Часто студентов пугают объяснительными, которыми придется отчитываться перед куратором, преподавателем и даже ректором за совершенные проступки. Правда в том, что с помощью правильно оформленной объяснительной можно исправить общее впечатление и доказать оправданность своего поступка. Если речь идет о пропуске занятий, то можно считать объяснительную записку письменным доказательством того, что студент не просто прогулял занятие, а у него были на это весомые причины. Как правильно составить объяснительную о пропуске и что действительно считается уважительной причиной – разберем подробнее.

Что такое объяснительная записка?

Объяснительная – это официальный документ, написанный студентом, где он поясняет причины состоявшегося события или факта, произошедшего непосредственно с автором записки, и за которые он несет личную ответственность. Чаще всего такая записка пишется по собственной инициативе студента, для прояснения сложившейся ситуации. Однако, документ может составляться и по требованию адресата, например, куратора, декана или преподавателя, того кто будет принимать решение о необходимости назначения дисциплинарного наказания.

Объяснительная записка – это возможность доказать свою правоту и предоставить факты в свое оправдание. Письменное оформление является обязательным, так как это служит гарантией, что в дальнейшем студент не сможет изменить свои слова.

Студент вправе отказаться от предоставления подобных документов, но тогда к нему могут применить дисциплинарное наказание.

Срок предоставления объяснительной записки

Сразу необходимо уточнить важный факт: строгие нормы по предоставлению объяснительной закреплены только в ТК РФ. У сотрудника есть всего 2 дня на предоставление записки перед тем, как ему могут предъявить дисциплинарное взыскание.

Что же касается ВУЗов, то сроки предоставления объяснительной устанавливаются администрацией. У студента, как правило, срок четко не ограничен, но он должен быть разумным. Чаще всего предоставить объяснительную о пропуске занятий требуют на следующий день, но могут быть и отсрочки до 2-3 дней.

Какими способами можно написать объяснительную записку

На практике предусмотрено всего 2 способа написания объяснительной:

1. От руки – это самый простой и распространенный вариант, особенно если документ необходимо предоставить в кратчайшие сроки. Записка, оформленная от руки, позволяет идентифицировать автора, сверив почерк. Такой вариант оформления является наиболее приемлемым.
2. В печатном виде – такой способ больше подходит для организаций, с установленными нормами по ведению документации. Однако, студент тоже может предоставить объяснительную набранную на компьютере. Но в обязательном порядке нужно поставить от руки подпись и дату. Она и будет гарантировать достоверность напечатанного документа.

При этом наиболее важным является не сам способ написания, а правильность оформления, и соблюдение всех общепринятых норм написания объяснительной.

Правила оформления объяснительной записки

Каждое высшее учебное заведение может устанавливать свои нормы и правила составления внутренней документации. Особенно если речь идет об объяснительной от студента. Строгих норм, установленных законодательством, нет, однако есть общепринятая форма, которая применима для большинства организаций и учреждений.

Стандартные требования к оформлению:

1. Документ оформляться на листе А4 с соблюдением отступов по краям: примерно 2-3 см с левого края, 1 см с правой стороны и по 1,5 см сверху и снизу листа.
2. Максимальный объем письма не может быть более 2 страниц.
3. Текст оформляется в официально-деловом стиле, неприемлемо использование ненормативной и сленговой лексики.
4. Изложенные факты должны быть достоверными, и их можно каким-либо способом проверить.
5. Изложение ведется от первого лица: «Я пропустил занятие…».
6. Недопустимо наличие исправлений и зачеркиваний.

Шаблон написания объяснительной

Хотя строгих норм по написанию документа студентом нет, но все же есть определенная структура, которую нужно соблюдать при оформлении объяснительной записки. Она должна содержать три основные составляющие: шапку, с указанием адресата и автора, основную часть и дату с подписью.

Шапка

Шапка (штамп) – это верхняя часть документа, располагающаяся с правой стороны листа, где в столбик указываются данные адресата и автора записки.

Сначала пишется, на чье имя оформляется документ – указывается должность, место работы (учебное заведение) и ФИО руководителя учебного заведения (заведующего кафедрой, куратора). Заполнение данных осуществляется в дательном падеже. Как правило, у куратора и старосты группы должен быть образец написания подобного документа. Поэтому его лучше переписать с образца, чтобы не допустить неприятных ошибок.

Ниже прописываются данные автора (от кого предоставлена записка): должность и ФИО. Под должностью стоит понимать общепринятую для ВУЗов форму «студент» с указанием факультета, формы обучения, группы и курса. Информация прописывается в родительном падеже.

Основная часть

Тело записки представляет собой небольшой текст, имеющий название (заглавие) и написанный в произвольном порядке основной текст объяснительной.

Заглавие пишется посередине листа, сделав небольшой отступ от «шапки». В обязательном порядке первая буква пишется заглавной, и в конце не ставится точка. В нашем случае заглавие будет иметь вид: «Объяснительная записка».

Основная часть оформляется с красной строки, с соблюдением отступа от края листа. В тексте пояснения автор указывает обстоятельства (пропуск пары в конкретный день или время) и причину, по которой он не смог присутствовать на занятиях. Здесь описывается произошедшее событие, уточняются конкретные промежутки времени, и, при наличии, делаются ссылки на подтверждающие документы, которые могут быть приложены к объяснительной.

К примеру, если студент посещал врача, тогда он может в качестве доказательств предоставить запись из амбулаторной карты или любое другое заключение, на котором будет указана дата, соответствующая пропущенному учебному дню, подпись и печать врача.

Дата и подпись

В конце документа в обязательном порядке ставится дата написания записки, и подпись студента. Дата указывается с левой стороны, а подпись ставится с правой стороны под основным текстом. В некоторых случаях рядом с подписью может требоваться написание ФИО учащегося в сокращенной форме (фамилия и инициалы). Особенно это касается ситуаций, когда текст набирался на компьютере.

Образцы составления объяснительной за пропуск

Совершенно неважно, сколько по времени было пропущено занятии: 10 минут, или несколько пар. Если преподаватель уже поставил в журнал отметку об отсутствии студента на занятии, тогда для подтверждения уважительности причины необходимо написать объяснительную. В ней студент должен честно расписать события, повлекшие за собой отсутствие его на парах. В отдельных случаях достаточно банального указания времени и причины пропуска.

В качестве доказательств можно использовать справки, акты, давать ссылки на сообщения СМИ (если произошло ДТП или другое происшествие).

Вот два примера объяснительных, которые соответствуют правилам:

Что можно считать уважительной и неуважительной причиной пропуска занятий

Пропуск занятий может быть вынужденным, по уважительной причине и умышленным – без уважительной причины. В зависимости от этого также будет приниматься решение о необходимости дисциплинарного наказания.

Неуважительные причины

За неуважительную причину систематических прогулов вполне могут не допустить к сдаче сессии, особенно если у студента накопилась большая академическая задолженность. В редких случаях возможно применение крайних мер, вплоть до отчисления.

Неуважительными причинами считаются:

1. Самовольный уход с занятий без ведома и разрешения преподавателя.
2. Уход в случае длительного отсутствия преподавателя. Студенты лично, без особых распоряжений принимают решение о возможности уйти, аргументируя свой поступок фразой: «Студенты ждут 15 минут».
3. Отсутствие на парах с объяснением случившегося: «Я проспал…», «У меня не зазвонил будильник…» и другие, которые можно считать обычной халатностью;
4. При отсутствии любых объяснений со стороны студента.

Уважительные причины

Уважительная причина – это обстоятельства, которые невозможно отменить или предугадать заранее, и они, в большинстве случаев, не зависят непосредственно от учащегося.

К уважительным причинам можно отнести:

1. Болезнь, в случае если студент может предоставить больничный лист, справку, заключение врача или выписку из амбулаторной карты, где будет указана дата, совпадающая с днем пропуска занятий. Причем болезнь близких родственников тоже может стать уважительной причиной, если студент сможет доказать, что его присутствие с больным было необходимым.
2. Задержки, поломки, аварии, произошедшие с транспортным средством, если студент добирается в ВУЗ общественным или другим транспортом. В качестве доказательства можно использовать фотографии, протоколы, выдержки из СМИ, билеты.
3. Похороны родственников. Как правило, в таких ситуациях не требуется доказательств, но в исключительных случаях возможно предоставление копии свидетельства о смерти.
4. Форс-мажорные обстоятельства: поломка лифта, аварийная ситуация дома с вызовом мастера (не считается уважительной причиной, если мастер был вызван по собственной инициативе), посещение квартиры коммунальными службами и другое. Можно предоставить заключение или акт от соответствующей организации.
5. Погодные условия. Уважительной причиной будет считаться любые непредвиденные погодные условия, которые реально затрудняют возможность добраться в учебное заведение: сильный ураган, обильное выпадение снега и других осадков, препятствующее передвижению транспорта.
6. Участие студента в общественно важных мероприятиях: конкурсы талантов, олимпиады, посещение других инстанций, с предоставлением подтверждений от организации.

А также можно считать уважительной причиной, если студент заранее уведомил о своем отсутствии в конкретный день, и предоставил какое-либо подтверждение своего будущего пропуска.

В отдельных случаях достаточно обычного звонка преподавателю с объяснением обстоятельств, к примеру, сломался автомобиль или автобус, или он попал в пробку, и будет на паре в течение ближайшего времени. Некоторым студентам могут пойти на уступки не поставят «пропуск».

В качестве заключения стоит отметить, что любой пропуск нужно не только подтвердить объяснительной и предоставить аргументы в свое оправдание, но и в дальнейшем отработать пропущенные семинары и лекции, чтобы устранить академическую задолженность.

Источник

Объяснительная записка 2022: пошаговая инструкция и примеры

Объяснительная записка — документ, задача которого – предоставить объяснения некой сложившейся ситуации (например, факта опоздания на работу, отсутствия на учебе, неправильного поведения и т.п.). Можно сказать, что это — это страховка от дисциплинарного взыскания. Мы расскажем, как ее написать и ничего не упустить, а еще дадим вам разнообразные примеры таких документов на выбор.

Все мы хотя бы раз нарушаем трудовую дисциплину. Не всегда это случается умышленно. И нередко у наших действий есть уважительные причины. Объяснительная записка поможет изложить их в официальной форме и избежать ответственности.

Не стоит путать объяснительную со служебной запиской — у той другие задачи.

Как правильно писать объяснительную: что говорит закон

В отечественном праве нет нормативно-правового акта, который бы устанавливал, как написать объяснительную записку: образец — и тот составляется в свободной форме. Но она все же является официальным документом.

Ее назначение регламентируется статьей 193 Трудового кодекса. Там говорится, что у работника есть два дня на предоставление объяснительной записки. По истечении этого срока работодатель имеет право наложить дисциплинарное взыскание.

Предоставление объяснительной записки от работника вправе требовать только его наниматель. То есть ни его заместители, ни начальник отдела требовать этого права не имеют. А статья 51 Конституции и вовсе позволяет каждому гражданину не свидетельствовать против себя.

Сущность и виды объяснительной записки

Составлять свой образец объяснительной записки приходится за самые разные проступки:

• опоздание на работу;
• отсутствие на рабочем месте в середине дня;
• ошибки в работе;
• невыполнение должностных обязанностей;
• занятие личными делами в рабочее время;
• неявка на собрание;
• другие случаи.

Объяснительная записка по факту выявленных нарушений позволяет установить степень вины сотрудника. И лучше, если к ней будут приложены документы и справки, подтверждающие уважительность причины содеянного.

Кроме делопроизводства организаций, фигурирует объяснительная записка и в образовательных учреждениях — в школах и детских садах. За детсадовцев и школьников писать объяснение будут родители. Студенты отчитываются за нарушение дисциплины сами.

Правила составления объяснительной записки

Объяснительная записка — это деловой документ. Его содержание должно объяснять причинно-следственные связи в событии (поступке), которое уже произошло. Несмотря на то, что унифицированной формы объяснительной записки не существует, объяснительная записка — это часть документооборота и требования к ней соответствующие.

Оформляется она на листе формата А4 в печатной или рукописной форме. Стиль изложения — деловой. Запрещено писать объяснительную с использованием эмоционально-окрашенной лексики. Текст стоит составлять от первого лица (то есть от своего имени). И он должен быть кратким и логически выстроенным. В тексте отсутствуют итоговые выводы, а содержатся лишь факты и комментарии к ним.

Правильно составленная объяснительная записка, в которой указаны не только факты, но и аргументы в пользу работника, в состоянии смягчить проступок, следовательно, поможет если не избежать наказания, то хотя бы частично уменьшить сумму штрафа.

Писать или не писать объяснительную записку

Написание объяснительной записки — это право гражданина, а не обязанность. Это прописано в 51 статье Конституции РФ. Только в случае если между тем, кто требует объяснений, и провинившимся есть трудовые отношения, могут наступить последствия отказа. В статье 193 ТК РФ говорится о том, что работодатель обязуется истребовать написание объяснительной записки у сотрудника в случае предполагаемого совершения дисциплинарного проступка (опоздание, вредительство, брак в работе, появление нетрезвым и так далее). И если работник отказывается писать объяснительную записку, у работодателя появляется основание для применения дисциплинарного взыскания на основании акта об отказе предоставить образец объяснительной.

Согласно Трудовому кодексу, все материалы о нарушении дисциплины, в том числе объяснительная записка, разбираются с учетом пояснений виновника. Следовательно, степень вины сотрудника и привлекать ли его к ответственности определяют только после того, как он расскажет причины и обстоятельства своего поступка.

Своим распоряжением руководитель (наниматель) вправе попросить написать объяснительную, а сотрудник обязан это сделать. Исход такого дела во многом зависит от того, как написана и оформлена объяснительная записка.

Важно знать, что приказ о дисциплинарном взыскании недействителен, если за 2 дня до его издания с виновника не были запрошена объяснительная записка. Распоряжение писать объяснительную должно быть вручено работнику лично под подпись. Если сотрудник отказывается подписывать распоряжение, то в его присутствии составляется акт об отказе. В некоторых случаях распоряжение отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. В таком случае у сотрудника кадровой службы есть документ, подтверждающий исполнение требований Трудового кодекса.

Может ли работник дать объяснение только устно, без написания записки?

Комментарии экспертов специально для сайта Сашки Букашки:

Олег Кривозубов
ВС Консалт, управлящий партнер Иркутск

Даже если у вас дружеские отношения с работодателем, не стоит ограничиваться устными объяснениями. Они всегда не в пользу работника.

Ст. 193 Трудового кодекса РФ говорит о том, что до применения дисциплинарного взыскания (замечания, выговор, увольнение) работодатель должен затребовать письменное объяснение. Если по истечению двух рабочих дней такое объяснение не представлено, составляется соответствующий акт об отказе работника от дачи объяснения.

Непредоставление объяснения не является препятствием для применения «дисциплинарки». Закон говорит именно про письменное объяснение. Можно сделать вывод о том, что устные объяснения не в пользу работника. Работодатель составит акт, что письменного пояснения не поступило. И при судебных разбирательствах это может негативно повлиять на работника.

Совет: подкрепляйте ваши действия документами, это поможет отстоять свои права.

Юлиана Милованова
Директор по персоналу группы компаний RUSPOLE BRANDS

Если компания не намерена применять дисциплинарное взыскание в отношении работника, то тот может дать устные объяснения. Вместе с тем ч. 1 ст. 193 Трудового Кодекса РФ (Порядок применения дисциплинарных взысканий) обязывает затребовать письменное объяснение от работника.

Борис Теклин
Руководитель департамента таможенной деятельности в России компании DHL Worldwide Express

Если речь идёт о дисциплинарных взысканиях за нарушения трудовой и производственной дисциплины, расследованиях аварий и несчастных случаев, то получение от работника письменного объяснения обязательно. А в случае отказа работника от дачи объяснений, составляется акт о таком отказе (ст. 193 ТК РФ).

Объяснительная записка об опоздании на работу: пошаговая инструкция и образец

Методику того, как писать объяснительную, проще всего понять на примере. Пусть о форме строгой отчетности тут речь и не идет, нельзя упустить ничего важного.

Кстати, может ли работодатель наказать за опоздание на работу?

Рассмотрим такую ситуацию: Александр Букашка опоздал на работу после финала Чемпионата мира по футболу. Объяснительная записка должна содержать следующее:

1. В шапке указать адресата — своего начальника (его должность и Ф.И.О.). Ниже внести личные данные (должность и Ф.И.О.).
2. Указать название документа и его сущность.
3. Кратко описать суть проступка и толкнувшие на него причины.
4. Поставить дату и подпись.
5. Приложить доказательства уважительности причины.

Как видите, Букашка полностью оправдался, так как его объяснительная записка составлена грамотно. У его начальника нет причин привлекать его к дисциплинарной ответственности. И мы надеемся, что директор ООО «Веселый дельфин» Засужука И.Ф. оценит, насколько осознает администратор его ресторана важность опрятного внешнего вида.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте в рабочее время

А теперь представим ситуацию, когда приехало важное начальство (учредители ресторана) и решило сделать круг почета по своим владениям. Знакомый нам Сашка Букашка в это время отсутствовал. Непосредственный начальник прикрыл своего подчиненного, но потребовал написать объяснительную, когда тот все же появился.

Сашка Букашка подробно описал ситуацию, и его простили.

Образец объяснительной записки об ошибке в работе

А теперь рассмотрим случай, когда с оправданиями намного тяжелее. Порфирий Жучков перед уходом домой забыл выключить свет в конторе. В итоге лампочка перегорела.

Такая объяснительная записка по форме — аналогичная, за исключением приложений. А вот по третьему пункту дадим некоторые пояснения, как правильно написать объяснительную в этом случае:

1. Жучков излагает суть своей ошибки и ее причины.
2. Рекомендуется упомянуть и последствия. Так руководитель увидит, что сотрудник трезво оценивает ситуацию.
3. Ошибку следует признать и не перекладывать вину на других. А вот объективные обстоятельства, если таковые имеются, привести можно.
4. В завершении хорошо отметить, что подобное больше не повторится.

Если Мясоедов справедливый начальник, он простит Жучкова по принципу «не было бы счастья, да несчастье помогло».

Объяснительная записка о невыполнении рабочего задания

Порфирия Жучкова простили за перегоревшую лампочку. Но Мясоедов С.С. обязал его эту лампочку поменять. “Как испортил, так и исправь!” — сказал он.

На следующее утро лампочку никто не поменял. Мясоедов С.С. потребовал, чтобы Порфирием Жучковым незамедлительно была составлена новая записка. О том, почему он ослушался своего начальника. Порфирий не растерялся.

Объяснительная записка в детский сад, образец

Его форма, как правило, еще более свободная. Родители редко соблюдают официально-деловой стиль и задумываются о расположении реквизитов. Мы приведем наиболее правильное, с юридической точки зрения, оформление.

Ребенок Глафиры Коровкиной 3 дня не ходил в детский сад. Больничного нет. И нашей героине придется придумать уважительную причину. Семейные обстоятельства — универсальный аргумент в таких ситуациях. Вряд ли заведующая станет проверять слова мамы и выяснять, что же произошло в семье Коровкиной-Букашки.

Образец объяснительной записки в школу от родителей

Если ребенок плохо чувствует себя, но нет видимых причин обращаться к врачу, допустимо денек пересидеть дома. Например, болит голова, а температуры нет. Мучиться в школе в таком состоянии – то еще удовольствие. Если ученик придет после пропуска в школу и просто объяснит свое отсутствие на словах, этого недостаточно. Нужна письменная объяснительная записка. К тому же, классный руководитель должен быть уверен в том, что родители ребенка в курсе ситуации, и они несут ответственность за пропуск занятия учеником. Объяснительную в школу лучше сразу написать на имя директора.

Пример: у Жучкова Порфирия сын утром проснулся с ощущением слабости и решил в школу не ходить. За день состояние улучшилось. Сын попросил отца написать ему объяснительную в школу.

Образец объяснительной записки в вуз от студента

Студенту тоже придется объяснять пропуски своих занятий. Особенно, если это не рядовое занятие или лекция, на которых прикроют друзья. Если пропущена лабораторная или проверочная работа, нужна объяснительная записка о причинах отсутствия.

Дарья Букашка опоздала на занятия в вуз, потому что ездила к бабушке за город. Автобус сломался и пассажиры долго ждали, когда их пересадят на следующий рейс. На занятии в это время провели внеплановую проверочную работу. Преподаватель попросил Дарью объяснить свое отсутствие на бумаге. Дарья составила объяснительную, где попросила о пересдачи проверочной.

К слову сказать, преподаватель оценил стремление Дарьи исправить ситуацию и допустил к пересдаче.

Образец объяснительной записки в полицию

В жизни любого человека может случиться ситуация, когда необходима объяснительная записка для полиции. Вот возможные варианты:

• письменное подтверждение, что полиция отреагировала на ваш звонок и выслала наряд;
• совершение противоправных действий против заявителя, который объясняет, что произошло;
• оформление документа со стороны нарушителя, который поясняет, где находился и чем занимался в определенный момент времени.

В таких случаях придется написать объяснительную с указанием стандартной информации о получателе объяснительной, составителе, сути документа, ставится дата оформления и подпись.

Важно помнить, что по закону должны вызывать не на дачу объяснений, а на допрос, причем повесткой и в рамках возбужденного дела. В этом случае не явиться в полицию уже нельзя. А вот именно объяснительная записка — это дело добровольное, и можно от написания ее отказаться.

Об авторе статьи

Алина Гончарова

Юрист.

Последние публикации автора

• 2022.09.13ДеньгиКакие нужны документы для оформления материнского капитала в Пенсионном фонде
• 2022. 07.12МедицинаКак завести электронную медицинскую карту и как ей пользоваться
• 2022.07.08Свой бизнесКак закрыть самозанятость: пошаговая инструкция
• 2022.05.05Льготы. КомпенсацииКак получить пособие на погребение и в каком размере в 2022 году

Как написать письмо с извинениями за пропущенную работу (с примерами)

1. Шаблоны отдела кадров
2. Как написать письмо с извинениями за пропущенную работу (с примерами)

Письмо с оправданием отсутствия — это официальное письмо или электронное письмо, которое сотрудники отправляют уведомить начальство об отсутствии работы. Это относится к исключительным событиям, таким как чрезвычайные ситуации, семейные дела, болезни или важные личные дела, которые нельзя откладывать. В большинстве случаев сотрудники пропускают работу только в течение определенного периода, дня или части дня.

Сотрудникам следует отправить письмо с извинениями как можно скорее, в идеале до пропуска работы, чтобы они могли попросить разрешения. Однако часто бывает так, что сотрудники не могут явиться на работу по срочным причинам и отправляют письмо с извинениями только после отсутствия.

В каждой компании есть свои внутренние положения, касающиеся личных отгулов и отпусков. Многие из них предлагают инструкции и советуют сотрудникам, что делать в случае отсутствия на работе. Лучше всего предоставить формат письма с оправданием отсутствия и научить сотрудников предоставлять всю необходимую информацию в хорошо организованной форме. Еще лучше использовать облачное программное решение для управления персоналом, которое позволяет сотрудникам запрашивать отгулы из любого места и с любого устройства.

Содержание :

• Что включить в письмо об отсутствии на работе?
• Советы по написанию электронного письма с профессиональным оправданием
• Формат письма с извинением за отсутствие
• Образец 1: Письмо с извинением за отсутствие на работе по семейным обстоятельствам
• Образец 2: Электронное письмо с извинением в связи с отсутствием на работе по болезни разрешение на отсутствие на работе по важному делу
• Образец 4: Официальное письмо с извинением за отсутствие в связи с чрезвычайной ситуацией

Что включить в письмо об отсутствии на работе?

Письмо или электронное письмо об отсутствии на работе должно содержать четкую информацию, такую ​​как дата или время отсутствия и причины отсутствия на работе. В нем также должно быть указано, просит ли сотрудник разрешения взять отпуск или пропустить работу без уведомления.

Однако это официальное письмо с извинениями, поэтому оно должно быть вежливым и профессиональным, а также иметь личный характер. Консультируйте сотрудников о том, сколько деталей необходимо и требуются ли подтверждающие документы. Убедитесь, что ваше письмо об отсутствии на работе включает следующее:

• Вежливое и профессиональное вступление, которое включает должность и имя руководителя
• Заявление, разъясняющее, является ли это письмо с извинением за отсутствие на работе или письмо-разрешение на отсутствие работы в будущем
• Причина написания письма
• Подробная информация и подтверждающие документы, требуемые компанией в соответствии с политикой отпусков
• Дата или время отсутствия
• Заявление, разъясняющее, выполнил ли сотрудник свои задачи в соответствии с планом
• Вежливое закрытие, включающее подтверждение и благодарность.

Советы по написанию электронного письма с оправданием за отсутствие на работе

Электронное письмо или письмо с профессиональным оправданием должно быть вежливым, хорошо написанным и кратким. Записка об отсутствии должна быть честной и прямолинейной, разъясняя непредвиденные причины отсутствия работника. В то же время электронное письмо с профессиональным оправданием не является эссе и должно быть коротким и легко читаемым. Избегайте интимных подробностей, переходя на личности или используя цветистые выражения. Вот несколько советов, которые помогут вам начать работу и предоставить вашим сотрудникам наилучший формат писем об отсутствии.

1. Ознакомьтесь с политикой компании в отношении личного отпуска — Убедитесь, что вы включили в письмо все необходимое (например, подтверждающие документы, принятые причины). Также каждая компания согласовывает максимальное количество отсутствий по личным делам.
2. Пишите как профессионал — Используйте профессиональный тон как при написании, так и при форматировании.
3. Будьте дипломатичны — Используйте соответствующее начало и конец, включая титул и фамилию руководителя.
4. Иметь запасного человека . Если это письмо с разрешением, убедитесь, что сотрудники упомянули, кто будет заменять их во время отсутствия или как вы можете связаться с ними (например, по телефону экстренной помощи или по электронной почте).
5. Make it policy prof — Если это письмо с извинениями за неожиданное отсутствие, убедитесь, что сотрудники упомянули причину, принятую политикой вашей компании (например, вы можете предоставить сотрудникам список приемлемых причин)
6. Не Не будь расплывчатым, но и не переходи на личности — Сотрудники имеют право на неприкосновенность частной жизни. Хотя некоторые компании могут запросить медицинскую справку для оправдания отсутствия на работе из-за болезни, в письме с извинениями не должны содержаться личные данные, касающиеся состояния работника. Они могут описывать участие в трагическом семейном событии (например, похороны близкого родственника) или неожиданном профессиональном событии (например, получение награды), но не должны раскрывать интимные подробности.
7. Говорите коротко – Достаточно нескольких искренних фраз. Проверьте все важные моменты и включите соответствующую информацию, но не заставляйте руководителя тратить слишком много времени на чтение письма с извинениями. Короткие заявления вроде «извините за отсутствие» или «извините за отсутствие» — хороший способ сразу перейти к теме письма.
8. Следуйте внутренним процедурам – В руководстве для сотрудников должны быть разъяснены процедуры, которым необходимо следовать в случае неожиданного отсутствия. Например, некоторые компании разрешают отсутствовать по уважительной причине только для заранее запланированных мероприятий. Другие требуют краткого уведомления в случае опоздания или невозможности прийти на работу (например, звонка руководителю или сотруднику отдела кадров). Убедитесь, что письмо с извинениями соответствует срокам и процедурам, согласованным в вашей компании.

Формат письма с извинениями за отсутствие

Когда вы пишете письмо с извинениями за отсутствие на работе, вы должны следовать определенной структуре, чтобы профессионально справляться с трудными ситуациями. Неожиданные события редко бывают счастливыми. Поэтому сотрудникам потребуется всяческая поддержка, которую они могут получить.

Тема: Письмо с извинениями за отсутствие на работе

Уважаемый г-н/г-жа/д-р. [Фамилия руководителя],

Я пишу это письмо [цель написания письма: просьба о личном отпуске; извинение за пропуск работы] [период/дата/дата и время] по [причина: болезнь, семейные обстоятельства, чрезвычайная ситуация, личный выходной].

Письмо-разрешение: во время моего отсутствия [имя члена команды] будет выполнять мои задачи. Я буду доступен для экстренных случаев по адресу [email/phone]. Не могли бы вы сообщить мне, если есть какие-либо другие задачи, которые требуют моего срочного внимания?

Письмо с извинениями: Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось. Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации.

Спасибо за понимание.

С уважением,

[Подпись сотрудника]

Ниже приведены несколько примеров писем с извинениями за работу, которые вы можете свободно использовать. Вы можете просто вставить их в электронное письмо, и с небольшой персонализацией у вас есть то, что может избавить вас от неприятностей. Приведенные примеры охватывают такие проблемы, как отсутствие по семейным обстоятельствам, болезнь, важные дела, чрезвычайные ситуации и т. д.

Образец 1: Письмо с извинениями за отсутствие на работе по семейным обстоятельствам

Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия руководителя],

По неотложным семейным обстоятельствам я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия]. У моей 2-летней дочери была высокая температура, и ей требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и мое заверение, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Извините за отсутствие. Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации. Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

При необходимости вы можете изменить название вышеупомянутого примера на: Отсутствие на работе из-за сообщения о болезни ребенка, если это лучше отражает вашу ситуацию .

Образец 2: Электронное письмо с извинениями за отсутствие на работе по болезни

Тема: Отсутствие на работе по болезни

Уважаемый г-н/г-жа. [Фамилия руководителя],

Я не смог присутствовать на работе [дата/дата + время частичного отсутствия] из-за болезни. [Я не мог прийти на работу/вынужден был уйти с работы раньше], потому что мне требовалась срочная медицинская помощь. Пожалуйста, примите это официальное уведомление и убедитесь, что я полностью выполню свои задачи к [дата], как и планировалось.

Я остаюсь в вашем распоряжении для любой дополнительной информации. Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Совет: если ситуация немного сложнее простого гриппа, то правильнее будет сменить тему на: Email об отсутствии на работе по болезни .

Образец 3: Разрешение на прогул по важному делу

Уважаемый господин/госпожа. [Фамилия руководителя],

Из-за важного дела я не смогу присутствовать на работе [дата], и я хотел бы взять выходной. Не могли бы вы сообщить мне, удобно ли это и нужна ли вам дополнительная информация?

Большое спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Образец 4: Официальное письмо с извинением за отсутствие в связи с чрезвычайной ситуацией

Уважаемый г-н/г-жа. [Фамилия руководителя],

Примите это письмо как официальное уведомление о том, что я не смог присутствовать на работе [дата] из-за чрезвычайной ситуации. Я был доступен по электронной почте и телефону все время и уже выполнил задачи, запланированные на этот период. Не могли бы вы сообщить мне, могу ли я предоставить дополнительную информацию?

Спасибо за понимание.

С уважением,

[Ваша подпись]

Образец 5: Объяснение отсутствия по семейным обстоятельствам

Уважаемый господин/госпожа. [Фамилия начальника],

Я пишу это письмо, чтобы сообщить вам, что [дата/дни] я отсутствовал на работе из-за непредвиденных семейных проблем. [Подробнее: сломанная труба / проблемы с машиной / проблема с няней / и т. д.]

Поэтому я прошу вас принять мои извинения за отсутствие без предварительного уведомления.

Спасибо за понимание,

[Ваше имя/отдел]

Образец 6: Официальное письмо с извинениями (перед пропуском работы)

Уважаемый господин/госпожа! [Фамилия руководителя]:

Я пишу вам, потому что не смогу присутствовать на работе с [дата] по [дата]. Я буду [посещать личную конференцию/отмечать годовщину свадьбы/проходить медицинские осмотры/и т. д.], о чем я поделился с вами на прошлой неделе.

Я договорился с [имя коллеги], чтобы она поддерживала меня в рабочее время, и я позвоню ей, чтобы узнать, есть ли что-то срочное, что мне нужно сделать.

Спасибо, что приняли мою просьбу. Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, дайте мне знать.

С уважением,

[Ваше имя]

Совет: Если вы хотите сообщить своему начальнику, что будете отсутствовать в будущем, то у нас есть набор заявлений на отпуск в офисе, которые вы можете использовать.

Программное обеспечение для управления отсутствием

Автоматизируйте управление персоналом с помощью простого в использовании решения для управления отсутствием.

Легкая настройка ● Не требуется контрактов ● Без кредитных карт

Оправдание. Письмо с извинениями

Иногда вам нужно пропустить работу из-за визита к врачу, больничного или по личным причинам. С кем не бывает. Вы не должны беспокоиться о том, что вам нужно время от времени брать выходной, но важно сообщить об этом своему боссу или руководителю.

В этих письмах вы можете объяснить, когда вас не будет и как долго, чтобы ваш начальник и ваша команда были готовы к вашему отсутствию. Прежде чем писать письмо, вам следует перепроверить какие-либо правила или политики компании. Как правило, компании принимают короткое официальное письмо с извинениями, прежде чем вы планируете отсутствовать.

Как написать письмо с извинениями

При написании письма убедитесь, что вы придерживаетесь формата деловых заголовков и соблюдаете все применимые правила компании. Прежде всего, постарайтесь, чтобы ваше письмо было коротким, чтобы вашему начальнику (или тому, кому вы его адресуете) не пришлось часами выяснять, когда и почему вы уходите.

Вам нужно всего три абзаца, чтобы сообщить всю информацию. Начните с вступительного абзаца и укажите, что это письмо с извинениями за отсутствие в будущем. Вы должны указать свою причину и даты, когда вы будете вне офиса в этом первом разделе.

Затем предоставьте более подробную информацию об отсутствии, например, кто будет выполнять ваши обязанности или как вы будете доступны для ваших товарищей по команде, чтобы связаться с вами. Если кто-то согласился помочь вам с вашими проектами, обязательно назовите их имена. Иногда может быть полезно также включить информацию о ваших коллегах, если они заменяют вас.

Наконец, в конце поблагодарите человека, которому вы пишете, за понимание, включите любую дополнительную информацию и предложите помощь в планировании вашего отсутствия. С помощью этих трех простых шагов у вас будет совершенно профессиональное письмо с извинениями за отсутствие для вашего босса.

Советы по написанию письма с извинениями за отсутствие

Как и в любом профессиональном письме, вы можете следовать шаблону, а содержание должно быть кратким и понятным. Работодателям не нужно целое эссе о том, почему вы должны пропустить работу, но им нужны основы. Эти письма предназначены только для того, чтобы сообщить вашему боссу, когда и почему вы будете отсутствовать. Вот несколько советов, как написать хорошее письмо с извинением за отсутствие на работе.

• См. инструкции и правила для сотрудников в отношении больничных. Обычно в компаниях определен порядок отгулов. Проконсультируйтесь со своим справочником для сотрудников или перепроверьте с кем-нибудь процесс, прежде чем составлять письмо. Ваша компания должна указать, какая информация им нужна в оправдании или кому доставить ваше письмо.

  Некоторые компании проводят различие между отсутствием по уважительной причине и отсутствием по уважительной причине. Убедитесь, что когда вы отправляете письмо об отсутствии, вы уходите с работы по утвержденной причине. Это зависит от вашей компании, но обычно заранее запланированные мероприятия, такие как визиты к врачу, религиозные праздники, исполнение обязанностей присяжного или помощь ближайшим родственникам, могут считаться отсутствием по уважительной причине.

• Соблюдайте формат делового письма. Это профессиональное письмо, вам нужно будет написать письмо с извинениями, как и любое другое профессиональное письмо. Вам не нужно делиться всеми подробностями о том, где вы будете или что будете делать, пока вас нет в офисе.

  Лучше быть кратким и лаконичным, поскольку эти письма часто хранятся в файле для дальнейшего использования. В конце этой статьи мы дадим вам шаблон и образцы делового письма, если вам нужна помощь.

• Не злоупотребляйте своим отпуском. Конечно, некоторым сотрудникам нужно взять отпуск, но это не значит, что вы должны раз в неделю рассылать письмо с извинениями или продлевать свое отсутствие после необходимого периода. Вы должны подумать о причине своего ухода, прежде чем писать и отправлять письмо с извинениями.

  Чем больше отпусков вы берете, тем больше вероятность, что вы в конечном итоге разговоритесь с начальником, если будете постоянно уходить.

• Поговорите со своими товарищами по команде. Вы должны согласовать свои действия со своей командой, прежде чем составлять письмо, чтобы у вас было представление о том, кто может прикрыть вашу работу, если есть что-то, что нужно сделать, пока вас нет. Это не только заставит вас хорошо выглядеть как активный сотрудник, но и позволит вам чувствовать себя лучше, зная, кто выполняет ваши задачи.

• Предложите работать удаленно, если это возможно. В современном мире удаленная работа или удаленная работа стали проще, чем когда-либо. Если вы планируете отсутствие, потому что вы физически не можете добраться до офиса, а не можете работать, подумайте о том, чтобы попросить работать удаленно, а не брать отсутствие.

  Часто вы можете сэкономить отведенное вам время, попросив временно поработать удаленно.

• Найдите время, чтобы ваши коллеги связались с вами. Даже если вас нет в офисе, это не значит, что ваша компания перестает работать. Вы должны указать способ (например, телефон, электронная почта или текстовое сообщение), чтобы ваши товарищи по команде могли связаться с вами, и общие часы, когда вы будете отвечать. Скорее всего, вашим коллегам не нужно будет связываться с вами, но хорошо быть готовым и предложить это в любом случае.

• Напишите письмо как можно скорее. Чем больше вы уведомите кого-то о своем письме об отсутствии, тем лучше. У них будет больше времени, чтобы обсудить с вами и вашими коллегами, что нужно сделать до, во время и после вашего отсутствия.

• Предложите свою помощь. В письме укажите, как вы можете помочь своей команде, пока вас нет, или предложите провести мозговой штурм. Ваш босс и ваши товарищи по команде поблагодарят вас за гибкость и помощь, прежде чем вы уйдете

• Прикройтесь и на случай неожиданного отсутствия. Наступает момент, когда случается что-то неожиданное. Это случается время от времени. Вы все равно должны отправить сообщение, как только сможете. Для вас будет хорошо, если после неожиданного отпуска вы направите официальное письмо с объяснением, почему вы отсутствовали и как вы будете компенсировать пропущенную работу.

  Сначала свяжитесь с кем-нибудь в своем офисе и сообщите, что вы не придете, а затем в течение следующих 24–48 часов отправьте официальное письмо с извинениями. Для этих писем вы можете следовать нашим общим советам с несколькими дополнительными извинениями за пропущенную работу без предварительного уведомления.

Два образца официальных писем с извинениями

Вот два примера того, как вы можете написать официальное письмо с извинениями по поводу отсутствия на работе. Хотя вы можете отсутствовать на работе по многим причинам, мы приводим вам примеры наиболее распространенных случаев отсутствия на работе — исполнение обязанностей присяжного и медицинская процедура.

Отпуск для работы присяжным

Джейн Доу
Менеджер по работе с клиентами
Компания ABC
123 Main St
Город, штат 12345

20 октября 2020 г.

Карен Смит
Директор по персоналу
Компания ABC
100 Street Rd
Город, штат 12345

Уважаемая мисс Смит,

Пишу, чтобы сообщить вам о своем намерении отсутствовать на работе с понедельника, 2 ноября, до среды, 4 ноября. Меня вызвали в качестве присяжного, поэтому я не смогу находиться в офисе или работать удаленно.

Я буду проверять свою электронную почту и планировать телефонные звонки утром и вечером, в нерабочее время присяжных, пока меня нет. Я ожидаю быть доступным с 7 утра до 9утра, а также с 17:00 до 20:00 по рабочим вопросам. Я договорился с моим коллегой Роном Миллером, чтобы он занимался любым общением за пределами компании вместо меня.

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу предоставить вам что-то еще или помочь организовать дополнительную поддержку, пока меня не будет. Спасибо за понимание.

С уважением,
(подпись)
Джейн Доу

Отпуск на медицинскую процедуру

Джон Смит
Продавец-консультант
Номер 1 Компания
123 Main St
Город, штат 12345

21 октября 2020 г.

Мэри Уильямс
Директор по продажам
Компания номер 1
100 Company Rd
Город, штат 12345

Дорогая миссис Уильямс,

Пожалуйста, примите это письмо как официальное оправдание моего отсутствия на работе. Как я упоминал ранее, мне нужно будет пройти небольшую операцию в пятницу, 30 октября. Я приложил справку моего врача для справки ниже. Я ожидаю, что меня не будет на работе как в пятницу, 30 октября, так и в понедельник, 2 ноября.

Я поговорил со своей командой, и Джоан Андерсон согласилась освещать еженедельные отчеты, за составление которых я отвечаю. Билл Доу свяжется со мной и пришлет любую срочную работу, которую мне нужно выполнить, в конце каждого дня.