвечать. Если человек просит вас помочь ему, подумайте о своей семье — вот кому вы должны помогать в первую очередь, а не человеку, которого возможно не очень хорошо знаете. Любой внешний запрос является раздражителем, как бы это ни звучало. Любой телефонный звонок или сообщение в социальной сети (как бы вы ни ценили этих людей) является по своей сути раздражителем и ничем другим. Он может быть приятным, но все же отвлекает вас от приоритетов и целей.

3

Начните планировать свою свободу

Это очень важный навык, которому стоит обучиться каждому. Если у вас есть три важные цели и вы каждый день концентрируетесь на них, не забывайте о том, что вам нужно немного свободы. Эмоциональная, физическая, социальная, финансовая свобода поможет вам расслабиться от любых дел и ощутить себя живым. Крайне важно находить время для таких вещей, иначе через какое-то время любые ваши приоритеты просто исчезнут потому что вы выгорели и вас не устраивает такое скучное следование за своей мечтой.

Найдите время для медитации, хобби, даже для свободы не делать ничего, просто потратить час на что-то бессмысленное. Выделите время на короткий сон днем, если есть такая возможность. Удивительно как всего двадцать минут отдыха помогут вам набрать огромное количество сил, найти мотивацию и привести в порядок голову и собственные эмоции.

Многие люди живут с ощущением, что должны страдать, жертвовать собой и быть несчастными. Это психологическая проблема, синдром жертвы. Но даже они в состоянии осознать, что совсем необязательно страдать каждый день, даже если есть много дел, которые необходимо выполнить. Вполне можно быть продуктивным и при этом отдыхать, получать удовольствие от каждой минуты жизнь. Для этого вам нужно научиться планировать свою свободу, свободу делать что хочешь и наполняться энергией для того, чтобы двигаться вперед. Если же жизнь представляет собой череду задач, это приводит к очень плохим последствиям и вы знаете, каким именно. Поэтому если вы четко решили расставить приоритеты, не обманывайте себя — вы не сможете 24 часа в сутки делать то, что нужно. Вам необходима перезарядка и простые радости жизни. Вы можете позволить себе маленькие слабости в том случае, если придерживаетесь своих приоритетов. Система поощрений работает прекрасно, если не скатывается в итоге в образ жизни. Всего должно быть в меру, только это позволяет следовать своей мечте и не сойти с ума по дороге. Желаем вам удачи в этом непростом, но увлекательном деле!

Расставить приоритеты в жизни, работе и отношениях. Как правильно это сделать

Иногда наши желания и идеи не совпадают с реальными возможностями (время, силы, здоровье, финансы), но еще чаще мы сталкиваемся с проблемой выбора. Ежедневно нам приходится совершать десятки выборов. Какие-то из них малозначимы, например, что съесть на завтрак или какой кофе выпить, а какие-то влияют на всю дальнейшую жизнь. Самый серьезный выбор, с которым мы сталкиваемся – что нужно выполнить обязательно, а чем можно пожертвовать. Говоря по-другому, нам постоянно приходится расставлять приоритеты в жизни, отношениях, работе.

Как расставить приоритеты в работе

Расставлять приоритеты в работе необходимо для того, чтобы избежать профессионального выгорания, переутомления и просрочек в выполнении задач. Решающее значение в этом имеет тренировка внимания и освоение тайм-менеджмента. Но сначала давайте разберемся, почему мы успеваем сделать кучу второстепенных дел, но забываем о главных задачах.

Всему виной особенности человеческого внимания. Одна из его характеристик – рассеянность (сосредоточение). Это частое непроизвольное переключение внимания с одного объекта на другой. Бывает двух видов:

1. Мнимая рассеянность. Это физиологическая особенность мозга. В коре возникает сильный очаг возбуждения, который блокирует все соседние зоны. Проще говоря, человек заостряет внимание на одном задании и ничего кроме него не замечает. Его внимание отличается избирательностью и трудной переключаемостью. Такие люди в любой момент могут уйти в себя или зациклиться на одной задаче, в том числе малозначимой.
2. Подлинная рассеянность. Слабая интенсивность и переключаемость внимания, вызванная переутомлением и чрезмерным эмоциональным возбуждением. На физиологическом уровне это объясняется слабым развитием процесса торможения и легко протекающими реакциями возбуждения.

Таким образом, невнимательность и рассеянность, как и способность к сосредоточению – это врожденные особенности личности. И тот, и другой вид рассеянности поддается коррекции. Благодаря упражнениям можно улучшить концентрацию внимания. Однако на работу влияют не только индивидуально-психологические особенности, но и организация процесса деятельности. Так мы с вами подошли к распределению времени и приоритетов.

Придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. Планируйте каждый день с вечера. Делайте это в конце рабочего дня вместе с подведением итогов. На это уйдет 15-20 минут. Заранее определяйте одно важное дело на день и остальные по приоритетности. Начинайте день с выполнения главного дела. Если всего задач на день больше 5, то обязательно составляйте письменный анализ. Мозгу сложно концентрироваться устно более чем на 4 задачах. Но лучше все дела расписывать в ежедневнике, неважно одно это дело или десять. Кстати, больше 10 задач на день ставить не рекомендуется.
2. Научитесь жертвовать второстепенным. Это похоже на игру в шахматы: чтобы победить, нужно в процессе пожертвовать несколькими фигурами. Второстепенные дела можно сделать частично, не делать совсем или перенести на другой день. На каждый день у вас должен быть план-минимум и план-максимум. При составлении списка дел указывайте приоритет от 0 до 10. То задание, которое получило 0, можно исключить, если не будете успевать.
3. Не путайте срочные и важные задачи. При расстановке приоритетов описывайте серьезность последствий от невыполнения, а не сроки.
4. Не поддавайтесь эмоциям. В ходе дня неизбежно будут возникать новые задания и поручения, просьбы коллег. Казалось бы, мелочь (позвонить, найти информацию и т. д.), но за всем этим вы можете забыть о своих задачах. А эмоции, возникающие при общении и столкновении с чем-то новым, только усилят эту вероятность. Возьмите за правило каждое дело вносить в свой список и сравнивать с другими. Возможно, оно автоматически отправится на последние места, и за день вы до него дойти не сможете.
5. Поручите часть дел другим людям. Но при этом помните о двух правилах: час вашей работы стоит больше, чем вы платите за услугу; человек выполняет поручение так же, как вы, или лучше.
6. Планируйте перерывы: один утром, один во второй половине дня и полноценный обед вдали от рабочего места (стола). Если не будете во время обеда отвлекаться от работы, то мозг не успеет понять, что он отдохнул. Лучше нормально отдохните и подумайте, что вы уже успели сделать, что еще сделаете, все ли идет по плану, если нет, то почему.
7. Научитесь отказывать. Безотказные люди чаще других сталкиваются с проблемой нехватки времени и сил на свои дела. Ведь им постоянно подкидывают чужие задачи, конечно, в форме милых просьб. Вы не обязаны углубляться в подробности отказа, просто скажите «не могу помочь по личным причинам». Иногда не стоит углубляться в причины, потому что для другого человека они могут иметь меньшую ценность, чем для вас. Но старайтесь не отказывать постоянно и всем. Сравнивайте просьбы и свой план. Если можете помочь без ущерба себе и другому человеку или если отношения с конкретным человеком для вас приоритетнее, чем другие дела, то почему бы не сделать этого.

Умение говорить «нет» полезно не только на работе, но и вообще в жизни. Однако это не единственное условие расстановки приоритетов во всех сферах.

Как расставить приоритеты в жизни

По сути, жизнь взрослого человека – это и есть работа и отношения. Трудовая деятельность – ведущий вид деятельности во взрослой жизни. Работа нужна для самореализации и жизнеобеспечения. И даже межличностные отношения и увлечения строятся возле рабочих отношений.

Почему же на работе, в быту, на отдыхе мы стремимся выполнить второстепенные задачи, а главные цели откладываем на потом? Так работает наш мозг. Он подсказывает путь наименьшего сопротивления. Малозначимые дела обычно и усилий требуют немного. А вот удовлетворение от их выполнения велико. Вот и получается, что быстро выполняем то одно дело, то другое и параллельно хвалим себя. Но потом выясняется, что главное дело так и осталось невыполненным, а сил и времени на него уже нет. Все самоудовлетворение от выполненных задач сходит на нет.

Что же важно оценивать, чтобы расставить приоритеты в жизни:

• важность – неважность;
• срочность – несрочность;
• главное – второстепенное;
• быстрый и короткий результат – перспективы, отсроченный результат и выгода.

Также предстоит научиться отделять важное от срочного. Для этого срочные дела нужно обязательно проверять на важность. Как это сделать:

1. К любому делу задайте вопрос: «Что будет, если я этого не сделаю?»
2. Оцените значимость последствий. Где они серьезней для вас (хуже, опаснее), то дело и важнее, то есть приоритетнее.

Пример: профилактические медицинские консультации, курсы массажа при больной спине или другие поддерживающие процедуры необходимы для здоровья. Нет времени или средств на это? А что если отказаться от нескольких походов в бар (что, кстати, портит здоровье) или от просмотра ленты в социальных сетях? Тогда можно найти и время, и средства. Примерно так и выглядит расстановка приоритетов. Но, как вы могли заметить, приоритеты тесно связаны с ценностями личности.

Ценности личности – это значимые для человека вещи. У каждого человека своя система ценностей. А соответственно и приоритеты в жизни будут разные. Кто-то на первое место ставит семью, а кто-то работу; кто-то здоровье, а кто-то опасные развлечения; кто-то погоню за мечтой, а кто-то стабильную работу. Проблема ценностей тянет на отдельную статью, и об этом мы еще обязательно поговорим. А пока могу порекомендовать самостоятельно разобраться в своих ценностях или воспользоваться диагностическим тестом из опросника Рокича или Шварца.

Как и на работе, в жизни должна быть главная цель и второстепенные. Второстепенные цели строятся вокруг главной. Главная жизненная идея (месседж) определяет характер ваших взаимоотношений с другими людьми. Так, если вы женщина и хотите самореализоваться как женщина (в классическом понимании этой роли), то большее внимания уделите построению семейной жизни.

Проанализируйте, как вы провели последний месяц жизни. Вас устраивает такой результат? Вы довольны тем, как складывается ваша жизнь в сфере карьеры, отношений, работы, здоровья, финансов, личностного развития. Если нет, то почему и что вас тревожит. Те сферы, в которых вы не получаете удовлетворения и которые беспокоят вас, и нужно сделать приоритетом.

Как расставить приоритеты в отношениях

Учитесь выстраивать и соблюдать личные границы. Личные границы – это невидимая стена между личностью, другими людьми и внешним миром. Личными границами принято называть то, что человек не потерпит в отношениях, и то, что мешает его счастью и благополучию. Главное правило расстановки приоритетов в отношениях: не жертвовать собой, не ущемлять себя.

Личные границы нужны для сохранения внутреннего мира, отделения потребностей и эмоций личности от потребностей и эмоций других людей, определения своей ответственности и ответственности других людей. Личные границы помогают человеку отделять своя «Я» (мироощущение, самоощущение) от «других».

Пример работы личных границ в дружбе:

• Коллега просит подвести ее до дома (живет рядом). Вы соглашаетесь, но каждый раз подруга задерживается. Вам приходится ее ждать, что нарушает ваши дальнейшие планы. В итоге вы жертвуете чем-то своим.
• Достаточно сказать о своих границах, и проблема исчезнет. Как тактично сказать: Ольга, я не могу ждать тебя дольше 5 минут. Если ты не сможешь подойти, то я уеду.

Вы предупредили, даже дали запас времени. Дальше все зависит от действий подруги. Если она проигнорирует просьбу, то будет сама нести ответственность за то, что ей придется добираться на автобусе. А вы не выбьетесь из своего графика. Как видите, можно быть вежливым без самопожертвования. Однако избегайте чрезмерно строгих и слишком мягких границ. Сохраняйте их гибкость. Уважайте личные границы других людей.

В любовных отношениях для кого-то на первом месте стоят отношения с супругом, для кого-то дети, кто-то ставит на первое место поддержание отношений с родителями. А для кого-то в приоритете остается только он сам. Нельзя сказать, что правильно, а что нет. Нет единого рецепта человеческого счастья. Потому только вам предстоит определить, что для вас ценнее, при каких приоритетах вы будете счастливы.

Упражнения

Предлагаю познакомиться с тремя упражнениями, помогающими в расстановке приоритетов. По одному упражнению на три компонента: концентрация внимания, планирование времени, расстановка приоритетов.

На развитие внимания

Несколько простых упражнений на улучшение концентрации внимания:

1. Сядьте на стул, поднимите голову, держите шею прямо, а плечи расправленными и опущенными. Поднимите правую руку, указывая пальцами направо. Поверните голову (только шея, не туловище) и одновременно сконцентрируйтесь на пальцах. Удерживайте руку и взгляд в течение минуты. Повторите то же левой рукой.
2. Займите удобное положение, закройте глаза, представьте кувшин и шарик. Представьте, как шарик заходит в кувшин. Повторите несколько раз. Тщательно следите за действиями. Результат упражнения – повышение концентрации внимания и разгрузка мыслей.
3. Возьмите лист и ручку. Начните вести прямую линию. Делайте это плавно, думайте только о линии. Если заметили, что отвлекались, то нарисуйте ответвление вверх и снова вернитесь к прямой линии. Это упражнение позволяет не только тренировать внимание, но и отслеживать динамику тренировок.

На планирование времени

Воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра (один из методов тайм-менеджмента). Распределите все дела по 4 группам:

• срочные и важные;
• срочные, но неважные;
• важные, но несрочные;
• несрочные и неважные.

Срочные и важные дела нужно делать сразу. Важные и несрочные дела можно отложить на какое-то время, но не стоит злоупотреблять этим (в итоге накопится много срочных и важных дел). Под срочными и неважными делами обычно подразумеваются чьи-то случайные поручения. Старайтесь перепоручать их другому человеку или отказывайтесь. Под несрочными и неважными делами обычно скрываются пожиратели времени (курение, общение в социальных сетях, просмотр телевизора и т. д.). От них можно смело избавляться.

На расстановку приоритетов

Потренируйтесь в расстановке приоритетов по методу «А, Б, В, Г». А – главный приоритет. Г – самый низкий приоритет. Запишите все актуальные задачи, напротив каждой поставьте буквы. Дополнительно поставьте еще одну букву:

• с – срочные;
• н – несрочные.

Срочных дел может быть несколько. Тогда их можно ранжировать так: Ас1, Ас2, Ас3 и т. д. А чтобы было проще разобраться в значимости дел, изучите характеристики букв:

1. А – самые важные дела. От них зависит ваше будущее. Пример важного и срочного дела: сходить к врачу при острых болях, сдать отчет по работе. Пример важного и несрочного дела: выучить иностранный язык для продвижения по работе.
2. Б – менее важные дела, от которых в экстренной ситуации можно отказаться. Невыполнение этих дел повлечет неприятные последствия, но в целом для будущего это некритично. К делам группы Б нельзя приступать, пока не выполнены все дела из группы А.
3. В – малозначимые дела, от невыполнения которых ничего не будет. Пример: прочитать новости или книгу на досуге. К делам группы В приступаем только после выполнения дел из группы А и Б.
4. Г – ненужные дела и привычки, от которых вы давно хотели избавиться.

Главное правило для любой сферы: делайте то, что хотите и можете делать, следуйте своему предназначению. Каждый человек от природы наделен уникальными задатками, которые превращаются в способности. Развивайте то, к чему у вас есть склонности, и ставьте в приоритет то, что вам интересно. В психологии это называется принцип природосообразности, то есть следование своей индивидуальности и уникальности. А о том, как воплотить это в жизнь, вы можете узнать из статьи «Хочу, могу, надо – правила выбора. Как их совместить в жизни и быть счастливым».

5 шагов, которые позволят правильно расставить приоритеты в твоей жизни

Ты никогда не задумывался, почему, пока некоторые люди, несмотря на все обстоятельства и пережитые неудачи, всё-таки добиваются своего, другие, имея все шансы стать успешными в каком-либо деле, не пользуются своими возможностями? Всё дело в расстановке приоритетов. Те, кто расставил их правильно, вопреки убеждениям окружающих, знают, что любой, даже мизерный, шанс изменить свою жизнь стоит того, чтобы им воспользоваться.

Если ты не знаешь, на что именно тратить свое время и энергию, постарайся прежде всего хорошенько поразмыслить над несколькими вещами, которые помогут тебе найти ответы на главные вопросы.

1. Пойми, что список приоритетов не может быть безразмерным

Нельзя растрачивать себя на всё, что только придет тебе в голову. Другими словами, список твоих приоритетов не сможет вместить неограниченное число позиций. И тебе остается только смириться с этим.

Попробуем привести пример. Представь, что список твоих приоритетов состоит из пяти пунктов. Если ты уже заполнил их, то внести новый пункт окажется невозможным. Единственное, что ты в силах сделать, — вычеркнуть один из прописанных приоритетов и поместить новый на его место. Резюмируем: чтобы добавить новый жизненный приоритет, нередко приходится отказываться от какого-то старого. Невозможно же совмещать одновременно такие вещи, как здоровье и курение, комфорт и карьеру, высокий заработок и вечные развлечения где-нибудь на Лазурном берегу.

Отказаться от чего-нибудь подобного поможет прежде всего правильно поставленная цель. Но для того чтобы верно сформулировать ее, задумайся вот над чем: как ты хочешь себя чувствовать? Быть может, ты не готов проводить большую часть жизни в гонке за успехом, а хочешь спокойной и размеренной жизни? Или, наоборот, пребывание в гармонии быстро тебе надоедает? Главное — ответить на эти вопросы максимально честно, ведь от них зависит, насколько ты будешь доволен качеством своей жизни. Формируй цели, которые позволят тебе обрести желаемое состояние.

8 признаков того, что стоит переосмыслить свои ценности и жизненные приоритеты

2. Осознай, как твои приоритеты расставлены сегодня

Даже если ты никогда раньше не задумывался, как расставить приоритеты, они всё равно есть у тебя. Всё, что ты сейчас имеешь, — это их результат их расстановки. И неважно, осознанно ты это сделал или нет.

Неосознанно ты нередко выставляешь приоритеты, основываясь не на том, что будет нужно и полезно, а на том, что важно для тебя в настоящий момент. Когда ты бесцельно лежишь на диване, для тебя важно лежать. Когда ты поднимаешься рано, для того чтобы совершить утреннюю пробежку, — тебе важно бегать по утрам. В том же случае, когда ты лежишь на диване и думаешь о том, как бы хорошо пойти на пробежку, тебе важно лежать на диване, изображая глубокую озабоченность состоянием своего здоровья.

Научись признавать расставленные тобою же приоритеты — это один из важнейших шагов для того, чтобы построить честный диалог с самим собой. Честно опиши всё, чем владеешь сейчас: семья, друзья, работа, заработок, здоровье, вредные и полезные привычки. Пусть это будет твоей отправной точкой.

3. Проверь, насколько твои приоритеты соответствуют твоим внутренним ценностям

Ценности — это наши желания, которые идут изнутри. Приоритеты же часто оказываются навязанными лишь снаружи. И это действительно важная проблема. Когда твои ценности идут вразрез с приоритетами — как ты думаешь, что происходит? Правильно, ничего хорошего. Ты просто разрываешься между понятиями «это важно для меня» и «это должно быть важно для меня». Как итог — плохое настроение, повышенная тревожность, а в некоторых случаях даже депрессия.

Хочешь узнать свои настоящие ценности — посмотри, на что ты тратишь свое свободное время. Если ты во всеуслышание говоришь о том, как важно читать, подстегиваешь своих знакомых и друзей на занятия спортом, делаешь многочисленные репосты мастер-классов в социальных сетях, но сам предпочитаешь тратить свое время на занятия, не несущие никакой пользы, — вывод очевиден.

Второй вариант проверки ценностей — это твоя энергия. Когда твои приоритеты идут бок о бок с твоими ценностями, происходит то, что многие называют белой полосой в жизни человека. Ты движешься в правильном направлении, поэтому тебе легко добиваться поставленных целей. Если же свою энергию тебе приходится подстегивать различными способами, например при помощи кофеина или обещания развлечений, то стоит проанализировать, действительно ты занимаешься тем, чем хочешь, или ты взялся за дело только потому, что должен этого хотеть.

6 ложных ценностей, навязываемых обществом, которые на самом деле не нужны для счастья

4. Живи не ради характеристики или резюме

Мы часто рассуждаем о жизни так, будто бы находимся на собеседовании, а напротив нас сидит строгий кадровик. Мы отвыкли говорить простыми словами, совершать простые поступки, помогать окружающим людям. Наша сосредоточенность направлена на достижение качеств, которые можно записать в резюме. Да, они помогают нам завоевывать хорошую репутацию, получать работу мечты и выделяться среди сотни тысяч таких же специалистов, как и мы, но вот только людьми они нас не делают. А ведь именно то, как ты строишь семью, поддерживаешь отношения с друзьями и в общем-то живешь вне рабочего пространства, куда важнее.

Счастье — это не всегда свершения в карьере. Иногда это обыкновенная жизнь с возможностью включения в нее самых близких людей и поддержанием достатка, необходимого для нашего комфорта. Конечно, такой сценарий жизни подходит не всем, но он приземляет нас, для того чтобы мы еще раз оценили свои приоритеты.

5. Включи в список приоритетов отдых и хобби

Обычно в список своих приоритетов мы вписываем хобби в последнюю строчку. Но ведь именно хобби позволяет нам чувствовать себя счастливыми. Хочешь получать удовольствие от жизни — оставь немного времени для того, чтобы иметь возможность заниматься любимым делом каждый день.

Не стоит относиться к хобби как к тому занятию, которое обязательно выбирается один раз и на всю жизнь. Да, бывает и так, но в большинстве случаев с течением времени наши хобби претерпевают изменения. Также не стоит настраивать себя на то, что на хобби обязательно нужно зарабатывать. Если ты неплохо поешь, играешь на музыкальном инструменте или даже можешь совмещать эти два дела вместе, иногда лучше заниматься этим просто для своего удовольствия.

Расстановка приоритетов. Как расставить приоритеты?

12.09.2016 14 864 0 Время на чтение: 15 мин.

В этой статье я соберу всю ключевую информацию о том, как расставить приоритеты. Правильная расстановка приоритетов играет очень важную роль в жизни любого человека, она важна во всех сферах человеческой жизнедеятельности и в жизни в целом. Правильно расставленные приоритеты позволяют достичь больших успехов в любом деле, реализовать все свои жизненно важные цели и мечты.

Зачем расставлять приоритеты?

Расстановка приоритетов — это один из важнейших инструментов тайм-менеджмента — искусства управления временем. Очень часто люди ничего не успевают, не выполняют нужные дела, не достигают поставленных целей только потому, что не знают, как правильно расставить приоритеты. Они бросаются выполнять все дела одновременно и в результате не могут выполнить качественно ни одно из них, тем более — самые важные и необходимые дела. Избежать этой ошибки и существенно повысить личную эффективность поможет правильная расстановка приоритетов. Для начала давайте разберемся, что это такое.

Расстановка приоритетов — это сортировка всех стоящих задач по степени важности, для того чтобы выполнять их в порядке очередности, и для того чтобы самые важные, самые приоритетные дела всегда выполнялись в первую очередь и были выполнены.

На первый взгляд, ничего сложного. Но на практике все не так просто… Если вы часто не успеваете сделать что-то важное, если вы постоянно откладываете важные дела на потом, если вы постоянно хватаетесь за несколько дел сразу — вам однозначно стоит задуматься о том, как правильно расставить приоритеты. И далее я предложу вам для этого целый ряд инструментов разной степени эффективности, из которых вы сможете выбрать и использовать те, что понравятся и подойдут конкретно вам.

Методы расстановки приоритетов

Итак, рассмотрим разноплановые методы расстановки приоритетов. Некоторые из них я уже более подробно расписывал в других статьях, поэтому буду давать ссылки — переходите по ним, чтобы ознакомиться детальнее.

Матрица Эйзенхауэра

Матрица Эйзенхауэра — очень популярный и эффективный способ правильно расставить приоритеты, который активно обсуждается в различной литературе, на семинарах и тренингах личностного роста. Суть этого метода заключается в том, чтобы распределить все необходимые задачи по двум критериям: по степени важности и срочности. Таким образом, получается своего рода матрица — таблица, в которой приоритетность выполнения дел снижается от левого верхнего угла к правому нижнему.

Применяя матрицу Эйзенхауэра, можно практически полностью исключить вероятность того, что не будет выполнено какое-нибудь важное и срочное дело, а это уже не мало.

Подробнее об этом методе расстановки приоритетов читайте в отдельной статье с иллюстрациями: Матрица Эйзенхауэра.

Составление списков дел

Составление списков дел. Многие люди, думая о том, как расставить приоритеты, пользуются именно этим методом, потому что он очень простой, понятный и доступный. Суть заключается в том, чтобы планировать свое время путем составления списков дел и следования этому списку. При этом самые важные дела должны ставиться в начале списка, и далее, по мере убывания приоритетности.

Чтобы составление списков с целью расстановки приоритетов было максимально эффективным, следует придерживаться ряда правил. Подробнее об этом я писал в статье Как составить список дел?

Правило Парето

Правило Парето. Расставить приоритеты правильно можно и при помощи знаменитого правила (или закона) Парето. Суть его в том, что лишь 20% усилий приносят 80% результата и наоборот: 80% усилий приносят только 20% результата. Расстановка приоритетов в этом случае очень проста: нужно выделить свои 20% самых эффективных дел (на основе анализа уже имеющихся данных) и сконцентрировать свои усилия именно на них. Они будут являться для вас самыми приоритетными, а все остальные 80% — вторичными.

Подробнее о действии этого закона и его применении можно прочесть в статье Принцип Парето (Закон Парето). Правило 20/80.

Квадрат Декарта

Квадрат Декарта — довольно сложный метод расстановки приоритетов, требующий больше временных и умственных затрат, в сравнении с остальными, но зато и более точный, более эффективный. Лучше всего использовать этот способ для расстановки приоритетов в глобальном плане, например, на год, на несколько лет или даже на всю жизнь. Для ежедневного планирования он будет неудобен.

Как применять данный метод для планирования? Нужно каждую свою цель рассмотреть с четырех сторон:

• Что будет, если я это сделаю?
• Что будет, если я это не сделаю?
• Чего не будет, если я это сделаю?
• Чего не будет, если я это не сделаю?

Каждому вашему ответу можно придать определенный вес, и по сумме этих весов расставить приоритеты своей деятельности: от большей к меньшей.

Более подробно о такой методике с примером читайте в статье Квадрат Декарта — техника принятия решений.

Метод ABC

Метод АBC — очень упрощенный, а потому доступный способ расстановки приоритетов, который заключается в распределении всех своих дел всего на 3 категории важности:

• A — очень важные;
• B — не очень важные;
• C — совсем не важные.

Соответственно, дела из категории A будут иметь для вас наивысший приоритет, следом будут идти дела из категории B, и в последнюю очередь — дела из категории C. Несмотря на всю свою простоту, метод ABC практически полностью исключает возможность «потерять» и не выполнить важную задачу, поэтому его вполне можно использовать.

Олимпийская система

Олимпийская система. Расстановка приоритетов по этому принципу происходит путем последовательного попарного «соревнования» — сравнения задач с целью определения финалиста-победителя.

Допустим, у вас имеется 16 задач (число может быть любым, какое вам необходимо). Вы проводите между ними попарный «турнир» — 1/8 финала, выбирая из каждой пары более приоритетную задачу. Остается 8 дел — им вы точно так же устраиваете 1/4 финала, в которой определяются 4 полуфиналиста. Затем 1/2 финала для определения 2 финалистов. И, наконец, финал, где определяется цель-победитель. Она будет иметь для вас наивысший приоритет, второй полуфиналист — следующий по степени важности, четверть-финалисты — следующий и т.д.

Метод попарного сравнения

Метод попарного сравнения. Этот вариант расстановки приоритетов похож на предыдущий, но немного сложнее, поскольку сравнивать задачи здесь необходимо по нескольким критериям, наиболее важным для вас. Каждому из таких критериев удобно придать свой вес, допустим, по шкале от 1 до 5.

Например, вы выбираете, куда вложить деньги, что для вас приоритетнее. И сравниваете варианты по 3 критериям: доходность, доступность, риск. Выбираете между 4 вариантами: банковский вклад, ценные бумаги, валюта, золото. Сравниваете все эти варианты попарно между собой по каждому критерию по-отдельности. Таким образом, у вас получается самый доходный вариант, самый доступный и самый наименее рисковый. Если риск для вас имеет наибольший вес, а доступность — наименьший, то главный приоритет получается у наименее рискового способа, затем идет самый доходный, а затем — самый доступный. Если по каким-то критериям результаты совпали — вообще отлично, «победителя» видно сразу.

Приоритет взаимного влияния

Приоритет взаимного влияния. При использовании этого метода расстановки приоритетов расписываются все стоящие перед человеком задачи и оценивается, как их выполнение влияет друг на друга. Например, на цель «купить квартиру» влияют цели «найти новую работу», «повысить квалификацию», «создать источник пассивного дохода». Это удобно делать, нарисовав все цели в кружочках и соединив их между собой стрелочками.

Наивысший приоритет будет иметь та цель, на которую влияет наибольшее количество других, то есть, к которой ведет наибольшее количество стрелочек. И так далее.

Вклад в глобальный цели

Вклад в глобальные цели — Метод расстановки приоритетов, полностью противоположный предыдущему. В этом случае начинать стоит так же, как и метод взаимного влияния, только наивысший приоритет ставится не той цели, к которой ведет наибольшее количество стрелок, а той, от которой отходит наибольшее их количество.

То есть, наивысшим приоритетом будет обладать не глобальная цель, а та задача, выполнение которой будет способствовать достижению большего количества глобальных целей.

Метод многофакторного анализа

Метод многофакторного анализа. Этот способ расставить приоритеты можно отнести к самым сложным, но и наиболее точным. Здесь необходимо выделить ряд факторов, по которому вы будете сравнивать свои задачи и выставить каждому делу оценки по каждому фактору, допустим, по 5-бальной шкале. Удобно все это оформить в виде таблицы, где по вертикали будут стоять ваши задачи, а по горизонтали — факторы оценки.

В итоге расстановка приоритетов будет происходить по убыванию суммарного бала каждой задачи.

Другие методы расстановки приоритетов

Ну и в заключение, говоря о том, как расставить приоритеты, хотелось бы вспомнить и т.н. «народные методы», от некоторых из них произошли всем вам известные крылатые фразы. Обращаю ваше внимание на то, что это неправильные, неэффективные методы расстановки приоритетов, просто решил их упомянуть, чтобы показать, как не надо делать.

• Метод мишени — делать то, что первым попадется на глаза: вижу цель — стреляю.
• Метод скрипучего колеса — делать то, что больше всего раздражает (например, начальник «капает на мозги» какой-то работой — значит, она в наивысшем приоритете).
• Метод жареного петуха — высший приоритет — это когда уже «жареный петух клюнул», то есть, когда уже сильно прижало, и дальше оттягивать нельзя.
• Метод лентяя — в первую очередь делать то, что проще всего, что не напрягает, а сложные и серьезные дела откладывать до последнего.

Также хочу напомнить вам про правило 2 минут, которое говорит о том, что если на выполнение любого дела требуется менее 2 минут, то его следует выполнить тут же, моментально. Применение на практике этого правила позволит вам избежать скопления огромной кучи невыполненных мелких задач.

Теперь вы знаете, как правильно расставить приоритеты. Как видите, методов множество (и это еще не все, лишь самые популярные). Выбирайте, что вам больше нравится, и действуйте. Можно идти по принципу «от простого к сложному», то есть, сначала расставлять приоритеты каким-то более простым способом, потом постепенно переходить к более сложным и эффективным. Главное — понимать, что расстановка приоритетов — это очень важно, и ей действительно стоит уделить внимание.

Желаю вам успехов в освоении тайм-менеджмента и повышении личной эффективности! Увидимся на Финансовом гении!

Как расставить приоритеты в жизни и в работе

Когда вы научитесь правильно расставлять приоритеты – шикарная жизнь вам обеспечена. Сейчас мы опишем главные методы расстановки приоритетов.

Одна из самых больших проблем на работе и личной жизни – неправильно расставленные приоритеты. Рабочие нагрузки стремительно растут, и всё кажется важным. Однако истина в том, что часть работы, которую мы выполняем каждый день на деле выполнять не нужно, по крайней мере сразу.

Научиться расставлять приоритеты – значит иметь больше времени каждый день, которое так ограничено. Это один из краеугольных камней производительности, и правильно расставленные приоритеты могут помочь по всем – от тайм менеджмента до баланса между работой и личной жизнью.

Сама суть приоритизации проста (нужно просто знать, какие дела необходимо выполнить, как их ранжировать), на самом деле это далеко не простой навык.

Чтобы упростить задачу, мы собрали в один список несколько лучших стратегий о том, как расставить приоритеты на работе и личной жизни.

❶

1. Запишите всё в основной список, а затем разбейте его на месячные, еженедельные и ежедневные цели.

Расстановка приоритетов происходит на разных уровнях. У вас есть дела, которые нужно сделать сегодня. Цели, которые вы ставите на этой неделе. И цели, которых вы достигли в предыдущем месяце.

К сожалению, эти списки не всегда совпадают. Слишком легко по умолчанию вернуться к тому, что кажется срочным, и игнорировать тот факт, что это не приближает вас к вашим более крупным приоритетам. Поэтому, прежде чем вы сможете научиться расставлять приоритеты в своей повседневной работе, вам нужно всё сложить в одном месте.

Начните с составления основного списка или плана на год – документа, туду-списка или листа бумаги, где будут храниться все текущие и будущие задачи. Подробной этот способ приоритезации описан в методологии «Get Things Done» (GTD) Дэвида Аллена – пятиэтапный процесс на страницах его книги.

Когда вы собрали все задачи в одном месте, пришло время разбить их на ежемесячные, еженедельные и ежедневные цели.

Ваш ежемесячный список вытекает из основного списка всех целей или вашего годового плана. Ваш еженедельный список извлекается из вашего ежемесячного списка. И так далее. Таким образом, вы знаете, что ваши ежедневные приоритеты совпадают с вашими большими целями.

Устанавливая свои приоритеты, старайтесь не залипать не те дела, которые вы поставили. Будьте гибкими приследуя основные цели. Главное убедиться, что вы расставляете приоритеты для более эффективной работы над основными целями.

Заполняя разные списки, помните принцип Парето, или правило 80/20, которое гласит, что 20% ваших усилий, как правило, дают 80% ваших результатов. Ищите те задачи, которые могут быть «задачами по Парето», они принесут вам реальные результаты.

❷

2. Отделите срочное от важного с помощью матрицы Эйзенхауэра.

Легко сказать, что вы должны научиться расставлять приоритеты в работе, чтобы это принесло максимальные результаты, но как на самом деле это сделать?

В некоторых случаях все сводится к опыту. Но когда вы не уверены, матрица Эйзенхауэра – идеальный инструмент для использования.

Разработанная бывшим президентом США Дуайтом Эйзенхауэром, матрица представляет собой простую схему из четырех квадрантов, ответы на которую помогают вам отделить «срочные» задачи от «важных».

В общих чертах, срочные дела – это вещи, на которые, по вашему мнению, вы должны реагировать сразу, например, электронные письма, телефонные звонки, текстовые сообщения или новости. В то время как важными задачами являются те, которые способствуют вашей долгосрочной личной миссии, ценностям и целям.

При рассмотрении вопроса о том, как лучше расставить приоритеты для задач, спросите, в какой из квадрантов они лучше всего подходят. Затем выполните соответствующие действия:

1. Срочно и важно: выполните их как можно скорее.
2. Важно, но не срочно: решите, когда вы это сделаете, и запланируйте это.
3. Срочно, но не важно: делегируйте эту работу кому-то другому.
4. Ни срочно, ни важно: удалите их из своего спика и забудьте о них.

❸

3. Оцените свою работу по истинному приоритету с помощью метода Айви Ли

Иногда, несмотря на все наши усилия, мы получаем огромный список неотложных и важных задач, которые нам необходимо выполнить. В этом случае нам нужно найти способ копать глубже и найти их истинное значение.

Один из лучших способов был разработан более 100 лет назад консультантом по производительности Айви Ли. Так называемый метод Айви Ли – это смехотворно простой способ установить приоритеты в вашей повседневной жизни.

Вот как это работает:

1. В конце каждого дня запишите шесть самых важных вещей, которые необходимо выполнить завтра. Каждая мини-цель около 30-45 минут максимум. Не записывайте более шести штук.
2. Расставьте приоритеты этих шести пунктов в порядке их истинного значения.
3. Когда наступит следующий день, сконцентрируйтесь только на первом задании. Работайте до тех пор, пока не закончите первое задание, а затем переходите к следующему.
4. Подойдите к остальной части вашего списка таким же образом. В конце дня переместите все незавершенные дела в новый список на следующий день.

Повторяйте этот процесс пока срочное не завершится, затем старайтесь вернуться к первому методу.

Ограничение себя шестью задачами (или меньше) каждый день создает рамки, которые вынуждают вас правильно расставлять приоритеты и оставаться сосредоточенным, выполняя одну задачу в своём списке.

❹

4. Разделите цели со схожими приоритетами, используя метод ABCDE.

Хотя метод Айви Ли отлично подходит для определения приоритетности ежедневных намерений, есть ещё одна неясная часть: откуда вы знаете «истинную важность» цели?

Самой большой сложностью, когда речь идёт о том, как расставить приоритеты, является различие между целями, которые, как кажется, находятся на одном уровне важности.

Вот где метод ABCDE Брайана Трейси делает своё дело. Вместо того, чтобы держать все цели на одном уровне приоритета, этот метод предлагает два или более уровня для каждой цели.

Вот как это работает:

• Просмотрите список и дайте каждому заданию букву от А до Е (А является наиболее приоритетным).
• Для каждой задачи, в которой есть буква A, присвойте ей номер, который определяет порядок выполнения.
• Повторяйте, пока все задачи не получат свои буквы и цифры.

Опять же, это обманчиво простая стратегия расстановки приоритетов. Хотя в большинстве случаев почти невозможно провести различие между целью B1 и целью A3, назначив каждой небольшой цели несколько уровней приоритизации, вы получите четкое представление о том, что действительно важно для вас.

❺

5. Начните день, съев «лягушку»

Как только вы расставили приоритеты в своей жизни или работе (какой бы метод вы ни выбрали), пришло время выбрать правильный способ для начала дня.

То, как вы начинаете день, задает тон всему остальному. И часто, выполняя большую, но важную задачу, вы получаете импульс, вдохновение и энергию для продолжения движения.

Вот почему огромное количество экспертов по продуктивности предлагают тратить время на выполнение наиболее важной задачи (лягушки) каждый день.

Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади. Марк Твен

Размышляя о том, как расставить приоритеты в вашей повседневной работе, попробуйте включить одну из этих «лягушек» в начало списка.

Хотя я сам, люблю начинать день с простых дел, чтобы втянутся в будни. А затем с кофе уже делаю самые важные замыслы.

❻

6. Избавьтесь от «достаточно хороших» целей с помощью стратегии Уоррена Баффета с 2 списками.

Неважно, насколько вы эффективны и действенны каждый день, если вы работаете над неправильной целью. Вот почему полезно периодически переоценивать свои долгосрочные цели и приоритеты, чтобы убедиться, что вы все ещё на правильном пути.

Вот один отличный способ сделать это от инвестора-миллиардера Уоррена Баффета.

Как гласит история, Баффет провел своего личного пилота через этот процесс, чтобы помочь ему расставить приоритеты в своих карьерных целях.

Первый шаг – записать свои 25 желаемых целей. Это могут быть жизненные цели, карьерные цели, образовательные цели или все, на что вы хотите потратить своё время.

Теперь обведите свои пять наиболее желанных целей в этом списке (если вы делаете это прямо сейчас, сначала обведите, прежде чем двигаться дальше).

Наконец, любая цель, которую вы не обвели, попадает в список «избегать любой ценой». Вместо того, чтобы работать над этими целями, когда у вас есть время, вы должны активно избегать их. Это задачи, которые кажутся достаточно важными, чтобы заслуживать вашего внимания. Но это не двигает вас к вашим долгосрочным приоритетам.

❼

7. Имейте в виду заблуждение затрат. Лошадь сдохла – слезь.

Выполняя эти упражнения по определению приоритетов, важно помнить, что нужно проявлять гибкость. Никто не знает будущего, а расстановка приоритетов и планирование на самом деле просто гадание.

Иногда вы можете расставить приоритеты только для того, чтобы изменить ожидания или результаты. В таком случае трудно не разочароваться.

Люди особенно восприимчивы к «невозвратным затратам» – психологическому эффекту, когда мы чувствуем себя вынужденными продолжать что-то делать только потому, что мы уже вложили в это время и усилия.

Но реальность такова, что независимо от того, на что вы тратите своё время, вы никогда не сможете вернуть это время назад. И любое время, потраченное на работу в направлении неправильного приоритета, является просто потраченным временем.

Приоритеты – великая вещь. Но, иногда, наши усилия лучше направить на смену лодки, чем пытаться устранить утечку.

Приоритеты – великая вещь. Если вы правильно расставите приоритеты в своей работе, вам гарантирован хороший день. Удивительное чувство, когда в конце рабочего дня ты осознаешь, сколько важного успел сделать. Но это не всегда возможно.

Задачи занимают больше времени, чем ожидалось. Вмешиваются различные обстоятельства. А наши дни наполняются встречами и разговорами.

Поэтому, хоть и важно знать о том, как расставить приоритеты в вашей работе, но помните, что нужно быть реалистом относительно объёма работы, который вы действительно можете делать каждый день.

Как правильно выбрать функции для разработки / Корпоративный блог Hygger / Хабр

Что такое приоритезация? Менеджеры по продукту согласятся, что очень важно выбрать правильные функции для разработки, отфильтровать самые важные из них и пропустить менее важные. Это все об искусстве расстановки приоритетов.

Если вы не уверены в своих навыках определения приоритетов и хотите получить больше, это краткое руководство поможет узнать, как найти критерии оценки вашего продукта и как выбрать соответствующие показатели стратегического роста.Вы также узнаете, как предложить клиентам большую ценность и наладить все внутренние процессы внутри вашей команды с помощью методов приоритизации.

Приоритезация функций в управлении продуктом: почему это важно?

В целом, управление продуктом включает 3 основных этапа:

• исследование пользователей
• планирование
• исполнение

Многие компании часто сталкиваются с проблемой, когда время команды тратится на разработку функций, которые никому не нужны.Эта проблема особенно актуальна для стартапов с ограниченным бюджетом и временными рамками. Кстати, интуиция в этом случае не всегда помогает.

Существует хорошая градация менеджеров по продукту, определенная Марти Кейганом в его книге «Вдохновленный»:

• Администратор бэклога — генеральный директор, ответственный за решения.
• Администратор дорожной карты — заинтересованные стороны, которые несут ответственность за решения.
• Настоящий менеджер по продукту — менеджер по продукту, отвечающий за решения.Информация, описанная ниже, будет полезна для такого менеджера.

На самом деле, очень важно уметь правильно расставлять приоритеты, особенно в условиях жесткой конкуренции и неопределенности.

Основы приоритизации

Приоритизация функций должна начинаться с управления стратегией продукта.

Если вы четко определите продуктовую стратегию с самого начала, она проинформирует график вашего продукта, удовлетворит ваших клиентов и поможет с внутренними потребностями компании.Когда нет четкой стратегии и продуманного графика продукта, тогда не лучшее время для определения приоритетов функций.

Давайте посмотрим, как это происходит в Hygger.io, инструменте управления проектами со встроенной приоритизацией.

Процесс приоритезации

Вот как мы это делаем:

Мы ставим цели на 2 месяца и выбираем соответствующие показатели, затем собираем и выбираем идеи, которые могут улучшить эти показатели. Мы применяем приоритизацию идей Lean, проводим оценку функций и пишем задачу для функций, которые выиграли.Вот и все! Функции готовы к разработке.

Непонятно выглядит? Давайте углубимся в детали.

Голы

У нас есть двухнедельная пробная версия, и мы хотим увеличить количество компаний, которые покупают платную подписку после пробной версии. Это основная цель на ближайшие 2 месяца. Также важно отличаться от конкурентов, поскольку сегодня на рынке доступно более 500 систем управления проектами.

Соответствующие показатели

Мы используем широко известные базовые и дополнительные метрики.Базовая метрика — это конверсия с пробной версии в платную. Дополнительными показателями являются конверсия посетителей в регистрацию, активацию (момент AHA) и удержание.

AHA-момент — это момент, когда пользователь понял ценность продукта или даже использовал это значение в реальной задаче. Каждый продукт имеет свою ценность.

Собирать идеи

Источники обратной связи могут быть разными. Например:

Организация идей

Очевидно, что необходимо постоянно поддерживать порядок в портфеле заказов по нашему продукту, так как мы получаем много отзывов.Это помогает нам легко находить нужные вещи и не отвлекаться на мелочи.
Мы структурируем бэклог нашего продукта следующим образом:

• по компонентам (backend, frontend, API, мобильные приложения)
• по области применения (UX, маркетинг, технические долги, баги)
• флаг самый стратегический и важный
• связывает идеи и функции, чтобы понять актуальность функций.

Также мы можем связать все запросы клиентов с функциями.

Приоритизация бережливого производства

Накапливая новые идеи, мы оцениваем их с помощью подхода Lean Prioritization. Мы используем простую матрицу 2 × 2 с двумя осями — сложность и ценность. Ценность означает, какой вклад функция вносит в продукт. Сложность визуализирует усилия, необходимые для реализации функции.

Используя диаграмму приоритетов невыполненных работ, мы можем оптимизировать приоритеты, определяя важные и менее важные задачи.

• Quick Wins — это функции, которые имеют большую ценность, но могут быть реализованы очень быстро.
• Большие ставки — функции, которые могут принести большую пользу, но их сложно реализовать.
• Maybes — задачи и функции, не приносящие особой ценности, но легко реализуемые. В полной мере они могут быть реализованы позже.
• Приемники времени — функциям не нужен приоритет, и мы можем их пропустить.

Ценность можно понимать по-разному. В нашем случае функции получают ценность, если они:

• Улучшают конверсию из пробной версии в платную (метрические двигатели).
• Помогите привлечь новых пользователей (Ага-момент).
• Помогите сохранить текущих пользователей
• Добавьте ценности к продукту и отделите нас от конкурентов.

Здесь весьма уместно упомянуть процесс Planning Poker, который на данном этапе выглядит полезным:

• Всего собрались люди
• Они выбирают лидера, который руководствуется определенной идеей
• Группа обсуждает это, и каждый участник оценивает идею в соответствии с последовательностью Фибоначчи
• Вождь открывает все карты
• Участники, выставившие max и min, объясняют свое решение
• Затем все пытаются найти консенсус и перейти к следующей идее.

Применение взвешенной оценки

Не все функции получают оценку, а только те, которые выиграли при расчете приоритетов бережливого производства (поскольку оценка — довольно трудоемкое мероприятие).

Мы оцениваем каждую характеристику в соответствии с выбранными критериями по шкале от 0 до 10. Затем мы умножаем эти значения на веса и получаем окончательный числовой балл, который позволяет нам сравнивать характеристики друг с другом.

Критерии оценки

Критерии выставления баллов могут быть разными:

• Целевые показатели
• Ценность для пользователей
• Пиратские метрики (AARRR)
• Увеличивает доход
• Помогает удерживать текущих клиентов
• Помогает привлечь новых клиентов
• Стратегическая ценность
• Сильные инновации
• Срок и стоимость разработки
• Срок и стоимость внедрения
• Нужен для многих пользователей
• Как часто нужно
• У многих конкурентов есть
• Уверенность в успехе
• Ожидание или восхищение согласно подходу Кано и так далее, и тому подобное.

Возможно, идеального способа расстановки приоритетов не существует, и описанный выше метод может показаться чем-то сложным. Вот почему вы можете воспользоваться другими доступными схемами приоритизации, например:
Вы можете попробовать их все!

Более того!

Чтобы улучшить свои навыки определения приоритетов, вы можете применить одну из десятков мощных техник и методологий определения приоритетов, хорошо известных во всем мире.

Одним из наиболее полных списков с такими методами является коллекция Даниэля Закариаса, в которой он собрал отличные методы определения приоритетов и сгруппировал их по двум внешним / внутренним и количественным / качественным свойствам.Наиболее интересные из них:

• Методика приоритезации MoSCoW
• Правило Парето
• Соотношение стоимости и стоимости метода
• Метод значения и сложности
• Визуальная методика Story Mapping
• Методология оценки возможностей
• Развертывание функции качества
• Техника для катеров
• Метод сегментов функций
• кДж метод
• Купить особенность игрового метода

Итого

Логично подвести итоги этого процесса:

• Снижена степень влияния интуиции на принятие решений
• Стратегические показатели стабильно растут
• Возврат HIPPO (мнение самого высокооплачиваемого человека)
• Клиенты получают больше ценности в единицу времени
• Команда понимает, ПОЧЕМУ мы создаем специфические особенности
• Незначительные идеи скрываются и не раздражают.В любом случае 80% идей никогда не будут реализованы.

Как вы относитесь к процессу выбора функций для разработки?

Хотите что-нибудь добавить? Возможно, нужно заменить какие-то пункты. Пожалуйста, оставьте свой отзыв ниже 🙂

Система приоритизации продуктов: 9 самых популярных

---

Приоритизация продукта — это не просто создание набора функций в определенном порядке — это также включает в себя подтасовку множества входных данных и мнений заинтересованных сторон.Сужение этого списка требований и запросов функций для спринта или дорожной карты продукта — одна из самых сложных частей работы менеджера по продукту.

Еще одна проблема приоритизации, с которой сталкиваются менеджеры по продукту, — это знать, сколько членов команды, заинтересованных сторон и клиентов им следует привлечь и в какой степени они должны голосовать за то, над какими функциями, задачами и обновлениями вы будете работать дальше.

«Самая популярная функция и вторая по популярности функция не обязательно принадлежат одному и тому же продукту.У вас должна быть продуманная стратегия, куда вы идете: у нас есть определенный тип клиентов, которых мы пытаемся обслуживать, и мы пытаемся решить их самые большие проблемы таким образом, чтобы приносить нам деньги. Это сложная проблема — найти совпадения в нескольких различных областях, не говоря уже о вещах, которые команда может разумно выполнять технологически ».

— Брюс Маккарти, менеджер по продукту и автор Roadmaps Relaunched

В идеале, хорошие рамки приоритезации продуктов позволяют заглушить голос самого громкого человека в комнате с помощью количественных рейтингов, диаграмм и матриц со значениями, которые напрямую связаны с отзывами клиентов и стратегией продукта.

Здесь, в Roadmunk, мы это понимаем. Вот почему мы предлагаем две встроенные структуры приоритезации в нашем пакете отзывов и управления идеями: RICE и ценность против усилий.

Мы проведем вас через эти две системы, а также:

• КАНО
• Отображение сюжета
• Метод MoSCoW
• Оценка возможности
• Дерево продуктов
• Стоимость задержки
• Купить особенность

1. РИС

Известная как внутренняя система баллов Intercom для определения приоритетов идей, RICE позволяет командам разработчиков работать над инициативами, которые с наибольшей вероятностью повлияют на любую поставленную цель.

Эта система оценки измеряет каждую функцию или инициативу по четырем факторам: охват, влияние, уверенность и усилия, (отсюда и аббревиатура RICE). Вот разбивка того, что означает каждый фактор и как его следует определять количественно:

Затем эти отдельные числа превращаются в одну общую оценку с помощью формулы. Эта формула дает продуктовым командам стандартизированное число, которое можно применять к любому типу инициатив, которые необходимо добавить в дорожную карту.

После выполнения каждой функции с помощью этого расчета вы получите окончательную оценку RICE. Затем вы можете использовать эту итоговую оценку для ранжирования того, в каком порядке вы будете реализовывать идею, инициативу или функцию. Вот пример:

Плюсы использования метода RICE

• Требуется, чтобы продуктовые группы составляли свои продуктовые метрики SMART, прежде чем они будут их количественно определять. SMART означает конкретный, измеримый, достижимый, релевантный и, как видно из параметра оценки охвата, основанный на времени.
• Это уменьшает влияние присущих предубеждений на приоритезацию. За счет добавления измерения достоверности в расчеты приоритезация отходит от попыток предсказать успех к измерению уровня утверждения каждого члена команды в отношении характеристик. Это переводит обсуждение приоритетов с «Вот сколько стоит эта функция» на «Вот как мы количественно оцениваем наш уровень уверенности для каждой из этих качественных, спекулятивных оценок».

Минусы использования метода RICE

• Оценки RICE не учитывают зависимости.Бывают случаи, когда инициативу с высоким показателем RICE нужно лишить приоритета над чем-то другим, поэтому продуктовым командам нужно рассматривать результат как упражнение, а не как конечный ответ на вопрос «Что мы должны создать дальше? ”
• Оценки никогда не будут точными на 100%. Приоритизация RICE — это просто упражнение по количественной оценке характеристик с учетом уровня уверенности команд в своих оценках.

2. Стоимость против усилий

Этот простой подход к расстановке приоритетов включает в себя взятие вашего списка функций и инициатив и их количественную оценку с использованием оценок ценности и усилий.

При использовании этого метода важно помнить, что окончательные оценки являются лишь приблизительными. В процессе количественной оценки важного вопроса, на который ставится задача приоритезации, требуется много догадок и мнений (подкрепленных как можно большим количеством применимых данных): «Будет ли эта функция / обновление продвигать наши цели и показатели, если мы его построим? Сможем ли мы построить его с помощью имеющихся у нас ресурсов? »

Методы оценки, такие как ценность и усилия, дают продуктовым командам быстрый и простой способ визуализировать набор количественно определенных приоритетов.

Этот метод расстановки приоритетов дает возможность заинтересованным сторонам обсудить, что, по их мнению, означает ценность и усилия, что, в свою очередь, помогает менеджерам по продуктам находить пробелы в стратегическом согласовании и устранять их. Вот как выглядит таблица результатов по соотношению цена-качество в Roadmunk:

(Pssst! Соотношение затрат и усилий — это один из двух шаблонов приоритизации, доступных в Roadmunk. Вы также можете создать свои собственные критерии приоритизации и использовать любые факторы, относящиеся к вашей компании.)

Плюсы использования стоимости по сравнению с усилиями

• То, что составляет ценность или усилие, является гибким. Для некоторых организаций усилия могут означать просто усилия по разработке, для других — затраты на внедрение. Гибкая структура приоритезации может использоваться любым типом компании, отрасли или продукта.
• Это хороший инструмент для выравнивания. Поощряя команды проводить количественную оценку и числовую оценку функций, продуктовые группы могут договориться о том, какие инициативы имеют больший вес, чем другие.Это оставляет туманные догадки и предположения вне обсуждения приоритезации.
• В компаниях, где ресурсы чрезвычайно ограничены, такая простая вещь, как анализ ценности и усилий, позволяет командам сосредоточиться только на вещах, которые окажут наибольшее влияние на их бизнес и цели продукта.
• Его легко использовать, потому что он не требует сложных формул или моделей. Все, что для этого требуется, — это согласованное числовое значение, которое складывается в одно общее число.

Минусы использования using value vs.усилие

• Как и все упражнения по расстановке приоритетов, это игра оценки и предположения. Это оставляет много места для когнитивной предвзятости со стороны людей, производящих оценку. Окончательная оценка каждой функции может быть слишком завышенной или недостаточно точной.
• Когда приходит время продукту и разработчикам проголосовать за то, насколько высоким или низким должны быть оценки ценности / усилий, разногласия могут потребовать времени для разрешения.
• Может быть трудно использовать с большими командами с несколькими линейками продуктов, компонентов и группами продуктов, которые контролируют каждую из них.

3. Модель Кано

Модель Кано отображает два набора параметров по горизонтальной и вертикальной осям. На горизонтальной оси отложены значения реализации (в какой степени удовлетворены потребности клиентов). Эти значения можно разделить на три сегмента:

• Необходимые или базовые функции: Если у вас нет этих функций, ваши клиенты даже не будут рассматривать ваш продукт как решение своей проблемы.
• Характеристики производительности: Чем больше вы вкладываете в них, тем выше будет уровень удовлетворенности клиентов.
• Особенности, вызывающие восхищение или волнующие: Эти функции представляют собой приятные сюрпризы, которых клиенты не ожидают, но которые, будучи предоставленными, вызывают восторженный отклик.

На вертикальной оси отложен уровень удовлетворенности клиентов (значения удовлетворенности). Они варьируются от потребностей, которые не удовлетворяются слева, до потребностей, которые полностью удовлетворяются справа (значения реализации).

Чтобы получить такое представление о клиентах, нужно разработать анкету Кано, в которой вы спрашиваете своих клиентов, как они будут себя чувствовать с какой-либо функцией или без нее.

Основная идея модели Кано состоит в том, что чем больше времени вы тратите на инвестирование ресурсов (времени, денег, усилий) на создание, внедрение инноваций и улучшение функций в каждом из этих сегментов, тем выше будет уровень удовлетворенности клиентов.

Плюсы использования этой схемы приоритизации:

• Анкета модели Кано может научить команды не переоценивать черты эмоций и перестать недооценивать то, что необходимо.
• Он может помочь командам принимать более обоснованные решения о продуктах и ​​прогнозировать рынок для успешной реализации функций и ожиданий вашей аудитории от этих функций.

Минусы использования этой системы приоритизации:

• Анкета Кано может занять много времени. Чтобы получить справедливое представление о всех ваших клиентах, вам необходимо провести ряд опросов, пропорциональных количеству ваших клиентов.
• Возможно, ваши клиенты не до конца понимают функции, о которых вы им рассказываете.

4. Отображение истории

Прелесть этой системы приоритизации продуктов заключается в ее простоте.Это также делает акцент на опыте пользователя, а не на внутреннем мнении вашей команды и заинтересованных сторон.

Вдоль горизонтальной линии вы создаете серию последовательных сегментов или категорий, которые представляют каждый этап пути пользователя к вашему продукту. Это позволяет вам подумать о том, как ваши клиенты перемещаются по вашему продукту от регистрации до настройки своего профиля и использования определенных функций.

Затем вы разместите эти задачи по вертикальной линии в порядке важности сверху вниз.Это позволяет вам установить приоритетность функций, над которыми вы будете работать. В некоторых случаях нижняя часть оси помечена как «Элементы невыполненной работы» для задач, которые вы решили отложить.

Наконец, вы проводите линию через все эти истории, чтобы разделить их на выпуски и спринты.

Плюсы использования этой схемы приоритизации:

• Это поможет вам быстро и эффективно определить своего MVP.
• Он основан на опыте пользователя.Вы можете писать пользовательские истории.
• Это совместная работа. Картографирование историй — это групповая деятельность, в которой участвует вся команда.

Минусы использования этой системы приоритизации:

• Он не принимает во внимание внешние факторы приоритета продукта, такие как ценность и сложность бизнеса.

5. Метод MoSCoW

Метод MoSCoW позволяет выяснить, что наиболее важно для заинтересованных сторон и клиентов, путем классификации функций по четырем приоритетным сегментам.MoSCoW (не имеет отношения к городу — символы ОС были добавлены, чтобы сделать аббревиатуру более запоминающейся) означает функции Must-Have, Should-Have, Could-Have и Not-Have.

• Обязательно: Это функции, которые должны присутствовать для того, чтобы продукт вообще работал. Они не подлежат обсуждению и важны. Если одно из этих требований или функций отсутствует, продукт не может быть запущен, что делает его наиболее чувствительным ко времени из всех сегментов.

Пример: «Пользователи ДОЛЖНЫ войти в систему для доступа к своей учетной записи»

• Обязательно: Эти требования важно выполнить, но они не зависят от времени.

Пример: «Пользователи ДОЛЖНЫ иметь возможность сбросить свой пароль»

• Может быть: Это функция, которая не является ни существенной, ни важной для реализации в установленные сроки. Это бонусы, которые значительно улучшат удовлетворенность клиентов, но не окажут большого влияния, если их не учтут.

Пример: «Пользователи МОГУТ сохранять свою работу прямо в облаке из нашего приложения»

• Необязательно: Это наименее важные функции, задачи или требования (и первые, которые нужно выполнить, когда есть ограничения ресурсов).Это функции, которые будут рассмотрены в будущих выпусках.

Модель MoSCoW динамична и оставляет место для развития приоритетов. Таким образом, функция, которая считалась незаменимой, однажды может стать обязательной в зависимости от типа продукта.

Плюсы использования этой схемы приоритизации:

• Это хорошо для вовлечения заинтересованных сторон, не имеющих технического образования, в процесс определения приоритетов продукта.
• Быстрый, простой и интуитивно понятный способ передачи приоритетов команде и клиентам.
• Это позволяет вам думать о распределении ресурсов, когда вы классифицируете свои функции и требования по каждому сегменту.

Минусы использования этой системы приоритизации:

• Команды и заинтересованные стороны могут переоценить количество обязательных функций.
• Это упражнение по формулированию критериев выпуска, а не метод определения приоритетов.

6. Оценка возможностей

Также известный как анализ возможностей, этот метод определения приоритетов исходит из концепции инноваций Энтони Улвика, ориентированных на результат.Его теория гласит, что клиенты покупают продукты и услуги для выполнения определенных работ. Идея состоит в том, что, хотя клиенты не очень хорошо умеют находить решения своих проблем, их отзывы по-прежнему важны. Эта обратная связь — это то, что команда продукта будет использовать для достижения желаемых результатов для продукта или функции.

При оценке возможностей

для измерения и ранжирования возможностей используются графики Удовлетворенность, и Важность . Составив список идеальных результатов, вы затем опрашиваете своих клиентов, чтобы задать им следующие вопросы:

• Насколько важен этот результат или характеристика? Попросите клиентов оценить их.
• Насколько заказчик удовлетворен существующими решениями?

После того, как вы нанесете эти ответы на диаграмму, вы сможете увидеть функции, которые имеют наибольшее значение для клиентов (результаты), но в настоящее время имеют низкие оценки удовлетворенности вашим продуктом. Это функции, которые вы сделаете приоритетными в своем следующем спринте.

Плюсы использования данной системы приоритизации

• Это простая структура для быстрого поиска наиболее инновационных решений распространенной проблемы.
• Легко визуализировать и классифицировать на графике.

Минусы использования этой системы приоритизации

• В опросе или анкете клиенты могут переоценить или недооценить важность функции.

7. Дерево продуктов

Эта совместная инновационная игра, также известная как обрезка дерева продуктов, была разработана Брюсом Холлманом. Основное внимание в этой деятельности уделяется формированию продукта таким образом, чтобы он соответствовал результатам для клиентов, которые принесут компании наибольшую пользу.Игра направлена ​​на сокращение элементов отставания по продукту, чтобы гарантировать, что инновационные идеи не останутся без внимания.

Вот как это происходит:

1. Сначала нарисуйте на доске или листе бумаги большое дерево с несколькими большими ветвями.

• Ствол вашего дерева представляет функции, которые уже есть у вашего продукта.
• Внешние ветви представляют функции, которые будут доступны в следующем выпуске.
• Остальные ветви представляют функции, которые еще не доступны.

2. Попросите ваших участников (в данном случае ваших клиентов) написать некоторые потенциальные особенности на стикерах. Это будут листья вашего дерева.

3. Затем попросите своих клиентов разместить листы функций в ветке.

Попросив клиентов разместить желаемые функции в дереве, вы можете определить самые большие кластеры или ветви. Это позволит вам определить, какие области вашего продукта требуют дополнительной работы, какие функции необходимо изменить, а какие области функций продукта можно исключить из всех ближайших будущих выпусков.

Плюсы использования этой схемы приоритизации:

• Это дает вам визуальное представление о том, насколько хорошо сбалансированы функции вашего продукта.
• Это инструмент для совместной работы, позволяющий вам напрямую узнать мнение ваших клиентов, не полагаясь на строгий опрос.

Минусы использования этой системы приоритизации:

• Этот метод не дает менеджерам по продукту каких-либо количественных значений для ранжирования каждой функции, а дает только общее визуальное руководство.
• Функции не разделены на какой-либо сегмент группировки, что отнимает много времени.

8. Стоимость задержки

Джошуа Арнольд определил стоимость задержки как «способ сообщить о влиянии времени на результаты, которых [компания хочет] достичь». Конкретно стоимость задержки позволяет задать вопросы:

• Сколько бы стоила эта функция, если бы она была прямо сейчас в продукте?
• Сколько это будет стоить, если эта функция будет реализована раньше?
• Сколько это будет стоить, если изготовят позже запланированного срока?

Вы назначаете эту денежную ценность каждой функции, вычисляя, сколько времени и усилий команды потребуется на ее создание.Вы и ваша команда также можете определить ценность функций с точки зрения того, сколько они будут стоить после того, как будут построены.

Итак, допустим, у вас есть одна функция, которая стоит 30 000 долларов за каждую неделю, когда она откладывается, и на ее создание уйдет всего три месяца. С другой стороны, у вас есть функция, которая стоит 10 000 долларов в неделю, если она откладывается, и на ее создание у вас уйдет столько же времени. В рамках этой системы приоритезации первая функция будет той, на которой в первую очередь сосредоточится ваша команда.

Плюсы использования этой схемы приоритизации:

• Это позволяет вам количественно оценить отставание по продукту в денежном выражении.
• Он помогает менеджерам по продукции принимать более обоснованные решения, исходя из ценности, которая имеет наибольшее значение для компании.
• Он меняет мировоззрение команды относительно функций с показателей стоимости и эффективности на скорость и ценность.

Минусы использования этой системы приоритизации:

• Параметры для определения денежной ценности функции основаны на чутье и интуиции.Это может привести к внутренним разногласиям относительно произвольного значения любой данной функции.

9. Купить особенность

Buy a feature — это инновационная игра, в которой могут участвовать заказчики и заинтересованные стороны (это зависит от вас и потребностей вашего продукта). Когда вы используете его в качестве упражнения со своими клиентами, этот метод может количественно сказать вам, сколько стоит функция или идея для людей, которые в конечном итоге будут ее использовать.

Игра выглядит так:

1. Выберите список функций, идей или обновлений и присвойте каждому из них денежную оценку.Это значение не является произвольным — оно должно основываться на том, сколько времени, денег и усилий будет стоить вам и вашей команде каждая функция.

2. Соберите группу людей (до 8 клиентов или вашу внутреннюю команду). Дайте им определенную сумму денег, чтобы они «потратили» на эти функции.

3. Попросите участников купить те функции, которые им нравятся. Некоторые клиенты вкладывают все свои деньги только в одну функцию, которой они увлечены, другие же тратят свои деньги на несколько различных функций.Попросите участников объяснить, почему они потратили деньги на выбранную функцию.

4. Затем реорганизуйте этот список функций в соответствии с тем, сколько денег ваши клиенты были готовы потратить на них.

Инновационные игры предполагают, что вы устанавливаете такую ​​цену за некоторые функции, чтобы никто не мог их купить. Это заставляет ваших клиентов объединяться и обсуждать, на какую функцию они готовы вложить свои деньги.

Плюсы использования метода покупки функции:

• Если вы верите в эту цитату Стива Джобса («Люди не знают, чего они хотят, пока вы им это не покажете»), но вы также хотели бы воспользоваться мудростью своих клиентов, этот метод идеально подходит.
• Он заменяет скучную анкету для клиентов по старинке совместным увлекательным упражнением, которое заставляет ваших клиентов рационализировать, почему они думают, что им нужна функция.

Минусы использования метода покупки функции:

• Этот метод приоритизации может включать только те функции, которые вы уже решили включить в дорожную карту разработки продукта — результаты просто говорят вам, какие функции клиенты ценят больше всего.
• В идеале деятельность требует, чтобы вы собрали группу клиентов в одном месте в одно и то же время, что может быть трудно координировать.

Завершение

Методы приоритизации продуктов не должны заменять человеческий вклад в принятие решений. Хорошая структура — это способ собрать всех на одну страницу с точки зрения высших целей продукта. Методы приоритезации — это упражнение в оценке множества возможных решений, которые можно принять в отношении любой конкретной функции или идеи.

В идеале метод приоритезации должен делать несколько вещей:

• Это должен быть совместный процесс, в котором участвуют несколько членов команды, заинтересованные стороны и, в зависимости от структуры, ваши клиенты.
• Выбранная вами структура должна дать вам действенные результаты и информацию, которые помогут продвигать вашу продуктовую стратегию вперед.
• Это должно мотивировать команду позиционировать рассуждения о приоритетах с точки зрения того, как каждая идея способствует достижению более высоких целей компании.
• Ваш метод приоритизации должен подтолкнуть вашу команду к избавлению от «шума идей» — он должен полностью отсеять идеи, которые бесполезны или бесполезны.

Менеджеры по продукту — это менеджеры по выяснению «почему» стратегии продукта.Наличие стандартизированного процесса приоритизации — это только одна часть стратегической головоломки. Есть много движущихся частей, чтобы убедиться, что ваша стратегия основана на решении наиболее серьезных проблем клиентов, а также на распространении этой стратегии во всей организации.

Вот где может помочь инструмент сквозного построения дорожных карт, такой как Roadmunk. Используя наш инструмент, вы можете:

• Сбор, обработка и анализ отзывов клиентов в одном организованном месте
• Создайте список идей продуктов, подтвержденных клиентами
• Систематически выявлять впечатляющие идеи с помощью встроенных шаблонов приоритизации
• Приверженность идеям, продвигая их в свои дорожные карты

Приоритизация функций

с использованием RICE и системы показателей

---

Процесс определения приоритетов требует многого от менеджеров по продуктам и лиц, принимающих решения.Речь идет не только о предоставлении пользователю наиболее ценных функций, но и о том, чтобы показать потенциальную работу, которая будет проделана для реализации той или иной инициативы.

Хорошая приоритезация — это выявление этих ограничений и установление четкого межведомственного понимания видения (а также объяснение, почему это видение и почему определенные инициативы никогда не будут реализованы, потому что они не соответствуют этим приоритетам).

Есть много типов структур приоритизации, которые могут использовать менеджеры по управлению проектами, и все они подходят для разных типов продуктов и этапов жизненного цикла разработки (прочтите наше руководство по наиболее популярным методам здесь).

Если вы хотите, чтобы процесс был компактным и простым для стандартизации, то взвешенная и невзвешенная расстановка приоритетов может быть лучшей основой для вашей команды. Все начинается с выбора критериев, по которым вы будете оценивать каждую функцию. Эти значения обычно подпадают под одно из двух измерений: Насколько это важно? значений против Насколько сложно построить? значений.

Разные команды будут называть это разными терминами, но, в общем, именно так их можно разделить на категории, когда пришло время выбирать X илиY:

Что, если вы выберете значения, которые вы оцениваете (в данном примере стоимость vs. усилия), в инструменте управления идеями может выглядеть следующим образом:

Невзвешенные оценочные карточки: наиболее распространенный способ определения приоритетов функций

Приоритезация — это игра ограничений, и победителем никогда не становится компания, которая создаст наибольшее количество функций. Скорее, компания, которая хорошо расставляет приоритеты, — это компания, в которой наиболее эффективные функции идеально создаются в рамках ограниченного набора ресурсов.

Невзвешенные системы показателей приоритезации — отличный способ легко сравнить очень ценные функции (желательность) с тем, насколько реалистично их создать (осуществимость). Простая система показателей — это идеальный метод бережливого производства для согласования всех внутренних стратегических критериев, которые являются хорошей характеристикой. Это также отличное упражнение в установлении реалистичных ожиданий относительно того, что можно построить с помощью имеющихся у компании ресурсов.

В этом руководстве мы расскажем о трех самых популярных оценочных карточках.Обычно комбинация:

• Значение : ценность определяется как любая выгода, полученная от создания функции / инициативы. Это может относиться к ценности для бизнеса, например, к доходу или к ценности для клиента.

Одно из трех значений:

• Стоимость : все затраты, связанные с созданием объекта. Сюда входят затраты на разработку, эксплуатацию, внедрение и обслуживание. Стоимость может быть любой: время на создание, технические усилия, эксплуатационные расходы и затраты на внедрение.
• Сложность : Насколько технически сложным будет создание функции. Это могут быть технические сложности / сложности разработки, сложности реализации, сложности тестирования / UX и т. Д.
• Риск : Этот критерий приоритизации в основном используется новыми продуктами и стартапами, которые находятся в процессе выхода на рынок.

Соотношение стоимости и стоимости (или сложности)

Мы определили ценность как любую выгоду, полученную клиентами и бизнесом после создания функции.Стоимость, с другой стороны, относится ко всему, что создает трудности в процессе создания функции.

Стоимость в данном случае выражается не только в денежном выражении (человеко-часы на человека, количество членов команды, требующих полной занятости и т. Д.). Затраты также могут быть выражены в виде общей суммы усилий по разработке и внедрению, операционных затрат, технической сложности и факторов риска.

Стоимость против риска

Риски развития — это любые возможные непредвиденные проблемы, которые могут возникнуть.Это одно из самых сложных значений для оценки и расчета, потому что невозможно предсказать, что может пойти не так.

При учете риска в процессе приоритезации получается один из двух сценариев. Рисков никогда не бывает, и команде разработчиков не нужно приводить в действие какие-либо дополнительные планы антикризисного контроля. Или риски случаются, и у команды разработчиков есть план действий, чтобы выжить в них и выйти победителями, когда кризис закончится.

Вот типы рисков, которые группа разработчиков продукта может захотеть учесть в процессе определения приоритетов (а также типы вопросов, которые они могут задать для оценки каждого потенциального риска):

Риски задержки

• Какие типы ограничений могут повлиять на наше прогнозируемое время для реализации этой инициативы или функции?
• Основывали ли мы наши оценки графика на как можно большем количестве данных? Или это были в основном оптимистические догадки, которые не учитывали возможности команды?
• Учли ли мы все задачи, которые могут повлиять на время, необходимое для создания этой функции?

Риски затрат

• Как мы можем выйти за рамки бюджета?
• Могут ли объем разработки и требования измениться со временем по мере появления новых результатов исследований / испытаний?
• Готовы ли мы к любым непредвиденным расходам и выделили ли мы на них бюджет?

Технические риски

• Есть ли у команды все инструменты, знания и межведомственная поддержка, необходимые для реализации этой инициативы?
• Каковы некоторые функциональные причины, по которым мы не можем создать, доставить или реализовать потенциальную функцию?
• Учтены ли мы все зависимости между отделами для достижения результатов? Или решения принимались разрозненно?

Подпишитесь на бесплатную пробную версию и воспользуйтесь одним из наших шаблонов дорожной карты продукта..

РИС

Известная как внутренняя система оценки Intercom для определения приоритетов идей, RICE позволяет командам разработчиков работать над инициативами, которые с наибольшей вероятностью повлияют на их цели.

Эта система оценки измеряет каждую функцию или инициативу по четырем факторам: охват, влияние, уверенность и усилия (отсюда и сокращение RICE). Вот разбивка того, что означает каждый фактор и как его следует определять количественно:

Затем эти отдельные числа превращаются в одну общую оценку с помощью формулы.Эта формула дает продуктовым командам стандартизированное число, которое можно применять к любому типу инициатив, которые необходимо добавить в дорожную карту.

После запуска каждой функции с помощью этого расчета вы получите окончательную оценку RICE, которую затем сможете использовать для ранжирования порядка, в котором вы будете строить функции. Вот пример:

Взвешенная система показателей: добавьте охват и уверенность в вычислениях

Этот метод приоритизации, также известный как взвешенная карта показателей, включает в себя этапы предыдущих методов, но с дополнительным вычислением, реализованным для того, чтобы заинтересованные стороны могли выбрать относительную важность каждого критерия.

Взвешенная система показателей использует второй параметр оценки: относительное значение каждого параметра, по которому оцениваются функции. Это относительное значение представляет собой «стандартизированный» вес каждого критерия приоритизации, обычно в сумме до 100% или 10. Параметр добавленного веса полезен для учета важности каждой функции / инициативы по отношению друг к другу. Это хороший метод обеспечения прозрачности того, насколько важен каждый фактор приоритизации для всех заинтересованных сторон, прежде чем функции будут оценены и ранжированы.

Вот визуализация взвешенных критериев приоритизации. В этом примере критериями являются ценность клиента, влияние на бизнес-цели, затраты на внедрение и риск разработки. Каждое значение было взвешено, и общий вес приоритета составил 100.

Попросив заинтересованные стороны присвоить вес каждой категории перед оценкой характеристик, менеджеры по продукту говорят: «Вы должны решить, какой из этих факторов имеет наибольшее значение с точки зрения продвижения к разработке, а какие факторы не должны иметь значения. одинаковый вес в процессе принятия решений.”

Идея состоит в том, что каждая оценочная категория (ценность, стоимость, влияние, риск) имеет разный уровень важности. Затем этот уровень важности количественно определяется как «вес».

Для предыдущей оценочной ведомости вы получите окончательную оценку приоритета:

Как создать систему показателей с приоритетами

Как для взвешенных, так и для невзвешенных методов приоритезации, логистические этапы по существу одинаковы. Как и на всех собраниях по приоритизации, главное препятствие, которое необходимо преодолеть, — это убедиться, что каждая заинтересованная сторона понимает, по каким критериям будут оцениваться характеристики, а также понимание того, как стратегия и видение должны влиять на эти решения по расстановке приоритетов.

Менеджеры по продуктам не могут просто произвольно назначать веса и оценки для каждой функции; при выставлении оценок необходимо учитывать приоритеты всех, на кого влияет направление продукта. Это включает проектирование / разработку, дизайн и, в меньшей степени, CS и продажи.

1. Выберите характеристики для оценки

То, как продуктовые группы составляют список приоритетных функций, варьируется от организации к организации.Все начинается с прочного процесса управления идеями, который объединяет исследования пользователей, отзывы и наблюдаемые данные в одной платформе или инструменте.

Потенциальные идеи должны храниться в одном месте, а не в нескольких электронных таблицах, почтовых ящиках и документах Google. Платформа управления идеями важна для создания атмосферы подотчетности, прозрачности, легкости участия и согласованности между всеми заинтересованными сторонами и членами команды.

После централизации потенциальных идей функций в одном месте, продуктовые группы и соответствующие заинтересованные стороны, принимающие решения, могут увидеть, A) что их идеи принимаются во внимание и B) как эти идеи соответствуют установленным приоритетам для продукта.

После того, как вы составили список потенциальных функций, которые должны быть созданы на следующий квартал или год, пора согласовать критерии измерения для каждой из них.

2. Выберите критерии для оценки

Количество команд и заинтересованных сторон, участвующих в выборе значимых ценностей, варьируется от продукта к продукту. Однако это определенно групповая деятельность, и она не должна происходить в вакууме. Во всяком случае, выбор критериев (и веса каждого из них, если вы используете взвешенную систему показателей) — одно из самых важных обсуждений, которые могут быть проведены менеджерами по управлению проектами для уточнения ожиданий, ограничений объема и когнитивных искажений.

В зависимости от продукта критериями могут быть один из методов невзвешенной оценки, описанных ранее (ценность против стоимости / сложности, ценность против риска), RICE или взвешенная система показателей.

Если ваша команда решает использовать систему взвешенных показателей, на этом этапе процесса есть дополнительный шаг. Это включает согласование того, каков относительный вес каждого критерия оценки (из 10 или из 100%). Таким образом, команды могут установить относительную ценность единообразным стандартизированным способом.Например, затраты на внедрение могут иметь больший вес, чем ценность для потребителя, когда приходит время решать, что строить, поэтому команды могут учесть это, присвоив друг другу относительный вес.

3. Встреча с заинтересованными сторонами для согласования с выбранными критериями

После того, как вы выбрали критерии для оценки (и если вы используете взвешенный метод, вес каждого критерия), самое время зациклить всех, чья работа может зависеть от того, что будет построено.

Эти встречи по определению приоритетов предназначены не только для представления интересов различных отделов, составляющих продукт (поскольку их интересы в конечном итоге связаны с общим видением продукта). Они также учитывают невидимые потребности, которые могут повлиять на то, что будет построено, — потребности, не подпадающие под определение удовлетворенности клиентов или взаимодействия с пользователем.

Это могут быть операционные расходы, риски разработки и сложность. Менеджер проекта может знать, что эти ограничения существуют, но он или она должны полагаться на руководителей соответствующих отделов, чтобы доказать, почему их следует учитывать.

4. Присвойте баллы каждой характеристике

Пришло время оценить каждую функцию в соответствии с критериями, установленными и согласованными ранее.

Когда пришло время выставлять оценки, важно делать это по системе оценок, а не использовать произвольные числа и проценты. Оценка из 3, 4 или 5 может быть достаточной, чтобы увидеть, сколько весит функция с точки зрения ценности, усилий или любых критериев, которые ваша команда использует для определения приоритетов и ранжирования функций.

Если вы представляете agile-команду, ознакомьтесь с нашим руководством по созданию гибкой дорожной карты .

Матрица приоритезации: Визуализация оценочных карточек на диаграмме

Если табло для результатов не ваше, и вам нравится видеть информацию в виде графиков, вы можете использовать матрицу приоритетов 2×2, чтобы визуализировать порядок, в котором инициативы должны быть реализованы (в идеале). Матрицы приоритезации хорошо работают с любыми таблицами показателей x и y, определенными ранее в этом посте (значение vs. стоимость / сложность, значение vs.риск).

Матрица приоритетов 2×2 — это просто визуальное представление порядка, над которым должна работать каждая инициатива. По вертикальной оси у вас есть ценность (или выгода, или влияние), а по горизонтальной оси — усилия (или затраты, или риск, или сложность). Затем каждая функция отображается на диаграмме.

Вот что может сказать вам каждый квадрант (и порядок, над которым они должны работать):

• Высокая ценность, низкие усилия («Быстрые победы») : Это простые вещи, низко висящие фрукты.Это идеи, которые не требуют больших усилий, времени или денег. Это дешевые решения, которые не склонны рисковать и относительно просты с технической точки зрения.
• Низкая ценность, небольшие усилия («Может быть, позже») : Это «возможно», идеи «доберусь до этого позже, когда область применения откроет немного больше». Они не важны для успеха продукта, но окажут заметное влияние.
• Высокая ценность, большие усилия («Большие новые функции») : Это идеи, требующие стратегического подхода.Ваша команда обязательно поработает над реализацией этих идей в какой-то момент в будущем, просто их нужно спланировать более тщательно.
• Низкая ценность, большие усилия («Время тонет») : Это идеи, от которых вы можете позволить себе отказаться. Их не стоит делать во время оценки, и вряд ли они станут на какое-то время приоритетными.

6 лучших методов приоритизации и способы их использования

Шип, который продавал стейк

Мой старый продукт Accept360 — инструмент для менеджеров по продукту — в основном продавался на основе единой визуализации , показывающей приоритеты различных функций в зависимости от их соответствия стратегии компании.

Уже тогда мы говорили о «шипении, на котором продавался стейк!»

Accept360 включал в себя множество ценных функций для менеджеров по продуктам — управление требованиями, дорожную карту, гибкую поддержку проектов — но эта таблица приоритетов сделала для нас большую часть работы.

Метод приоритезации, используемый в Accept360 — «аналитическая расстановка приоритетов» — очень эффективен, и я расскажу вам все о нем ниже (он №2 в списке).

Но аналитика — не единственный способ избавиться от кошки приоритетов.В этой статье я расскажу о 6 методах приоритезации, которые должны быть в вашем наборе инструментов, которые выходят далеко за рамки «высокий-средний-низкий», о которых вы, возможно, не думали.

Зачем расставлять приоритеты? У нас слишком много дел!

Одно из определений управления продуктом — это «процесс решения, что строить».

У вас есть много функций, улучшений и новых продуктов, которые вы хотите предоставить, но недостаточно ресурсов.

Какие из этих возможностей вам следует предоставить?

Поставьте неправильные, и это может обернуться гибелью для вашего продукта.

С другой стороны, принятие правильных решений по расстановке приоритетов приводит к нужному вам росту, может быть, даже к тому росту, который может изменить вашу жизнь!

У вас должна быть возможность защитить и оправдать ваши приоритеты перед руководителями, бизнесом и людьми, выполняющими указанную вами работу.

Что самое важное?

Не существует универсального подхода, который решал бы все ваши задачи по приоритизации.

У вас редко бывает достаточно информации для принятия действительно обоснованных решений.

Эвристика и хорошо обоснованные предположения часто являются вашим единственным выходом.

Базовые рамки

Приоритезация — важная возможность для менеджеров по продукции

Есть несколько хорошо известных схем для определения приоритетов, например MoSCoW — Must, Should, Could, Won’t. И RICE — охват, влияние, уверенность и усилия. И, конечно же, старый режим ожидания — высокий, средний, низкий.

Проблема с этими методами заключается в том, что давайте посмотрим правде в глаза: к тому времени, когда у меня появится функция в моем бэклоге, я уже знаю, что она имеет высокий приоритет.Если я делаю свою работу правильно, я не трачу или времени на низкоприоритетные дела, функции или идеи.

Что самое важное, «самое важное» я мог сделать?

Вы выбираете между высокоприоритетными альтернативами, любая из которых может двигать ваш бизнес в позитивном направлении. Вам нужны методы определения приоритетов, которые это понимают.

Приведенные ниже методы помогут вам сориентироваться в этой ситуации. Они могут помочь вам принять более правильные решения о продукте.

Эти методы помогут вам принять более правильные решения при расстановке приоритетов.Нажмите, чтобы твитнуть

Конечно, результат не гарантирован. Вы можете принимать лучшие в мире решения, и ваш продукт все равно может выйти из строя по независящим от вас причинам. Но чтобы получить лучший снимок, есть несколько приемов, которые стоит попробовать.

6 важных методов приоритизации

1. Доверяйте своему инстинкту

Как менеджер по продукту, вы, вероятно, обладаете определенным опытом. О продукте, или пространстве, или о принятии решений как таковых. Так что ваше чутье, скорее всего, будет приличным.

Фактически, как говорит Дуглас У. Хаббард в своей великой книге « Как измерить что-нибудь, », наша интуиция имеет решающее значение для принятия правильных решений в условиях неопределенности.

Как говорит Хаббард: «Я не пропагандирую избавление от экспертной интуиции для принятия решений. Напротив, это ключевой элемент некоторых методов, описанных в [его книге] ».

С другой стороны, если вы похожи на меня (и Хаббарда), вам нужно что-то более конкретное, чтобы подкрепить ваши интуитивные решения.

2. Аналитика

Это категория для Accept360 визуализации стратегического согласования и затрат.

Типы аналитики, которые вы можете использовать для поддержки своих решений, сильно различаются. Прежде всего, не забывайте качественную аналитику ! Возможно, у вас недостаточно хороших данных для количественной аналитики, но вы все равно можете принимать правильные решения качественно.

Например, возможно, вы поговорили с несколькими клиентами о новой функции.Все они сказали, что это будет очень ценно для них. И (возвращаясь к «Доверяйте своему инстинкту») ваша интуиция говорит, что большинство клиентов получат от этого пользу. Этой «аналитики» может хватить для продвижения вперед. Фактически, это может быть вся аналитика, которую вы получите!

Этот тип анализа особенно эффективен, если ваш продукт представляет собой корпоративное программное обеспечение и у вас относительно небольшое количество клиентов. Возможно, вы не сможете получить статистически значимую выборку из такой небольшой группы.

Для количественного анализа вам нужно намного больше данных для статистической достоверности.Если у вас есть эти данные, вы можете проводить более сложную аналитику. Это замечательно, если у вас много клиентов (тысячи) или вы тестируете более мелкие функции, например, в потребительском продукте.

Вы можете создать электронную таблицу, в которой сравниваются прогнозы доходов для различных комбинаций функций. Инструменты, которые наглядно демонстрируют, насколько хорошо набор требований удовлетворяет набору критериев приоритизации, основанных на рыночной модели, могут дать вам отличное представление о ваших лучших инвестиционных вариантах.

Золотой стандарт аналитической приоритезации — стоимость по сравнению с ценностью в соотношении 2 × 2, в сравнении с предлагаемой стратегией приоритезации

Существуют даже инструменты, использующие «ценообразование опционов» и другие передовые финансовые методы, чтобы дать вам числовое значение приоритета.Если вы пытаетесь убедить свою управленческую команду профинансировать новый проект, потенциально очень ценный, но очень рискованный, варианты инноваций — отличный инструмент.

Analytics — лучший инструмент в вашем арсенале для защиты и оправдания ваших решений.

3. Рейтинг стека

Один из способов достичь такой ясности ума — составить список желаемых функций. Наиболее важные функции, определенные, возможно, с использованием ваших инстинктов, подкрепленных некоторой аналитикой, находятся наверху.

Тогда просто игнорирует все в этом списке после первых десяти элементов.

Ранжирование стека — это фундаментальный метод гибкой разработки программного обеспечения.

Рейтинг стека имеет фундаментальное значение для вас, менеджера по продукту. Это может уберечь вас от того, что вас постоянно отягощают функции, над которыми не может работать с , независимо от того, насколько это желательно. Снижение собственной когнитивной нагрузки — постоянная борьба продакт-менеджеров.

После того, как вы определились с наиболее важной функцией, сконцентрируйтесь на предоставлении этой функции и игнорируйте все остальное с более низким приоритетом.

После того, как самая важная функция доставлена ​​(или завершена и готова к доставке), вы можете вернуться к ранжированному по стеку списку. Просмотрите рейтинг, внесите необходимые изменения, а затем снова сосредоточьтесь только на лучших элементах.

Это гарантирует, что вы всегда будете работать с максимальной отдачей, и ваша команда никогда не будет работать над малоценными функциями.

4. Проведение тестов с «минимально жизнеспособным продуктом» или MVP

Иногда у вас есть идея о новой ценной функции, но вам нужно подтверждение рынком, что ваш инстинкт — который в данном случае мы можем назвать гипотезой — верен.Как и в реальной науке, вы проверяете гипотезу экспериментом. В мире бережливой разработки программного обеспечения этот эксперимент называется MVP — «минимально жизнеспособный продукт». Фраза «минимально жизнеспособный» означает «минимальный объем разработки, необходимый для проверки гипотезы ».

Иногда MVP — это просто веб-страница. Иногда это сам по себе законченный проект развития. Это полностью зависит от гипотезы, которую вы проверяете.

Дело в том, чтобы выполнить минимум , чтобы выяснить, верна ваша гипотеза или нет.

5. Что самое худшее, что могло случиться?

В процессе расстановки приоритетов всегда есть победители и проигравшие. Вы можете проверить свои приоритеты с помощью простого мысленного эксперимента.

Для каждой функции-кандидата спросите себя: , что самое худшее, что может произойти, если мы не предоставим функцию ? Используйте ответы на этот вопрос для каждой функции, чтобы минимизировать наихудший возможный результат.

Вполне возможно, что отказ от предоставления новой функции не приведет к плохому результату, но предоставление ее будет иметь очень положительный результат, поэтому вы не можете использовать это как единственный критерий принятия решения.

6. Убедитесь, что у вашего начальника есть домашнее животное.

Это может прозвучать цинично, но в большинстве случаев вы не только оптимизируете усилия своей команды разработчиков для создания ценности, но и оптимизируете собственную карьеру.

Ваш успех зависит от того, будете ли вы поставлять хорошие продукты и , оставаться на работе и делать своего босса счастливым. Если у вашего начальника есть функция, которую он или она действительно хочет видеть в продукте, то эта функция имеет дополнительный вес в ваших приоритетах.Вы все равно можете его разрезать, но у вас должно быть особенно веское оправдание для его применения.

Как продать свои решения

Используя эти методы, вы сможете составить хорошо расставленный список функций, которые необходимо предоставить. Теперь вы можете спросить — как мне убедить мою команду и руководителей в правильности моих приоритетов?

Конечно, эти методы содержат много собственного обоснования и обоснования. Но, как мы знаем, принятие решений — это не только рациональность.Фактически, фундаментальное правило убеждения состоит в том, что «люди принимают решения эмоционально и оправдывают их рационально». Чтобы узнать больше о том, как привлечь внимание вашей команды и руководителей, ознакомьтесь с моей серией статей об убеждении, начиная с «Советы по убеждению для менеджеров по продукту».

Какие методы расстановки приоритетов вы используете ?

Это несколько простых идей, как эффективно расставить приоритеты для функций в выпуске. Вы также можете использовать эти советы, чтобы расставить приоритеты в своей карьере (или жизни).Сообщите мне в комментариях, если вы воспользуетесь этими методами. Или, если у вас есть другие инструменты приоритизации, которые вы хотите использовать.

Нравится:

Нравится Загрузка …

Связанные

Как расставить приоритеты, когда все в приоритете?

Обычный день. Вы входите в офис, и в считанные секунды на вас летит грузовик с задачами со всех сторон, каждый кричит: «МНЕ НУЖНО СДЕЛАТЬ ПРЯМО СЕЙЧАС!»

Всего за пять минут ваша голова уже чувствует себя перегруженной всем стрессом и неспособностью понять, какие из этих задач нужно выполнить прямо сейчас, а какие можно отложить на некоторое время.

Дело даже не в неспособности, а в отсутствии времени, чтобы остановиться и подумать о вещах. Вы несете ответственность за состояние проекта, поэтому вам нужно принимать решения — и лучше они будут правильными.

Итак, как сделать это с минимальным стрессом и при этом убедиться, что вы принимаете правильные решения? Ответ … ну, вы этого не сделаете 🙂 Вот почему.

Во-первых, это невозможно, во-вторых, это бессмысленно. Определение слова «приоритет» звучит так: «то, что считается более важным, чем все остальные».& nbsp; Это означает, что у вас не может быть даже нескольких приоритетов. И даже если вы это сделаете, это не будет закончено в ближайшее время. Некоторые мелкие проблемы будут постоянно возникать по мере вашего продвижения, потому что все никогда не проходит на 100 процентов гладко. Так что, в конце концов, все это не имеет значения. Вы просто получите ту же загрузку вещей, только немного по-другому.

Что вы МОЖЕТЕ сделать, так это убедиться (или, по крайней мере, увеличить вероятность), что задачи будут выполнены до их фактических сроков.В некотором смысле это помогает вам расставить приоритеты для ваших задач. Посмотрим сейчас:

Шаг первый: установите четкие сроки для каждой задачи

Соберите все свои приоритеты в одном месте и субъективно (поскольку объективность не вариант, как упоминалось выше) разместите их в том порядке, в котором вы хотите, чтобы они были выполнены. Имейте ОДИН приоритет на каждый день. Если у вас их несколько, вы можете получить их все или ни одного. Вам нужно сосредоточиться на одной задаче, по очереди, чтобы добиться достойного прогресса.

Разобравшись с ними, установите четкие, реалистичные и разумные сроки для каждого.Нет четких указаний относительно того, сколько времени следует посвятить задаче, но вы можете:

• Используйте свой прошлый опыт, чтобы помочь вам в этом. Используйте программное обеспечение для отслеживания времени, чтобы рассчитать среднее время, которое вы тратите на задачу, и соответственно установить свои крайние сроки.

• Если вы впервые сталкиваетесь с задачей, обратитесь за советом к опытному члену команды (здесь нечего стесняться)

• Вы знаете себя лучше, чем кто-либо, поэтому оценивайте время, необходимое для выполнения каждой задачи, исходя из своих навыков.

• Включите некоторое буферное время для чрезвычайных ситуаций на случай, если они произойдут, или, скорее, КОГДА они произойдут, потому что они будут.

• Отслеживайте время, необходимое для выполнения каждой задачи, чтобы сделать этот процесс гладким, быстрым и легким в будущем. EasyProjects может помочь вам в этом 🙂

• Бонусный совет от EasyProjects: вы можете использовать зависимости для проектов, которые очень чувствительны к срокам. Это делается путем работы в обратном направлении от крайнего срока.

Важно сделать это как можно точнее.Если вы установите слишком короткие сроки в попытке ускорить процесс, вы можете получить незавершенные задачи или задачи, которые выполняются плохо только потому, что было слишком мало времени. Это все испортит и потребует вдвое больше времени, чтобы снова все исправить. Однако если установить слишком долгий срок, вы рискуете застопорить свой проект. Поэтому убедитесь, что вы уделяете этому достаточно времени.

Когда вы приходите в офис каждое утро, сосредоточьтесь на одном выбранном вами приоритете, а остальные задачи переходите позже.Хотя несколько спорна, самое продуктивное время в течение рабочего дня составляет от 9: 00-11: 00 АМ и это как раз подходящее время для самой важной задачи дня.

Шаг второй: Сократите время вдвое

После того, как вы установили четкие сроки для каждой задачи, включите свое воображение (вы можете представить единорогов, бегающих по радугам, а что нет — довольно забавные вещи, если вы спросите меня, но это не главное) и представьте, что вам нужно выполнить задачу за три часа вместо шести. Это может помочь с некоторыми вещами:

• Во-первых, так как у вас так мало времени, вы станете чрезвычайно разборчивы в том, что делаете, и инстинктивно будете выбирать самые срочные дела.

• Во-вторых, вы действительно можете убедиться, что задача будет выполнена в срок. Завершите свою работу заранее, чтобы вы могли использовать другую часть, которую вы вырезали, для настройки в последнюю минуту и ​​завершения своей работы.

• В-третьих, если вы закончите работу намного раньше срока, это всегда будет бонусом к вашей репутации среди клиентов

Шаг третий: «Идеальным» — не то, чем вы хотите быть

Вам нужно перестать стремиться к совершенству и контролировать каждый шаг каждой задачи для всех и всего.Если вы остановитесь, чтобы исправить каждую мелочь и кое-что прояснить, вы никогда ничего не закончите вовремя. Что вам нужно сделать, так это выполнить работу на 85-95% и передать ее кому-то, кто сделает за вас небольшие исправления.

Также не увлекайтесь задачами, которые, как вы уверены, не требуют вашего внимания. Управление — это хорошо, но чрезмерное управление расстраивает, вызывает стресс и не так полезно.

Что у вас в итоге

Если вы будете делать это последовательно, вы сможете облегчить свою рабочую нагрузку, убедиться, что задачи выполняются вовремя (или даже раньше), и не беспокоиться о постоянных попытках выяснить, какая задача важнее.