что это, какими они бывают и почему их так называют

Очередной выпуск бухгалтерского ликбеза. Простым языком с примерами для тех, кто только начал изучать бухучёт, хочет узнать что-то новое о привычных бухгалтерских категориях или просто научиться читать баланс.

Всем привет! С вами Алексей Иванов — директор по знаниям интернет-бухгалтерии «Моё дело» и автор телеграм-канала «Переводчик с бухгалтерского». Каждую пятницу в нашем блоге на «Клерке» я рассказываю о бухгалтерском учёте. Начал с азов, потом перейду к более сложным материям. Тем, кто только готовится стать бухгалтером, это поможет поближе познакомиться с профессией. Матёрым главбухам — взглянуть на привычные категории под другим углом.

Продолжаем разбирать активы. Сегодня на очереди дебиторская задолженность. А заодно рассмотрим один тесно связанный с ней пассив — кредиторскую задолженность.

Дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — это долги контрагентов компании перед ней. Термин происходит от латинского «Debet» — «он должен». Он-контрагент должен денег нам-компании. Дебиторская задолженность — последний этап оборота затрат в деньги. Компания покупала материалы и товары, производила продукцию, выполняла работы или оказывала услуги. Все это требовало денег, и вот теперь, когда конечный результат труда передан покупателю, осталось только получить деньги с него.

В бухучёте выделяют несколько групп дебиторов.

Покупатели и заказчики. Должны денег, если мы отгружаем товары или оказываем услуги с отсрочкой оплаты. Выполнили свою часть договора — возникла дебиторская задолженность. Поступила оплата — дебиторская задолженность закрылась.

Поставщики и подрядчики. Здесь ситуация обратная: мы внесли предоплату, а они ещё не поставили товар или не оказали услугу.

Налоговые органы. Да-да, налоговая может задолжать денег компании. Например, это происходит, когда мы в течение квартала много покупали и мало продавали. В этом случае возникает право на вычет так называемого входящего НДС — налога на добавленную стоимость. В российской форме бухгалтерского баланса этот актив даже представлен отдельно от другой дебиторской задолженности. О нём я отдельно расскажу.

Государственные внебюджетные фонды: пенсионный фонд, фонд социального страхования и фонд обязательного медицинского страхования. Эти структуры должны нам денег, если платеж в пользу работника возмещается за счёт их средств. Например, больничный или пособие по беременности и родам.

Персонал. Его долги делятся на две составляющих: оплата труда и прочие операции. Дебиторка по оплате труда возникает, когда мы платим сотруднику аванс за еще не выполненную работу. Он должен либо отработать долг, либо вернуть деньги. Прочие операции — это, например, выдача работнику займа или возмещение им материального ущерба.

Подотчетные лица. Это тоже работники, но им мы даём денег, чтобы они что-то сделали для нас. Либо купили за наличные какие-то ценности, либо съездили в командировку и там сделали что-то полезное. Выдали деньги — возникла дебиторка. Отчитались — дебиторка закрылась. Перечень работников, которым можно получать деньги в подотчет, нужно утверждать приказом руководителя компании.

Учредители. Они должны нам денег, если обещали внести вклад в уставный капитал, но ещё не внесли.

Дочерние и материнская компании. Если одна компания владеет более чем 50% уставного капитала другой компании, начинаются игры в дочки-матери. И здесь дебитор —тот, кто получает активы или услуги первым.

Разные дебиторы. Для них информация не раскрывается отдельно в силу небольшой доли в общем объеме долгов. Например, это могут быть арендаторы и арендодатели, посредники или страховщики. Если вы сдаете в аренду помещение, а арендная плата за прошлый месяц ещё не поступила — у вас возникает дебиторка.

Кредиторская задолженность

Кредиторская задолженность — это долги компании перед ее контрагентами. Термин происходит от латинского «Credit» — «он верит». Он-контрагент верит нам-компании, что мы отдадим долг. В бухучете кредиторская задолженность делится на долгосрочную, до возврата которой больше года и краткосрочную, которую нужно отдать в пределах года.

В бухучете кредиторов делят на те же группы, что и дебиторов. Это логично — компания взаимодействует с одним окружением, но операции производит разные. По одним ей должны денег, по другим — она.

Поставщики и подрядчики. Мы должны им денег, если получили товары или воспользовались услугами с отсрочкой оплаты. Поставщики и подрядчики выполнили свою часть договора — возникла кредиторка. Мы заплатили — кредиторка закрылась.

Покупатели и заказчики. Здесь ситуация обратная: кредиторская задолженность возникает когда они внесли предоплату, а мы ещё не поставили товар или не оказали услугу.

Налоговые органы. Иметь задолженность перед налоговиками — нормальное явление. Налог сначала начисляется — признаётся задолженность перед бюджетом, и только потом оплачивается. Например, НДС начисляется в момент отгрузки товара покупателю, а уплачивается в три приема до 25 числа каждого месяца, следующего за кварталом, в котором была отгрузка.

Государственные внебюджетные фонды. С каждого рубля зарплаты работника работодатель должен заплатить в эти фонды чуть больше 30 копеек. А государство на них обеспечит работнику достойную пенсию, бесплатную медицину и финансовую поддержку в сложных ситуациях. Но это не точно. Как и для налогов, наличие такой кредиторки — норма.

Персонал. В основном задолженность перед персоналом связана с оплатой труда. Кредиторка возникает когда мы уже начислили зарплату, но ещё не выплатили её. Начисляется зарплата, как правило, за месяц. Задолженность появляется в последний день месяца. Выплата у каждой компании происходит в свои сроки, но обычно уже в следующем месяце.

Подотчетные лица.

Чаще по расчетам с подотчетными лицами возникает дебиторская, а не кредиторская задолженность. Но иногда подотчетник может потратить больше, чем получил. Например, авиабилет в день покупки стал стоить дороже, чем планировалось при получении денег. В этом случае сотрудник доплачивает разницу из своих денег, а у компании возникает кредиторская задолженность.

Учредители. Мы должны им денег, если компания начислила, но ещё не выплатила дивиденды. Участники общества на общем собрании договорились какую часть прибыли прошлого года распределят между собой. Кредиторка у компании появляется в этот день.

Дочерние и материнская компании. Кредиторская задолженность возникает у того, кто получает активы или услуги первым. Например, материнская компания передала дочерней товары, а оплату ещё не получила. Материнская компания — кредитор, у нее возникает дебиторская задолженность. Дочерняя компания — дебитор, у нее возникает кредиторская задолженность.

Разные кредиторы. Ну, вы помните: для них информация не раскрывается отдельно в силу небольшого объема долгов. Например, если вы снимаете в аренду помещение, и ещё не перечислили арендную плату за прошлый месяц — у вас возникает кредиторка.

В следующем выпуске ликбеза расскажу как работает налог на добавленную стоимость и почему он есть и в дебиторке и в кредиторке. Подписывайтесь на наш блог, скучно не будет!

Кстати, интернет-бухгалтерия «Моё дело» содержит шаблоны всех документов по сделкам с дебиторами и кредиторами: от договоров и допсоглашений до накладных и актов. В сервис встроена система электронного документооборота, которая позволяет закрывать сделки без проблем с передачей подписанной контрагентом первички. А еще можно сверять дебиторские и кредиторские задолженности непосредственно из бухгалтерии. Акты сверок формируются в сервисе и прямо оттуда отправляются на e-mail контрагента. Попробуйте — это удобно и экономит массу времени!

 

Что это такое кредиторская задолженность простыми словами: определение и классификация

1. Определение кредиторской задолженности и дебиторской
2. Виды
3. Базовые знания
4. Разновидности
5. Отражение дебиторских обязательств
6. Когда можно покрывать обязательства
7. Какие долги нельзя просрочить
8. Расчеты по страховке
9. Как списать долги
10. Как восстановить доход после акта
11. Рассмотрение дела в суде

Определение кредиторской задолженности и дебиторской

Ключевое различие заключается в том, что дебиторка – это объем финансовых средств, которые должны быть выплачены в пользу предприятия. К примеру, заказчик еще не внес деньги на счет, чтобы оплатить товар, но сама фирма его уж отправила. А вот долг по кредиту – это средства, которые уже должна внести компания за какие-то услуги или по иным поводам.

Виды

Принято градировать эту статью на несколько видов, которые отличаются своим происхождением, источником.

• Задержанные переводы поставщикам или подрядчикам.
• Транспортировка товарных единиц, когда деньги за него уже были получены.
• Оплата подсобных работ.
• Расчеты с аутсорсинг проектами. 
• Передача заработка сотрудникам предприятия.
• Векселя.
• Переводы в налоговые органы, фонды и схожее.

Просроченная дебиторка опасна 

Разумеется, если анализ отчетности показал, что дебиторка висит уже порядка месяца и более, то это весьма серьезная ситуация. Тысячи компаний банкротились просто потому что им нечем была рассчитываться с сотрудниками и поставщиками. Хотя потенциально баланс предприятия был в плюсе. Только вот деньги еще не перевели. Скажем, в течение полугода.

А если взять в расчет еще и наличие кредиторской задолженности, статьи расходов все возрастают, а дохода как не было, так и нет. 

Банкротство физических лиц

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Списание долгов по кредитам

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Определение 

Фактически это финансовое обязательство, обязательное к уплате. Но не на основе стандартной схемы. Оппонент не дает деньги взаймы, а лишь выполняет свою сторону сделки. Платит или, напротив, высылает товар. А вот вторая сторона пока не успела исполнить свои обязанности. 

Базовые знания

Стоит понимать, кредиторская задолженность организации относится к бухгалтерскому учету. Как и дебиторка, собственно. Главное, что нужно знать – наличие этих двух статей вполне нормально для любой компании на разных этапах жизни. Нет ничего плохого в том, что вам не перевели финансы за услугу в течение недели и даже месяца. Это основной принцип работы коммерческих структур, если бы все сделки совершались только по факту и за наличную форму, рынок бы встал. Но вот когда ваши долги превалируют на теми деньгами, которые должны вам – это звоночек об отрицательном балансе. И это уже плохо.

Если разрыв будет увеличиваться, да еще и время расчетов (возврата и расхода) не будет схожим, то компания физически не сможет это пережить. Если не возьмет новые ссуды, по которым начнут капать проценты. А они еще сильнее уведут вас в минус. 

Область применения 

Эти знания нужны как руководителям, так и бухгалтерам. Кроме того, всем, кто связан с финансовой стороной жизни проекта. От аналитиков до коммивояжеров. Но главное значение, конечно, в области менеджмента. Ведь бухгалтера и так отлично ориентируются в сфере. 

Разновидности

Принято разделять долги, которые имеют денежную или товарную форму. А также есть градация на основе сроков. Это уже деление на статьи, которые имеют срочный характер, и на тех, что могут подождать. И соответственно, крайне плохо, если весь массив находится в срочной зоне. 

Виды по направлению

Нужно четко соотносить важность выплат контрагентам, уполномоченным службам и сотрудникам. Именно такие группы выделяются. Если пренебречь первыми, можно получить судебный иск, вторыми – проверку, третьими – забастовку или уголовную ответственность. Информация о кредиторской задолженности должна отражать приоритетность направлений. 

Особенности и нюансы

Поскольку, долги логично отправляются в пассивную часть баланса, необходимо соотносить их с активом. Постоянная сверка выявляет положительную динамику предприятия. Как только пассив превалирует, стоит срочно искать новые пути для формирования стратегии.

Стоит помнить, что понятие имеет срочность. И некоторые его части можно соотносить с активом более поздних временных промежутков, если это долгосрочная сделка. 

Главные отличия

Итак, что такое кредиторская задолженность предприятия, что входит в это понятие? Это все статьи долговых обязанностей. Дебиторка – потенциальный доход, формирующий маржу. Но обе статьи – потенциальные. 

Отражение дебиторских обязательств

Они фиксируются в бухгалтерской отчетности. В какой-то мере это может считаться эфемерным имуществом компании, но полагаться на его наличие в крупных сделках – опасно.

Аналитика 

Проводятся с периодикой, определяемой руководством. Рекомендуется проводить анализ как можно чаще. Лучше не реже раза в месяц. Он выявляет общую ценность оборота на каждому этапе. 

Для оценки используется формула:

Дкз = КЗ/Пт x 100%

Где: Дкз – общая часть КЗ в составе пассивной части отчетности, а Пт представляют собой все пассивные статьи.

Равновесие достигается по следующей формуле:

ДЗдоп + ∆ОП ≥ ∆ОЗ + РПС + КЗдоп

Где: ДЗ-КЗ представляют собой допустимые цифры, ОП-ОЗ рост или падение прибыли, РПС – полностью вышедшие из баланса финансы из-за клиентов, отказавшихся от погашения.

Отражение задолженностей

Также зафиксированы, но в иной плоскости. Это ордера на выплаты. Соответственно, можно считать расходами, но снова зависящими от временного фактора. 

Когда можно покрывать обязательства

В момент поступления средств, разумеется. Выявляем равновесие, как только пришли финансы, погашаем долги. Как только возникли ордера на уплату, в противовес должен появиться обещанный доход. 

Почему КЗ так важна

Дело в том, что если игнорировать этот аспект, то можно получить серьезные законные претензии. А просрочка грозит штрафами, пени, предусмотренными договорами. Но если попытаться исключить этот фактор, просто работать только по факту, то оборот замедлится вдвое. Ведь что показывает сумма кредиторской задолженности – в какой-то мере динамику развития проекта. 

Срок КЗ

Всегда ориентируйтесь в первую очередь на срочные выплаты. Среднесрочные на втором этапе. Долгосрочные, легко понять, на третьем. Но при этом, всегда должны быть все виды временных перспектив в активе. Иначе если все расходы накопятся в одной плоскости, то устойчивость фирмы пошатнется. 

Товар или деньги

Опять же, для компании наиболее удачен случай, когда присутствуют оба варианта. Иначе будет дефицит.

Источники обязательств

Зачастую это юридические лица. Но возможны и физические. К примеру, сотрудники. 

Расчет с подрядчиками 

Один из основных способов получить серьезную КЗ.  Ведь переводы в пользу подрядчиков почти всегда оформляются постфактум. 

Как появляется КЗ

Услуга еще не была оказана, но ее уже купили. Онлайн-заявка, предоплата, аванс, предзаказ и так далее. Кроме того, случаи, когда услуги были оказаны, но компания еще не успела оформить через бухгалтерию расчет. 

Какие долги нельзя просрочить 

Выплата ЗП сотрудникам. Если у предприятия есть возможность, оно обязано соблюдать условия трудового договора.

Социальное страхование 

Также часто становится причиной расходов. Ведь часто фирмы просто игнорируют необходимые расчеты с ПФР. 

Векселя 

КЗ по ценным бумагам, а конкретно векселям – это вполне распространенная ситуация. Этот документ дает право на истребование денежной суммы. 

Аванс и предоплата 

Чем больше подобных форм используется в деятельности юридического лица, тем чаще будет возникать КЗ. Даже если ее аналога, дебиторки, практически не формируется. 

Дочернее и головное предприятие 

Еще один аспект, выявляющий, что относится к кредиторской задолженности. Головной офис обычно может брать взаймы у филиалов или наоборот. Но в товарной форме, разумеется. Продукция ушла в филиалы, реализована, но средства еще не поступили. 

Банковский займ

Если не хватает денег, баланс в минусе, остается пользоваться ссудами. И банки для этого – лучшее решение.

Расчеты по страховке

Зависит от количества и общего объема услуг. А также вида договоров со страхователем.

Важные показатели 

Фактически главное следить за преобладанием дебиторки над КЗ не только в объеме, но и по срокам.

Параметр	КЗ	ДЗ
Срок	Важен в любом случае	Важен лишь свыше месяца
Просрочка	Инициируются штрафные санкции	Вызывает колебания финансовой устойчивости
Если показатель преобладает	Отрицательный баланс	Положительный

КЗ с истекшим сроком давности

Если исковая давность прошла, а дело не передали в суд, то обязанности более не имеют силы. Можно забыть про эту сделку.

Оборачиваемость КЗ

Это важный коэффициент, который демонтирует рост обязательства по сравнению с движением общего оборота, дохода и прибыли. Задолженность перед кредиторами – это тормозящий фактор, который не должен превышать маржу. 

Как списать долги

Фактически, это возможно только при истечении срока давности. Либо если кредитор отказался от истребования. 

Как избавиться от КЗ

Есть три основных варианта. Погашение, если есть на это возможность. А также рефинансирование и ликвидация предприятия по причине банкротства.

Документ, уменьшающий КЗ

Речь об акте на списание. По сути, это способ избавиться от несуществующих долгов, которые, однако, все еще отражаются в учете. Чем вызывают неправильный анализ баланса. 

Как восстановить доход после акта 

Необходимо тщательно проверить бухгалтерскую документацию, провести новый анализ после вычета списанных пассивов. Ведь все то, что является кредиторской задолженностью, легко может изменить общую картину на бумаге. Что провоцирует руководство на нелогичные решения стратегического плана. 

Банкротство физических лиц

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Списание долгов по кредитам

от 5000 руб/месяц

Подробнее

Продление периода пользования 

Еще один способ снизить нагрузку расходов. Это может быть:

	Рефинансирование	Реструктуризация	Пролонгация
Эффективность	Высокая	Зависит от нюансов нового договора	Средняя
Срок продления	Зачастую возрастает на полгода-год	Возрастает на период «кредитных каникул»	Зависит от договора, зачастую один годовой период

Снижение суммы

Зачастую это следствие либо мирного соглашения с кредитором, либо судебного решения. Второе – невыгодный момент, ведь он также инициирует и исполнительное производство.  

Поиск новых кредиторов

Для получения ссуды, которая покроет текущей отрицательный баланс. Решение вполне логичное, если условия займа подходящие. 

Рассмотрение дела в суде 

Судья практически всегда принимает сторону кредитора, он может снизить давление, а также исключить накопление штрафов. 
Правда, если основной дела является кредиторская задолженность организации перед покупателем – это не лучший вариант для передачи дела в суд. Ведь в этом случае, на руку оппоненту будет играть и Закон о правах потребителя.

Виды кредиторской задолженности

Понятие кредиторской задолженности

Определение 1

Кредиторская задолженность в бухгалтерском учете – это показатель суммы всех долгов предприятия прочим юридических и физическим лицам.

Такая задолженность формируется на соответствующих счетах бухгалтерского учета (по кредиту счетов) в соответствии с источником ее возникновения.

В ходе осуществления хозяйственной деятельности, невозможно избежать возникновения разного характера задолженностей.

Замечание 1

Для эффективной деятельности предприятия, необходимо следить, чтобы размеры такой задолженности не выросли до критических параметров, когда у предприятия снизится платежеспособность и финансовая устойчивость.

Характеристика видов кредиторской задолженности по источникам ее образования

Кредиторская задолженность организации состоит из нескольких видов, которые подробно раскрываются на счетах бухгалтерского учета и в пассиве баланса предприятия.

Это задолженность:

• поставщикам сырья, материалов или товаров;
• покупателям по неотгруженной продукции или возвратам;
• работникам организации по начисленной заработной плате;
• подотчетным лицам по возмещению потраченных на нужды предприятия собственных средств;
• учредителям по начисленным суммам дивидендов;
• бюджету и внебюджетным фондам по начисленным, но еще не перечисленным налогам и взносам;
• прочим юридическим и физическим лицам.

Задолженность поставщикам возникает в момент отгрузки продукции или товаров, если оплата за них еще не перечислена. Такая задолженность отражается по кредиту счета 60 и погашается путем перечисления денежных средств за полученный товар.

Задолженность покупателям может возникнуть в нескольких случаях.

1. Покупатель вернул часть или весь товар по разным причинам.
2. Покупатель перечислил аванс, а товары еще не отпущены (работы не выполнены).
3. Произведен перерасчет цен. Например у предприятия-продавца – политика снижения цен, при наборе товаров на определенную сумму в течение какого-либо периода.

Если покупатель до истечения срока указанного периода выполнил план по приобретению товаров, то продавец делает перерасчет цен и, таким образом, в его учете формируется кредиторская задолженность.

Такая задолженность отражается по кредиту счета 62 и погашается либо поставками, либо возвратами денежных средств покупателю.

Задолженность по заработной плате формируется в момент ее начисления (как правило, в последний день месяца). Такая задолженность учитывается по счету 70 и погашается путем ее выплаты работникам предприятия.

Задолженность подотчетным лицам возникает в тех случаях, когда такие лица израсходовали собственные средства на нужды деятельности предприятия. Такая задолженность формируется по кредиту счета 71 и погашается, путем возврата таких средств подотчетному лицу.

Задолженность учредителям или участникам возникает в тех случаях, когда в организации начисляют дивиденды. Такая задолженность учитывается по кредиту счета 75 и погашается путем их фактической выплаты.

Задолженность перед бюджетом и внебюджетными фондами возникает в момент начисления различных налогов и сборов. Учитывается такая задолженность по кредиту счетов 68,69. Погашается такая задолженность соответственно путем перечисления денежных средств получателям.

Замечание 2

Также в организации могут быть и другие виды задолженности. Например, компенсационные выплаты физическим лицам – работникам предприятия за простои, использование личных автомобилей, вредные условия труда и т.д. Начисления арендной платы от арендаторов также составляет отдельный вид кредиторской задолженности. Хотя в большинстве случаев, такая задолженность учитывается в составе задолженности поставщикам.

по срокам, по обязательствам, по возвратности

Задолженность бывает дебиторской и кредиторской.

СодержаниеПоказать

Понятие дебиторской задолженности

Дебиторской задолженностью называют сумму обязательств, которые несут в отношении юридического лица потребители продукции, выгодоприобретатели по контрактам и иные лица, обязательства которых подтверждены законодательством РФ или условиями договора с юрлицом.

Учет дебиторской задолженности осуществляется бухгалтерией, такой вид долгов является активами юрлица, так как являет собой планируемые поступления средств или оцененных товаров, работ или услуг.

Структура дебиторской задолженности включает в себя:

• общую сумму всех долгов в рублях;
• количество должников и их статус;
• тип обязательств;
• срок возврата долга.

Суммарная дебиторская задолженность учитывается в бухучете, как оборотный капитал, из него может вычитаться невозвратная часть задолженности. Должники юрлица могут находиться в статусе контрагентов по сделкам, розничных покупателей или потребителей услуг (юридических и физических лиц).

Типы обязательств

По типу обязательств долги могут быть в денежной форме, а также в форме товаров, работ или услуг.

В денежной форме задолженность перед юрлицом возникает у потребителей его продукции, если оплата предусмотрена после получения товара или услуги. Компании, не являющиеся кредитными организациями, могут выступать в качестве частных заемщиков для третьих лиц по индивидуально составленным договорам в целях получения дополнительной прибыли, и сумма, причитающаяся к возврату, также является дебиторской задолженностью в денежной форме.

В форме неденежных обязательств дебиторская задолженность возникает в отношении подрядчиков и исполнителей услуг, получивших аванс.

Сроки возврата

По сроку возврата дебиторская задолженность может быть краткосрочной и долгосрочной. К краткосрочным относятся долги от клиентов, получивших товар или услугу, нематериальные обязательства подрядчиков и обязательства контрагентов по краткосрочным договорам, а долгосрочная дебиторская задолженность может возникать при выдаче долгосрочных займов или заключении длительных контрактов – срок такой задолженности начинается от 1 года.

Виды задолженности

По качеству (возвратности) различают следующие основные виды дебиторской задолженности:

• текущую;
• просроченную.

Текущая задолженность регулярно выплачивается клиентами и иными лицами без возникновения просрочек, причем плательщики могут быть постоянными или разовыми, но суммарно создающими непрерывный финансовый поток средств, вливающихся в оборотный капитал.

Качество просроченной задолженности зависит от следующих факторов:

• срока просрочки;
• наличия обеспечения;
• наличия обратной связи от должника.

Небольшая просрочка и готовность должника погасить задолженность говорит о высоком качестве задолженности – такие долги являются полноценным высоколиквидным активом.

Долги с просрочками более 3 месяцев относятся к дебиторской задолженности низкого качества. Если при этом такие долги не обеспечены залогом или обязательством (поручительством), то они переходят в категорию сомнительной задолженности.

Сомнительная задолженность в различной учетной политике предприятия может исключаться из оборотных средств и почти всегда считается низколиквидным активом. В целях предотвращения банкротства организации сомнительные долги обычно продают третьим лицам, работая при этом над устранением причин их возникновения.

Наличие обеспечения существенно повышает качество задолженности, так как дает возможность погасить ее за счет продажи предмета залога.

Если от должника нет обратной связи более 3 лет и его обязательство ничем не обеспечено, то такая задолженность называется невозвратной.

Дебиторская задолженность также может быть:

• просуженной;
• непросуженной.

Задолженность называют просуженной, если кредитор подал в суд о взыскании долга, и суд удовлетворил его требование. Взысканием просуженных долгов занимаются судебные приставы, но просуженность не является показателем высокого качества долга, так как у должника могут отсутствовать собственность и источники дохода, что делает взыскание затруднительным даже с помощью судебных приставов.

Непросуженной называют задолженность, взыскание которой через суд ещё не проводилось.

Невозвратную дебиторскую задолженность также можно взыскать через суд, невзирая на истечение сроков исковой давности, так как такие сроки принимаются судом во внимание только в том случае, если на них указал сам должник, направив соответствующее возражение на судебный приказ в течение 10 дней после получения сведений о его вынесении.

Кредиторская задолженность

Под кредиторской задолженностью понимаются все обязательства, которые организация несет в отношении других лиц (кредиторов, налоговых органов и т. д.). Данный вид задолженности является пассивом юридического лица.

Виды

Существуют следующие виды кредиторской задолженности:

• банковская;
• налоговая;
• депонентская;
• клиентская.

Долги перед банками часто являются наиболее весомой частью кредиторской задолженности, они возникают вследствие заключения кредитных договоров.

Налоговая задолженность возникает при получении юрлицом доходов, облагаемых налогами в соответствии с законодательством, причем как налоговый агент своих работников, юрлицо несет ответственность и за проведение налоговых отчислений с заработных плат.

Депонентская задолженность – это обязательство юрлица выплачивать работникам заработную плату, выходные и иные социальные пособия. Возникает в силу требований законодательства и условий трудовых договоров.

Клиентская кредиторская задолженность может быть выражена как в денежной, так и в иной форме. Образуется при пользовании коммунальными ресурсами, при заключении договоров на обслуживание и ремонт оборудования, а также при получении денег за еще не предоставленные клиенту услуги или товары.

По срокам кредиторская задолженность бывает:

• краткосрочная;
• среднесрочная;
• долгосрочная.

Краткосрочная задолженность возникает перед работниками (депонентами), клиентами и займодавцами, среднесрочная – перед налоговой и коммунальной службой, а также выгодоприобретателями по сделкам. Долгосрочная задолженность возникает в отношении банков и контрагентов по продолжительным контрактам.

Кредиторская задолженность также разделяется на текущую и проблемную. Текущая выплачивается исправно в срок, а по проблемной накапливаются просрочки, и начисляются штрафные проценты. Чаще всего проблемная кредиторская задолженность, приводящая к банкротству юрлица, возникает в отношении банков и налоговых органов.

По прошествии срока исковой давности (3 года с даты исполнения обязательства по договору) проблемная задолженность не может быть истребована через суд в случае, если компания при получении судебного приказа о взыскании своевременно направляет в суд заявление (возражение) о применении сроков исковой давности.

Не нашли ответа на свой вопрос? Звоните на телефон горячей линии 8 (800) 350-34-85. Это бесплатно.

Юрист. Автор статей. Практика договорной работы в сфере недвижимости и закупок

Кредиторская задолженность — анализ, способы погашения.

Экономическая деятельность организации — сложный процесс. Расчёты организации по своим обязательствам не производятся мгновенно. Так возникает кредиторская задолженность.

Чтобы принимать верные управленческие решения и не довести организацию до банкротства, необходимо ясно понимать сущность этого экономического явления.

Что включает кредиторская задолженность

Долговые обязательства организации неоднородны. Это могут быть:

1. Долг по расчётам с контрагентами. Его ещё называют коммерческим кредитом. Сюда входят как обязательства за полученный товар, произведённые работы и оказанные услуги, так и авансирование по сделкам.
2. Долги по заработной плате. Предприятие обязано регулярно платить своим работникам за проделанную теми работу.
3. Обязательства перед внебюджетными фондами. На организации возложены обязанности по уплате взносов в различные фонды, например в ФСЗН.
4. Налоговые обязательства. Деятельность любой организации облагается государственными налогами.
5. Иная задолженность. Сюда относятся, например, обязательства, наступившие вследствие причинения вреда.

Словом, совокупность всех долгов коммерческой организации — это и есть кредиторская задолженность.

Виды кредиторской задолженности

Для лучшего понимания этого экономического явления задолженность классифицируют по различным основаниям.

По срокам возврата ее разделяют на такие категории:

• Текущая. Срок исполнения такого типа обязательств составляет до 90 дней. Такие долги относятся к техническим и погашаются в рабочем порядке.
• Краткосрочная. Срок погашения такой задолженности — не более 12 месяцев. Такие обязательства должны тщательно контролироваться со стороны руководства организации, так как есть риск, что кредиторы перейдут к активным действиям.
• Долгосрочная — до трех лет. Возникает, если у организации появляются серьёзные проблемы с платёжным балансом. Её рост может привести к банкротству компании в среднесрочной перспективе.
• Задолженность к списанию. Она не была исполнена в течение трех лет с момента возникновения, и кредитор не обратился за её принудительным взысканием. В таком случае бухгалтерия списывает её с баланса в рабочем порядке.

Кредиторская задолженность может быть внешней и внутренней. К внутренней относится обязательства организации, которые образуются вследствие её хозяйственной деятельности. Сюда включаются:

• оплата труда наёмных работников;
• расчёты с государственным бюджетом и внебюджетными фондами.

Внешняя — это обязательства перед поставщиками, подрядчиками, банками по кредитным договорам и так далее. Сюда же включаются обязательства поставить продукцию, если был получен аванс.

Также такие обязательства делятся на текущие и просроченные.

Например, организация получила аванс для производства определённого товара. Сумма денежных средств будет учтена в балансе компании как задолженность. Однако это чисто техническое решение, так как при нормальной работе это обязательство будет исполнено в соответствии с требованиями договора.

На второй разновидности следует остановиться подробнее.

Просроченная кредиторская задолженность

В отношении каждого обязательства предусмотрен срок его погашения. Если он нарушается, то задолженности считается просроченной.

Среди причин возникновения просроченной кредиторской задолженности можно выделить следующие:

1. Отсутствие финансов. Простая нехватка оборотных средств может привести к плачевным последствиям. Кратковременная задолженность постепенно перерастает в просроченную.
2. Непрофессионализм бухгалтеров. Если ведением баланса предприятия занимаются специалисты с низкой квалификацией, то может быть неверно подсчитана налоговая база. Такая ошибка приведёт к недоплате в государственный бюджет.
3. Низкая исполнительная дисциплина работников. Не каждый специалист старается разобраться в сути положений договоров, находящихся у него в работе. В итоге работники забывают о необходимости рассчитаться по долгам, что ведёт к появлению просрочек и штрафным санкциям.
4. Нежелание платить по долгам. Недобросовестные руководители организаций нередко перестают исполнять обязательства, мотивируя это тяжёлым экономическим положением. В реальности же они стараются извлечь максимальную выгоду, используя оборотные средства в других проектах.

Несвоевременный расчёт по долгам может повлечь негативные последствия — уплату пеней и штрафов. Кроме того, кредиторы могут обратиться в судебные органы. Удовлетворение исковых требований в суде может повлечь полную остановку работы организации.

Поэтому ресурсы компании должны быть направлены в первую очередь на погашение задолженности, за просрочку которой начисляется проценты каждый день.

Обратить внимание следует на долги перед бюджетом и внебюджетными фондами. Контрагенты не будут обращаться в суд, если есть реальная возможность получить долг добровольно.

Постоянное наличие просроченной задолженности сигнализирует о том, что предприятие находится на пути к банкротству.

Анализ кредиторской задолженности

Основную работу по систематизации обязательств предприятия проводят бухгалтеры. Они тщательно учитывают все активы и пассивы, чтобы иметь объективную информацию о деятельности юридического лица.

Эти сведения используются специалистами, отвечающими за планирование экономической деятельности организации. В ходе анализа работники соотносят изменения в производственной деятельности предприятия с ростом кредиторской задолженности. Если динамика характеризуется ростом задолженности, то следует принять оперативные меры по ее погашению.

Важным фактором является оборачиваемость кредиторской задолженности. Этот показатель рассчитывается как соотношение доходов предприятия и величины кредиторской задолженности за определённый период. О проблемах в организации можно говорить, если этот показатель опускается ниже установленного коэффициента.

Хотя данный фактор может быть обусловлен спецификой работы организации. Некоторые предприятия работают над одним проектом несколько лет, и полученный аванс всё это время числится в качестве кредиторской задолженности.

Способы погашения кредиторской задолженности

Эффективная борьба с данным экономическим явлением осуществляется несколькими способами:

1. Исполнение обязательства. Юридическое лицо выполняет то, что от него требуется законодательством или условиями договора. Это может быть поставка товара, в счёт которой был получен аванс, выполнение работы и так далее.
2. Перечисление денежных средств. Любая вещь в системе рыночных отношений имеет свою стоимость. Поэтому погашение задолженности в форме платежа является распространённой формой. Другое дело, что такое исполнение не всегда возможно из-за недостатка средств.
3. Новация. Возможно, контрагент согласится изменить условия договора, чтобы должник мог исполнить обязательство доступным ему способом. Например, через выполнение какой-либо работы или поставку продукции. Новация оформляется в форме отдельного договора.
4. Отступное. Если организация находится в сложном финансовом положении, то стоит задуматься о передаче должнику части основного фонда: какого-либо здания, части производственного оборудования, транспорта и так далее. Контрагенты соглашаются на такие формы исполнения обязательств, когда других вариантов не остаётся.
5. Списание. Обязательство списывается с баланса предприятия. Это происходит по следующим основаниям:
   • Истечение срока исковой давности. Например, за оказанные услуги организация должна выставить счёт и представить акт, подписанный обеими сторонами договора. В ходе подписания этого документа возникли разногласия, которые урегулировались путём переговоров. В итоге факт оказания услуг так и не был оформлен должным образом. Через три года истекает срок исковой давности, и кредитор уже не сможет предъявить свои требования.
   • Невозможность исполнения обязательства. Это означает, что существует физическое препятствие (например, результат стихийного бедствия) или юридический запрет на выполнение какого-либо действия.
   • Ликвидация организации. Предприятие завершает свою деятельность, требуется подвести итоговый баланс. Очевидно, что количество активов не увеличится. Поэтому организация либо рассчитывается по обязательствам, либо списывает их.

Кредиторская задолженность — важная экономическая характеристика. Размеры долговых обязательств должны соответствовать активам организации. Достигнуть этого можно только качественной работой всех сотрудников компании.

Задолженность кредиторская

Кредиторская задолженность –  долговая обязанность перед  определенным объектом, какого либо физического лица, какого либо предприятия,  организации  или же фирмы,  которая  в указанный срок должна быть выплачена.

 

Образование задолженности

 

Задолженность может образоваться перед:

 

 

Экономическая суть кредиторской задолженности  такова, что это не только доля финансов  предприятия, а именно денежных средств, но также  материальные и товарные  ценности.

Правовым языком, кредиторская задолженность – это некая доля того имущества, которой владеет организация, и  при этом эта часть является сущностью правовых обязательств каждой из сторон в  задолженности, а именно должника и кредитора.

 

Кредиторы имеют полное право на то, чтобы требовать с организации ее задолженность, а организация в свою очередь имеет право на владение и пользование кредиторской задолженностью, но при этом она обязана ее вернуть.

По сути, кредиторская задолженность – это чужое денежное имущество, которым владеет организация, при этом автоматически считаясь должником.

 

Юридическое понимание кредиторской задолженности вполне может рассматриваться двойственно. С одной стороны – это доля имущества, а именно вещи или деньги, которые принадлежат предприятию либо организации, при этом имея  законные права владения на них. С другой – это долг, который является объектом обязательственных правоотношений.

 

Каждая организация обладает своим собственным определенным имуществом, в его составе, возможно, определить две разных части и это:

 

 

Собственный или личный капитал организации — это часть того, что имеет организация и при этом на  эту  самую часть никто не имеет права, кроме самой организации.  В значение «личный капитал» вкладывают понятие «чистых активов», численность которых, определяется путем преуменьшения полной ценности владений организации на сумму кредиторской задолженности. Из этого выходит, что в первую очередь кредиторская задолженность является составляющей всего имущества предприятия; во вторую, что остаток имущества, с учетом отнятой суммой кредиторской задолженности – есть личный капитал предприятия или же как уже раннее говорилось, чистыми активами; в третью очередь кредиторы имеют полное право на все владение организации, с учетов кредиторской задолженности.

 

Санкции за несвоевременное погашение задолженности

 

Погасить кредиторскую задолженность полагается в добровольном порядке. Если же сроки выплаты задолженности наступают, а кредитор при этом не изъявляет настойчивого желания получить выплату долга, то организация –дебитор может распоряжаться активами кредиторской задолженности, при этом вернув добровольно долги либо, используя средства внутри своего имущества.

Но при этом, если все же долг не возвращается организацией, кредитор может применить к организации как должнику, некоторые санкции:

 

• Кредитором может требоваться  неустойка, как правило, она предусмотрена в договоре.

 

 

• Могут требоваться проценты за пользование финансовыми средствами кредиторов, за удержание денежных средств без прав на это, за отказ от возвращения этих средств.

 

Также кредитор может требовать с дебиторов убытки, которые появились вследствие того, что возврат кредитной задолженности был выплачен не вовремя или же не полностью. Если же долг не возвращается,  в суде может возбуждаться уголовное дело о банкротстве дебитора.

 

Структура санкций, которые могут прилагаться к должнику, имеет достаточно неоднородный вид с некоторыми противоречиями. Все дело в том, что сумма той экономической выгоды, которая выходит из пользования чужими финансовыми средствами организацией, может быть большей, чем сумма наложенных санкций на организацию, в виде  изъятия денежных средств.

 

Те обязательства, которые возникают у организации вследствие того, что она имеет кредитную задолженность, выполнить она может ее в не принудительном порядке.

 

Самым распространенным и элементарно – простым путем для выполнения обязательств – это добровольно перечислить денежные средства кредитору.

Если же дебитору, неизвестно каким путем возможно осуществить выплату, к примеру, ему не известны реквизиты счетов кредитора, то возможно решение проблемы через нотариуса, которое, кстати, предусмотрено законом. Если вы внесете денежные средства в депозит нотариуса, он станет исполняющим обязанности – погашения вашей задолженности.

 

Из чего состоит кредиторская задолженность, и в каких показателях она проявляется

 

В тот момент, когда дебитор не собирается добровольно возвращать долги, кредитор в свою очередь имеет возможность взыскать задолженность в принудительном порядке.

 

Осуществлять это можно двумя способами:

 

 

Те обязательства организации, которые появляются вследствие не выплаты задолженности, имеют самое разное происхождение и юридическую силу и именно поэтому есть необходимость в законном понимании этих обязанностей.  Та кредиторская задолженность, которую организация не выплачивает и оставляет внутри организации, является источником средств, для самой организации. Поэтому в балансе организации эти денежные средства являются пассивными.

 

Если говорить о показателях, в которых проявляется кредиторская задолженность, то следует остановить внимание на таких позициях:

 

• Подрядчики и поставщики.

• Документы к уплате.

• Задолженность организации перед своими сотрудниками.

• Задолженность перед различными фондами.

• Задолженность учредителей.

• Авансы, которые уже были получены.

• Кредиторы, в отношении которых тоже есть задолженности.

 

Рассматривая  правовое определение этих позиций, возможно, их разделение на три группы:

 

 

К первой  группе  признаков кредиторской задолженности относится задолженность перед бюджетными и социальными фондами.

 

Таковыми являются:

 

• Своевременно не выплаченные налоги.

• Финансовые санкции, которые начисляют налоговые органы.

• Платежи, которые поступают в местный, федеральный или региональный фонды.

• Обязательные платежи, которые относятся к внебюджетным финансовым фондам.

 

 

Конкретно к  таким относятся:

 

• Несвоевременная выплата заработных плат.

• Компенсации.

• Выплаты, которые возмещают работнику вред принесенный работнику на производстве.

 

• Третья же группа – это вид задолженности одной из сторон договора, которая своей невыплатой нарушает гражданско – правовые отношения.

 

К таковым относятся:

 

• Задолженности перед поставщиками.

• Задолженности перед подрядчиками.

• Задолженности перед учредителями.

 

Показатели задолженностей в третьей группе достаточно различны и противоречивы. Называют такие задолженности одним общим термином — «Прочие кредиторы».

 

Взыскание кредиторской задолженности во внесудебном порядке

 

Как показывает практика задолженность предприятий или организаций, которая является обязательной в бюджетные и внебюджетные фонды, как правило, все же оплачивается без судебного вмешательства и является бесспорной. Правовая сила таких платежей, как бы обязывает быть их выплате, оперативной и бесспорной.

 

Налоговая кредиторская задолженность и прочие задолженности, которые должны выплачиваться в обязательном порядке – это все финансы организации, на часть которых  – как уже говорилось раннее, кредиторы имеют полное право взыскания. Поэтому, таким образом, бюджет государства имеет возможность быть защищенной.

И источником выплат такого рода задолженностей станет «чистый капитал».

При всем этом с законной стороны «никто не имеет права никого лишить его имущества», это может сделать только суд и это относится в принципе ко всем видам санкций финансового характера, которые применяются к дебиторам.

 

Долгосрочная кредиторская задолженность

 

Это та задолженность, которая возникла уже в итоге не выплаты положенной суммы кредита. Такая выплата ожидается банком в течение 12 месяцев и более, эта позиция оговаривается в договоре.

 

Сумма, которую дебитор должен выплатить, по досрочной задолженности считается по бухгалтерским отчетам ваших выплат и наоборот просроченных платежей, выплачивается только та сумма, которая официально признается дебитором. Установленных сумм одной стороной быть не может, нужно полное согласование обеих сторон, а то есть кредитора и заемщика. 

 

Если вы не выплачиваете установленную сумму долгосрочной кредиторской задолженности – кредитор начинает проводить инвентаризацию вашего имущества. Каждый  платеж, который вы обязаны были выплатить, но не сделали это,  начинает взыскаться с вашего имущества. Возможно, кредитор даст дебитору отсрочку уже долгосрочной задолженности, но это право кредитора и он не обязан это делать.

Плата долгов, начнет взыскаться с вашего имущества тогда, когда это решит банк.

 

Важно знать, что даже если большую часть вашего имущества забрали за задолженность и вы в принципе стали неплатежеспособным, оставшийся долг ни в коем случае не аннулируется. В течении 5 лет, кредитор имеет право документально наблюдать за вашим имуществом и также имеет право опять взыскать с вас долг, в виде нового появившегося имущества.

 

Неуплата задолженности

 

Каждый второй заемщик указывает практически одинаковые причины невозможности выплат кредиторской задолженности. В основном — это  финансовое положение, а также уважительные причины и обстоятельства в семье.

 

Но каждый из должников обязан понимать, что любые из причин, даже очень важные не освобождают его от задолженности по кредиту. Также каждый из должников, должен знать,  что если он будет своевременно хоть по малой доле долга, погашать задолженность, его дело, которое может дойти до суда, будет откладываться в последнюю очередь. Но аннулировать проценты по кредиту вам никто не станет, потому как платность кредита – это одна из основных его особенностей.

 

По закону банки не выдают беспроцентные кредиты. Каждый банк,  конечно работает опираясь на свои убеждения, при этом, не начисляя иногда пеню или штраф, но проценты при этом будут присутствовать всегда. Единственным исключением может быть – выплата процентов немного позже по отдельному счету, нет такого закона, по которому банк это выполнять обязан. Предоставить дебитору такую услугу – это право банка, а не его обязанность.

 

Досрочное погашение кредита

 

Если рассмотреть досрочное погашение кредита с правовой стороны, то можно выявить, что нередко это операция рассматривается банком как нарушение пунктов в договоре. Беспрецедентным, досрочное погашение кредита будет только в том случае если это оговорено в договоре, поэтому заемщик имеет полное право  установить в договоре санкции за досрочное погашение кредита. Штраф может применяться даже при условии, что кредит возвращен частично или не полностью. На протяжении первых месяцев  погашения кредита могут также применяться  санкции. Также неправомерным действием заемщика в отношении к дебитору есть то, что может взыскиваться дополнительная плата за перерасчет графика оставшейся задолженности.

 

Оформления кредитного договора

 

Когда заемщик составляет договор с кредитором, в его же интересах проследить за правильностью составления договора и внимательно прочитать  договор перед его подписью. Часто в практиках встречаются конфликты между дебитором и банком, когда в процессе выплаты кредита могут появиться проценты, о которых не знал плательщик и на момент их обнаружения, уже является некая задолженность либо неустойка. И начисление таких процентов или неустоек может произойти несколько раз.

 

Советы по кредиторской задолженности

 

 

 

Счета к оплате — значение, процесс, формулы и записи в журнале

Кредиторская задолженность и управление ею — это критически важный бизнес-процесс, посредством которого организация эффективно управляет своими кредиторскими обязательствами. Кредиторская задолженность — это сумма, которую организация должна своим продавцам / поставщикам за полученные товары и услуги. Для уточнения: после того, как организация заказывает и получает товары перед оплатой за них, она должна записать обязательство в своих бухгалтерских книгах на основе суммы счета-фактуры.Эти краткосрочные обязательства перед поставщиками, продавцами и другими лицами называются кредиторской задолженностью. После того, как поставщику произведен платеж за неоплаченные покупки, соответствующая сумма уменьшается с баланса кредиторской задолженности.

Почему важна кредиторская задолженность и управление ею?

Кредиторская задолженность и управление ею жизненно важны для бесперебойного функционирования любого хозяйственного общества. Это важно для любого бизнеса, потому что:

• Он в первую очередь отвечает за своевременную оплату счетов организации.Это важно для поддержания прочной кредитной истории и долгосрочных отношений с поставщиками.
• Только в том случае, если счета оплачиваются вовремя, поставщики обеспечат бесперебойный поток товаров и услуг; что, в свою очередь, поможет в систематическом ведении бизнеса.
• Надлежащий процесс кредиторской задолженности гарантирует отсутствие просроченных платежей, штрафов или штрафов за просрочку платежа.
• Организованный процесс кредиторской задолженности гарантирует, что все подлежащие оплате счета отслеживаются и оплачиваются должным образом.Это поможет избежать пропуска платежей и двукратной оплаты.
• Он также позволяет хозяйствующим субъектам лучше управлять денежными потоками (т. Е. Производить платежи только в установленный срок, используя кредитную линию, предоставленную поставщиком, и т. Д.)
• Мошенничества и краж можно избежать в большей степени, следуя строгому процессу кредиторской задолженности.

Чтобы финансовая отчетность компании была полной и точной, остатки кредиторской задолженности должны регистрироваться с точностью.Эта кредиторская задолженность должна обрабатываться эффективно и точно. Если есть двойная запись о расходе или пропуск в конкретном счете-фактуре, в финансовых отчетах не будут указаны правильные суммы, и потери будут огромными, если задействованные цифры большие. Следовательно, необходим надлежащий учет расходов и отслеживание платежа.

Счета к оплате

У каждого предприятия будет отдел кредиторской задолженности, и его структура зависит от размера бизнеса.Раздел «Счета к оплате» настраивается на основе вероятного количества продавцов и поставщиков услуг, объема платежей, которые будут обрабатываться в течение определенного периода времени, и характера отчетов, которые потребуются руководством.

Например, для небольшой компании с меньшим количеством транзакций покупки потребуется базовый процесс расчета кредиторской задолженности.

Принимая во внимание, что отдел кредиторской задолженности среднего / крупного предприятия должен иметь набор процедур, которым необходимо следовать, прежде чем производить платежи поставщику.Установленные здесь руководящие принципы важны из-за стоимости и объема транзакций в течение любого периода времени. В процессе участвуют:

В случае товаров счет-фактура помогает отследить количество / количество полученных товаров. Время, в течение которого счет действителен, также можно узнать, когда счет получен вовремя.

• Подробная информация о счете:

Имя поставщика, полномочия, дата и требования, предъявленные поставщику на основании заказа на поставку, также могут быть проверены.

• Обновление записей по полученным счетам:

Необходимо обновить счета главной книги, связанные с полученными векселями. Здесь обычно требуется делать запись о расходах в бухгалтерских книгах. В случаях, когда используется бухгалтерское программное обеспечение, для регистрации некоторых расходов может потребоваться одобрение руководства. Утверждение будет основано на стоимости счета. В качестве меры предосторожности крупные компании обычно следуют концепции «создателя и проверщика» при публикации.

По мере наступления сроков платежа (на основе взаимопонимания с продавцом / поставщиком / кредитором) платежи должны быть обработаны. Здесь необходимо подготовить и проверить необходимые документы. Данные, указанные в чеке, реквизиты банковского счета поставщика, платежные чеки, оригинал счета, заказ / договор на поставку и т. Д., Должны быть тщательно изучены. Часто может потребоваться подпись уполномоченного лица.

После того, как платежи произведены, бухгалтерский счет продавцов / поставщиков / кредиторов должен быть закрыт в бухгалтерских книгах.Это уменьшит ранее созданную ответственность. Проще говоря, сумма, указанная как подлежащая выплате, больше не будет рассматриваться как обязательство.

Упомянутые выше процедуры зависят от организации. Они могут быть более строгими для крупных компаний, которым требуется больше разрешений. Однако перед осуществлением платежей необходимо рассмотреть основные шаги, чтобы избежать ошибок и мошенничества.

Автоматизированный учет

Поскольку процесс расчета кредиторской задолженности жизненно важен для каждой организации, необходимо потратить много времени на его успешное внедрение.Чтобы иметь эффективные счета, необходима автоматизация процесса кредиторской задолженности. Это минимизирует время и стоимость обработки счетов, численность сотрудников и многое другое. Автоматизация также поможет уменьшить количество человеческих ошибок и повысить эффективность.

Бухгалтерское программное обеспечение, доступное на рынке, которое может упростить процесс расчета кредиторской задолженности. Это устраняет большую часть бумажной работы, связанной с бухгалтерским учетом. Использование электронных счетов-фактур, сканированных копий отчетов, подтверждений по электронной почте и т. Д. Не только сократит время, затрачиваемое на управление кредиторской задолженностью, но также улучшит повседневную работу предприятий.Вдобавок они обычно интегрируются с ERP организации.

Есть много других дополнительных услуг, которыми можно воспользоваться с помощью этого бухгалтерского программного обеспечения. В конечном итоге они повышают эффективность бизнеса.

Кредиторская задолженность | Документы Microsoft

• 18.04.2014
• 2 минуты на чтение

В этой статье

Применимо к: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Используйте модуль «Счета к оплате» для отслеживания счетов-фактур поставщиков и исходящих расходов.Вы можете вводить счета-фактуры поставщика вручную или получать их в электронном виде через службу, или ваш поставщик может вводить счета-фактуры с помощью портала поставщиков. После того, как счета введены или получены, вы можете просмотреть и утвердить счета, используя журнал утверждения счетов или форму Счет поставщика . Вы можете использовать сопоставление накладных, политики накладных поставщиков и рабочий процесс для автоматизации процесса проверки, чтобы накладные, соответствующие определенным критериям, утверждались автоматически, а оставшиеся накладные помечались для проверки авторизованным пользователем.

После утверждения накладных поставщиков вы можете платить поставщикам. Если ваша организация включает несколько юридических лиц, вы можете использовать централизованные платежи для оплаты всех счетов от одного юридического лица. Поддерживаются несколько форматов оплаты. К ним относятся чеки, векселя и электронные платежи в рамках единой зоны платежей в евро (SEPA). Вы можете сопоставить счета-фактуры с помощью платежей или кредитовых авизо с помощью формы Сопоставление открытых проводок . Для просмотра информации о поставщиках используйте страницу со списком Все поставщики и связанные формы.

Бизнес-процессы

Обзор кредиторской задолженности

Интеграция кредиторской задолженности

Модуль расчетов с поставщиками может быть интегрирован со следующими модулями и продуктами Microsoft:

См. Также

Создание и ведение расчетов с поставщиками

Работа с кредиторской задолженностью

Отчеты Microsoft Dynamics AX

Функции отдела кредиторской задолженности

| Small Business

Отделы расчетов с поставщиками часто делают больше, чем просто оплачивают входящие счета и накладные.В более крупном бизнесе сотрудники по счетам к оплате часто несут ответственность только за счет кредиторской задолженности в финансах, в то время как в меньшем бизнесе обязанности по счетам к оплате и дебиторской задолженности часто совмещаются. Хотя размер бизнеса в конечном итоге определяет роли, которые играет кредиторская задолженность, большинство из них выполняет как минимум три основные функции в дополнение к оплате счетов.

Платежи поставщикам

Обработка входящих счетов и оплата поставщикам бизнеса — это функция кредиторской задолженности, о которой большинство людей думает в первую очередь.A / P систематизирует и поддерживает контактную информацию поставщика, условия оплаты и информацию W-9 Налоговой службы либо вручную, либо с помощью компьютерной базы данных. Внутренний контроль определяет, начинается ли процесс продажи / продажи с предварительно одобренного заказа на поставку, или же счета к оплате проверяют покупки после совершения покупки. Платежи поставщикам также включают отчеты об анализе устаревания на конец месяца, которые сообщают владельцам бизнеса и руководству, сколько предприятие в настоящее время должно поставщикам.

Внутренние платежи

Счета к оплате часто работают внутри компании для распределения внутренних компенсационных платежей, контроля и управления мелкими денежными средствами, а также контроля за распределением сертификатов об освобождении от уплаты налога с продаж.Внутренние расходы на возмещение расходов соответствуют процедурам бизнес-контроля, которые требуют от сотрудников сдавать ручной отчет журнала, квитанции или и то, и другое для обоснования запросов на возмещение. Мелкие наличные обычно используются для небольших расходов, таких как разные почтовые расходы, наличные канцелярские товары или обед для компании. Счета к оплате часто включают в себя сертификаты об освобождении от налога с продаж, которые она выдает руководителям отделов, чтобы гарантировать, что соответствующие коммерческие покупки не включают расходы по налогу с продаж.

Командировочные расходы

Более крупный бизнес или предприятия, в которых владелец часто путешествует, могут добавить обязанности по управлению командировками и платежам к функции кредиторской задолженности. Обязанности по управлению поездками могут включать предварительное бронирование авиабилетов, аренду автомобилей и бронирование гостиниц. Если внутренний контроль допускает авансовые платежи на командировки, система кредиторской задолженности обрабатывает запросы и распределяет средства для покрытия командировочных расходов. Когда путешественник возвращается, кредиторская задолженность будет отвечать за урегулирование распределенных средств против фактически потраченных средств или за обработку запросов на возмещение командировочных расходов.

Другие функции

Отдел кредиторской задолженности также работает для сокращения затрат, уделяя внимание деталям, которые могут сэкономить бизнес-деньги, когда, например, счет-фактура оплачивается в течение периода скидки, который предоставляют многие поставщики. A / P часто является непосредственным контактом между представителями бизнеса и поставщика. В результате построение и поддержание хороших отношений часто ложится на плечи сотрудников с кредиторской задолженностью. Когда дело доходит до работы с поставщиками, прочные отношения могут принести пользу бизнесу.Например, во время сезонного спада продаж хорошие отношения могут привести к ослаблению условий кредита.

Ссылки

Биография писателя

Джеки Лори, базирующаяся в Грин-Бей, штат Висконсин, занимается профессиональным писательским трудом с 2009 года. Помимо написания веб-контента и учебных пособий для клиентов малого бизнеса и некоммерческих организаций, включая риэлторов ERA и Bay Area Humane Society, Лори также работает аналитиком финансовых данных в глобальной компании, занимающейся аутсорсингом бизнеса.

Как получить позицию кредиторской задолженности начального уровня | Работа

Автор Chron Contributor Обновлено 25 августа 2020 г.

Клерки по счетам к оплате — это люди, которые оплачивают ежемесячные счета организации. Эта работа предполагает тесное сотрудничество с главным бухгалтером или руководителем, который управляет операциями с денежными потоками в бухгалтерском отделе, чтобы вы знали, какие счета нужно оплачивать и когда. В ваши обязанности AP также входит ведение файлов по существующим поставщикам, ввод новых в систему, создание 1099 налоговых документов за год и хранение файлов форм IRS W-9 поставщиков, в которых указаны их идентификационные номера налогоплательщиков.

Требования к образованию для работы по вводу данных

Если вы хотите продолжить обучение после окончания средней школы, посещайте уроки основ бухгалтерского учета или бухгалтерского учета в средней школе и на уровне послесреднего образования. Бюро статистики труда сообщает, что большинство бухгалтеров и бухгалтеров имеют как минимум диплом о среднем образовании, хотя около 25 процентов имеют степень младшего специалиста или выше. Когда вы получите понимание основных концепций бухгалтерского учета, включая понимание «Плана счетов» бухгалтерского учета, это поможет вам получить право на позицию начального уровня по счетам кредиторской задолженности.Клеркам AP также необходимы хорошие навыки письма и общения.

Также стоит улучшить свои математические и компьютерные навыки. Клерки начального уровня должны иметь хорошие математические навыки и разбираться в компьютере. Вы можете улучшить свои навыки в этих областях, пройдя в кампусе или онлайн-курсы по математике и базовым компьютерным технологиям.

Take Community College Classes

Бухгалтерские отделы используют электронные таблицы для отчетности и анализа данных, поэтому работодатели будут искать кандидатов, которые знакомы с программами электронных таблиц.Уроки могут быть доступны в местном общественном колледже. Вы станете намного более востребованным в качестве клерка AP начального уровня, если у вас есть другие учетные данные, такие как учетные данные Американского института профессиональных бухгалтеров или сертификат кредиторской задолженности от Ассоциации сертифицированных специалистов по бухгалтерскому учету. Сертификация показывает, что вы знакомы с текущими политиками бухгалтерского учета и кредиторской задолженности, средствами контроля и соответствием, а также с тем, как использовать технологические решения в этой области.

Подача заявления о приеме на работу

Подготовьте резюме таким образом, чтобы оно отражало ваше бухгалтерское образование, подготовку и опыт. Включите заявление о цели работы, в котором указывается ваш интерес к работе с кредиторской задолженностью и перечисляются некоторые из ваших конкретных навыков, например, ваша способность использовать программы для работы с электронными таблицами.

Затем просмотрите объявления о вакансиях в газете, на онлайн-форумах или на веб-сайтах. Изучите требования, чтобы убедиться, что у вас есть необходимые навыки, образование и опыт.Выберите компании, которые лучше всего соответствуют вашей квалификации, а также вашим требованиям к оплате и льготам. Подайте заявку на соответствующие должности, отправив свое резюме и сопроводительное письмо соответствующему менеджеру по найму или заполнив соответствующее онлайн или офлайн заявление о приеме на работу.

Включите хотя бы одну или две рекомендации от предыдущего работодателя или учителя. Просто не забудьте заранее связаться с ними, чтобы убедиться, что они готовы предоставить хорошую ссылку.

Счета к оплате начального уровня Заработная плата

Бюро статистики труда сообщает, что по состоянию на май 2019 года средние годовые доходы бухгалтеров, бухгалтеров и аудиторов составили $ 41230 .10% самых низкооплачиваемых заработали 25 870 долларов или меньше, а 10% самых высокооплачиваемых — более 62 410 долларов. Сотрудники AP начального уровня обычно получают более низкую заработную плату из-за отсутствия опыта.

ERP — Кредиторская и дебиторская задолженность

Модули

Счета к оплате и Счета к получению — два важных исполнительных модуля в финансовом сегменте системы ERP. Финансовые отношения с поставщиками, которые предоставляют организации исходные данные в виде товаров и услуг, поддерживаются в модуле Счета к оплате (AP).С другой стороны, финансовые связи с клиентами, которые используют продукцию организации, осуществляются через модуль Счета к получению (AR). Оба этих модуля ведут личные счета дебиторов или кредиторов и поддерживают различные вспомогательные книги, такие как контрольный счет, счета колебаний валютных курсов и т. Д., Как неотъемлемую часть Главной книги (GL).

Модуль расчетов с поставщиками (AP) — Этот модуль предоставляет функциональные возможности для ввода, отслеживания, ведения и обработки счетов-фактур и кредитовых авизо, полученных организацией от своих поставщиков.Основные функции этого модуля следующие:

1. Немедленная регистрация входящих счетов
2. Отслеживание и авторизация входящих счетов
3. Ввод заказных и разных счетов-фактур
4. Автоматическое сопоставление счетов-фактур с квитанциями
5. Отдельная процедура утверждения счетов-фактур, превышающих пользовательские допуски
6. Счета-фактуры для самостоятельного выставления счетов — это подходит для среды JIT, где при получении товаров в системе автоматически генерируются утвержденные счета-фактуры, которые оплачиваются посредством денежных переводов, и поставщик не должен отправлять какие-либо счета.
7. Классификация счетов для сверки

Настройка основных данных AP: Первоначальная настройка модуля AP критична для его правильного функционирования, при этом необходимо определить следующие параметры:

1. Коды блокировки для блокировки счета-фактуры, периоды анализа устаревания для неоплаченных счетов-фактур поставщиков, допустимая разница цен для утверждения счетов-фактур (пользователями и поставщиками), независимо от того, выполняется ли сопоставление с квитанцией вручную или автоматически.
2. Связывание ACP с GL через график плана счетов, по которому разносятся различные транзакции, исходящие от AP. Некоторые из этих счетов: I) контрольные счета ii) ожидаемый платеж iii) начисление счета-фактуры IV) разница в цене и v) разница в оплате.

Автоматическое сопоставление счетов-фактур: Это важная функция модуля AP, с помощью которой счета-фактуры от поставщиков автоматически сопоставляются с заказами на покупку и квитанциями. Типичная блок-схема автоматического сопоставления выглядит следующим образом:

Модуль дебиторской задолженности (AR) — Этот модуль помогает отслеживать все счета-фактуры, ожидающие оплаты от клиентов.Ключевые функции ACR:

1. Классификация счетов для сверки и контроля.
2. Он-лайн кредитное управление.
3. Письма-напоминания различной степени серьезности.
4. Отчеты по анализу старения для просмотра.
5. Проценты за просрочку платежа.
6. Заявления клиентов.

Настройка основных данных ACR

1. Определение плана счетов для привязки к GL, например: i) контрольный счет ii) дисконтный счет iii) авансовые поступления iv) нераспределенные поступления.
2. Условия оплаты Параметры, такие как I) период кредита ii) скидка при оплате наличными iii) дни платежа iv) допуск скидки.
3. Свободно определяемые типы проблем для исключения счетов-фактур из напоминания и прямого дебетования
4. Гибкие периоды для анализа старения
5. Валюта / разница в оплате
6. Данные по умолчанию — для уровня налогового расчета.

Кредитный контроль: Важной особенностью этого модуля является отслеживание просроченных к оплате счетов-фактур и создание писем-напоминаний для отправки клиентам.Если счет по-прежнему не оплачен, в системе впоследствии с заранее заданным интервалом генерируются все более срочные напоминания. Система также ведет кредитный журнал, который содержит подробную информацию обо всех неоплаченных счетах, подлежащих оплате или нет.

Эта функция также помогает в создании отчета об анализе старения, образец которого приведен ниже:

Счет-фактура	Дата	Код проблемы	Ссылка на проблему	0-30 дней	31-60 дней	61-90 дней
6 сентября 96000005	21.09.2010	WPR Неправильная цена	Синди	500 долларов.00
июль 99700043	23.08.2010	CRN Ожидание кредитной ноты	Луч		$ 350,72
МАРТ 52000004	03.07.2010	GRN Товары возвращены	Мишель			$ 936,68

Авторство / Ссылки — Об авторе (ах)

Статья написана «Прачи Джунджа» и проверена командой Management Study Guide Content .В состав группы MSG по содержанию входят опытные преподаватели, профессионалы и эксперты в предметной области. Мы являемся сертифицированным поставщиком образовательных услуг ISO 2001: 2015 . Чтобы узнать больше, нажмите «О нас». Использование этого материала в учебных и образовательных целях бесплатно. Укажите авторство используемого содержимого, включая ссылку (-ы) на ManagementStudyGuide.com и URL-адрес страницы содержимого.

Счета к оплате: общие проблемы и решения

Кредиторская задолженность — это сумма, которую вы должны своим поставщикам за товары или услуги, которые вы приобрели у них в кредит.Очень важно уделять внимание процессу вашей кредиторской задолженности — если что-то пойдет не так в процессе вашей кредиторской задолженности, весь ваш бизнес окажется под угрозой.

Допустим, ваш поставщик доставляет заказанные вами товары, и при доставке вы замечаете, что он взимает с вас сумму, превышающую согласованную. Чтобы доказать их неправоту, вы ищете соответствующий заказ на покупку, но не находите его! Оказалось, что один из ваших сотрудников пропустил процесс оформления заказов на покупку, потому что их утверждение требует много времени, и они не хотели упустить раннюю скидку, которую предлагал поставщик.Теперь вы оказались перед дилеммой: платить продавцу или нет? Одна небольшая ошибка может испортить вашу систему кредиторской задолженности и ваши отношения с поставщиком.

Процесс создания счетов к оплате существенно влияет на денежный поток вашего бизнеса. Оптимизация процесса обработки счетов к оплате также помогает поддерживать хорошие отношения с поставщиками, что может работать в ваших интересах. Если вы не нашли идеального рабочего процесса для обработки счетов к оплате, прочтите эту статью, чтобы узнать о некоторых типичных проблемах и способах их решения.Что касается кредиторской задолженности, ее всегда можно улучшить.

Проблемы с кредиторской задолженностью

Вот некоторые проблемы, которые влияют на процессы кредиторской задолженности предприятий:

Ручной ввод данных

Типичный процесс расчета кредиторской задолженности включает в себя ввод сведений о счете-фактуре поставщика, его утверждение и затем завершение платежа. Если вручную вводить данные на каждом этапе, повышается вероятность ошибок, которые могут привести к неправильным расчетам, неправильным платежам и негативным последствиям для финансов вашего бизнеса.Чтобы найти и исправить ошибки, вам придется вручную просматривать таблицы, пока не обнаружите их. На это уходит много времени, которое можно было бы использовать лучше.

Управление счетами поставщиков

Когда у вас много покупок и входящих счетов от поставщиков, довольно легко потерять их из виду и сроки их оплаты.

Как только вы заметите, что потеряли счет, вы можете поговорить со своим поставщиком и попросить его отправить его повторно. Однако это работает только в том случае, если вы заметили недостающие счета.Что произойдет, если вы не узнаете об утерянном счете? Вы можете узнать об этом, только когда получите звонок от поставщика с требованием немедленной оплаты. Эти звонки могут разрушить ваши отношения с поставщиками, очень плохо отразиться на вашем бизнесе и повлиять на вашу готовность к аудиту.

Отсутствующие заказы на покупку

Создание заказов на покупку важно, потому что они помогают избежать дублирования заказов и несанкционированных покупок. Заказы на покупку также позволяют отслеживать, какие товары вы заказали, и согласованную сумму покупки.Многие владельцы бизнеса пропускают заказы на покупку, говоря, что создание их вручную сложно и требует много времени.

Проблемы в управлении поставщиками

Поддержание хороших отношений с поставщиками имеет большое значение! Просроченные платежи — это простой способ потерять доверие к поставщику и упустить такие льготы, как гибкие условия оплаты и оформление заказов в короткие сроки. Если ваш бизнес использует ручную обработку, вы можете потратить много времени на то, чтобы вручную связаться с поставщиками и восстановить поврежденные деловые отношения.

Медленная и неэффективная обработка

Обработка вашей кредиторской задолженности вручную может занять много времени, а если ваш внутренний процесс неэффективен, результаты могут быть менее желательными. Например, в компании среднего размера у вас может быть два или более сотрудников, которым необходимо утвердить счет поставщика до обработки платежа. Если им нужно отправить счет вручную или по электронной почте, для утверждения потребуется время. К моменту оплаты счета вы, возможно, пропустили скидку за раннюю оплату или даже накопили штраф за просрочку платежа.

Помимо просроченных платежей, существует также вероятность несанкционированных покупок, если у вас неэффективный внутренний процесс. Отсутствие правил о том, какие товары и услуги покупать, сколько следует потратить и кто должен разрешать покупки, может серьезно повлиять на финансы вашего бизнеса и нарушить ваш бюджет.

Ошибки при оплате

Остерегайтесь повторных платежей! Поставщики часто отправляют второй счет, если первый не был оплачен быстро, и вы можете по ошибке оплатить оба.Если вы владеете бизнесом, который работает в нескольких местах, может возникнуть путаница в отношении того, какое место оплачивает счет какого поставщика. Дублирующие платежи негативно влияют на ваш денежный поток, и, если вы не сможете выделить повторяющийся платеж из своих записей и инициировать возмещение от поставщика, ваши деньги будут потеряны навсегда.

Ведение ручных записей

Согласно исследованию финансового директора, ручная обработка бумажных счетов увеличивает затраты компании на рабочую силу примерно на 62%. Типичная транзакция покупки генерирует два документа — счет-фактуру поставщика и заказ на покупку — но это число может легко увеличиваться в особых обстоятельствах.По мере роста вашей фирмы будут расти и ее закупочные операции, и количество документов, которые ей нужно обрабатывать. Теперь вы столкнулись с двумя проблемами: стоимостью хранения и трудностями в отслеживании ваших документов.

Если бы вас попросили получить счет за последний месяц, смогли бы вы сделать это быстро? Это не то же самое, что найти иголку в стоге сена; это больше похоже на поиск определенной иглы в стопке игл. Даже если ваше управление записями безупречно, вы все равно обнаружите, что хранение, получение и обновление записей утомительно и отнимает много времени.Бумажные документы также уязвимы — вы не хотите, чтобы вам приходилось сообщать своим поставщикам или аудиторам, что ваша собака съела счет или пожар уничтожил его.

Как решить проблемы в процессе вашей кредиторской задолженности

Если процесс обработки счетов к оплате сложен, подвержен ошибкам и утомителен, пора поработать над его улучшением.

Автоматизация процесса расчета кредиторской задолженности

Есть решения для каждой проблемы, описанной выше, и общим фактором всех этих решений является автоматизация.Автоматизация процесса обработки счетов к оплате повысит его качество, точность и скорость. Исключив ручную обработку, вы можете перестать терять счета, производить просроченные или двойные платежи или сталкиваться с отрицательным денежным потоком.

Во-первых, вы можете распрощаться с ручным вводом данных и ошибками. Если ваши поставщики предоставляют такую ​​возможность, всегда выбирайте электронные счета-фактуры, чтобы вы могли импортировать их непосредственно в бухгалтерское программное обеспечение, а не вводить данные вручную. Если вы используете бухгалтерское программное обеспечение, которое поставляется с функцией сканирования и оплаты, вы можете сделать снимок счета-фактуры поставщика и загрузить его, чтобы зафиксировать как транзакцию покупки.

Большинство бухгалтерских программ также предоставляют автоматические напоминания об оплате, что исключает возможность просроченных или забытых платежей. Это гарантирует, что вы никогда не потеряете счет-фактуру поставщика, и поможет избежать дублирования платежей, отслеживая оплаченные и неоплаченные счета-фактуры поставщика. Уменьшение количества вводимых вручную данных означает уменьшение количества ошибок.

Не пропускайте заказы на покупку

Использование бухгалтерского программного обеспечения значительно ускоряет создание заказов на поставку. Большая часть программного обеспечения также позволяет преобразовать заказ на покупку в счет-фактуру поставщика и мгновенно сопоставить счета-фактуры поставщика с их заказами на покупку, вместо того, чтобы пытаться найти правильный из кучи.

Если ваше программное обеспечение позволяет, сделайте обязательным оформление заказов на покупку для транзакций покупки. Затем вы можете использовать заказы на закупку для просмотра заказов и счетов, которые вы получаете от своих поставщиков.

Управление поставщиками

Убедитесь, что вы выбираете хороших поставщиков и проверяете их эффективность, насколько быстро они принимают заказы и готовы ли они оговаривать условия оплаты и цены. Вы также должны выделить время, чтобы просмотреть свои контракты и соглашения об уровне обслуживания и убедиться, что они выполняются.

Наличие портала поставщиков, на котором вы можете записывать и сохранять сведения о поставщиках, включая контактную информацию, счета-фактуры, связанные с транзакциями покупки, а также кредитовые и дебетовые примечания, помогает вам управлять отношениями с поставщиками. Вы можете регулярно обновлять условия оплаты и скидки, а также разрешать поставщикам проверять статус своих счетов-фактур, платежей и доставок. Это позволяет поддерживать связь без необходимости ручного контроля с обеих сторон.

Создайте эффективный и оптимизированный рабочий процесс

Каждая транзакция покупки должна быть гладкой и беспроблемной — от оформления заказа на покупку до завершения платежа.Автоматизация вашей кредиторской задолженности путем инвестирования в бухгалтерское программное обеспечение помогает вам оптимизировать весь рабочий процесс, включая выдачу заказов на покупку и их утверждение, проверку счетов, полученных от поставщиков, и осуществление платежей. Когда для утверждения заказов на покупку и счетов-фактур у поставщиков требуется несколько щелчков мышью, а не часы или дни, ваша группа по расчетам с поставщиками может удвоить свою производительность.

Automation может упростить сложные внутренние процессы и сократить задержки в утверждении. Это помогает вам не отставать от заказов на покупку и счетов поставщиков, вовремя платить поставщикам и избегать штрафов за просрочку платежа.Что наиболее важно, автоматизация может адаптироваться к процессам, которые лучше всего подходят для вашего бизнеса. Если вы разработали рабочий процесс, отвечающий вашим потребностям, автоматизируйте его!

Вести цифровые записи

Перейдя на программное обеспечение для онлайн-бухгалтерского учета, вы сможете вести цифровые записи для всех своих транзакций. Вы также можете сэкономить на хранении и упростить хранение, поиск и извлечение документов.

В частности, цифровые записи, которые хранятся в облаке, обеспечивают безопасность и регулярное резервное копирование.Это также улучшает соблюдение правовых норм, поскольку в большинстве стран владельцы бизнеса требуют от владельцев бизнеса хранить свои бизнес-записи в течение определенного количества лет.

Вот несколько дополнительных советов, которые гарантированно помогут вам улучшить процесс обработки счетов к оплате:

Расставляйте приоритеты в счетах поставщиков, чтобы воспользоваться скидками за раннюю оплату

Выбор счетов-фактур поставщика, которые нужно оплатить в первую очередь, вместо того, чтобы платить в порядке очереди. Некоторые поставщики имеют строгие условия оплаты и могут взимать проценты или штрафы за просрочку платежа.Обратите внимание и оплачивайте их вовремя, чтобы не доплачивать. Другие поставщики предлагают скидки при досрочном погашении, поэтому их уплата в первую очередь поможет вам уменьшить общую задолженность.

Всегда просматривайте счета-фактуры поставщиков и проверяйте позиции, количество и цену

Всегда лучше дождаться оплаты поставщикам до тех пор, пока вы не получите товары или услуги. Таким образом, вы можете сопоставить детали счета-фактуры поставщика с тем, что было доставлено. Если вы разместили заказ на 45 товаров, проверьте, все ли 45 товаров были доставлены, прежде чем полностью оплатить счет.

Вывод

Если вы столкнулись с проблемами, вызванными неорганизованной обработкой кредиторской задолженности, сейчас самое время принять активные меры. Одна просроченная оплата может увеличиваться до тех пор, пока вы не потеряете поставщиков и контракты. Бумажные записи и ручная обработка затрудняют обнаружение ошибок платежа, таких как повторяющиеся платежи и неправильный ввод данных. Когда возникают ошибки, их можно обрабатывать индивидуально в течение некоторого времени, но это только вопрос времени, когда они объединятся и повлияют на ваш денежный поток.

Наличие автоматизированной системы расчетов с поставщиками может предотвратить это. Автоматизированные системы, созданные на основе программного обеспечения для онлайн-бухгалтерского учета, упорядочивают и повышают эффективность обработки вашей кредиторской задолженности. Реализуя оптимизированный процесс, вы можете уменьшить количество ошибок и тратить свое время на построение деловых отношений, а не на их исправление.

Zoho Books — это онлайн-решение для бухгалтерского учета, которое привносит порядок и эффективность в процесс обработки счетов к оплате.